Istruzioni passo passo gratis 
Se la tua azienda utilizza carta intestata prestampata, puoi scegliere questa in modo da non dover più digitare il nome e l`indirizzo dell`azienda. Quando digiti l`indirizzo, allinealo in alto, a destra o a sinistra, a seconda delle tue preferenze o di quelle dell`azienda per cui lavori. 
Utilizzo "Per chi è coinvolto" (a chi di competenza) solo se non sai esattamente a chi indirizzare la lettera. Se non conosci bene il destinatario, "Caro Signore / Signora" (Gentile signore/signora) una scelta sicura. Puoi anche utilizzare il titolo e il cognome del destinatario nel saluto, ad esempio: "Caro dottore. fabbro" (Caro dottore. Fabbro). Se conosci meglio il destinatario e hai una relazione più casuale, puoi usare il suo nome nel saluto, ad esempio: "cara Susan" (Cara Susan). Se non sei sicuro che il destinatario sia un uomo o una donna, è meglio utilizzare il suo nome completo, ad esempio: "Caro Kris Smith" (Caro Kris Smith). Usa una virgola dopo il saluto e due punti dopo "A chi può interessare." 
Se conosci bene il destinatario, puoi aggiungere una o più frasi amichevoli augurandogli ogni bene. Usa il tuo intuito per determinare quante informazioni personali dare. Un po` di umorismo a volte può aiutare in un contesto lavorativo, ma fai sempre molta attenzione quando fai battute. Di solito con una lettera commerciale si vuole persuadere il lettore a fare qualcosa: cambiare idea, risolvere un problema, pagare o agire. Fornisci argomentazioni chiare per questo. 
Se pensi che la tua calligrafia non sia così ordinata e non corrisponda alla tua personalità professionale, digita l`indirizzo sul tuo computer e stampalo direttamente sulla busta.
Scrivi una lettera d'affari
Contenuto
Come scrivere una buona lettera commerciale in inglese? Nelle lettere commerciali di solito viene utilizzato un formato standard che non è difficile da imparare e che puoi adattare al contenuto della tua lettera. Le parti che dovresti sempre includere in una lettera commerciale sono la data: informazioni riguardanti l`autore della lettera e il destinatario e alcuni paragrafi principali. Segui i passaggi seguenti per scrivere la tua lettera e adattarla, se necessario, alle regole che si applicano all`interno della tua azienda.
Passi
Metodo 1 di 4: come iniziare la tua lettera?
1. Usa il formato corretto. Indipendentemente dal contenuto della tua lettera, alcune regole standard si applicano a un layout aziendale. In una lettera commerciale dovresti usare un font comunemente accettato come Arial o Times New Roman. Organizza i paragrafi in blocchi, ad esempio, all`inizio di un nuovo paragrafo, premi due volte "accedere" e non saltarci dentro.
- Se si desidera stampare la lettera per la spedizione, utilizzare la carta intestata dell`azienda, se possibile. Non solo il logo e l`indirizzo dell`azienda sono immediati su di esso; la tua lettera fa anche un`impressione più professionale.
- Devi anche preparare una lettera commerciale che invii via e-mail secondo un formato standard. Non utilizzare caratteri strani in un`e-mail aziendale e utilizza solo i colori bianco e nero.
2. Includi sempre i dettagli dell`azienda nella tua lettera. Metti il nome e l`indirizzo dell`azienda in alto e inizia ogni parte dell`indirizzo su una nuova riga. Se sei un lavoratore autonomo o lavori come freelance, digita il tuo nome al posto o appena sopra il nome dell`azienda.
3. Quindi annota la data. Il modo più professionale per farlo è scrivere completamente la data, ad esempio "1 aprile 2012" (in una lettera commerciale in inglese: "1 aprile 2012" o "1 aprile 2012"). Digita la data allineata a sinistra, poche righe sotto l`indirizzo del mittente.
4. Dettagli del destinatario. Inserisci il nome completo del destinatario, il titolo (se applicabile) e il nome e l`indirizzo della società (in quest`ordine). Inizia ogni sezione su una nuova riga. Aggiungi una funzionalità se necessario. Allinea i dettagli del destinatario a sinistra, poche righe sotto la data.
5. Scegli il saluto giusto. Il saluto è un modo importante per mostrare rispetto e il saluto che scegli dipenderà dal fatto che tu conosca o meno la persona a cui è indirizzata la lettera, da quanto conosci quella persona e da quanto sia formale la tua relazione. Per una lettera commerciale in inglese puoi scegliere tra le seguenti opzioni:
Metodo 2 di 4: Il cuore della lettera
1. Scegli il tono giusto. Il tempo è denaro, come si suol dire, e questo vale sicuramente per gli uomini d`affari. Pertanto, scrivi la tua lettera in un tono conciso e professionale. Assicurati che la tua lettera si legga senza intoppi andando dritto al punto e mantenendo brevi le osservazioni introduttive nel primo paragrafo. Ad esempio, puoi sempre iniziare con "Vi scrivo in merito..." e vai avanti da lì.
- Risparmiati il fastidio di scrivere transizioni fiorite, parole fantasiose o frasi lunghe e tortuose: mira a ottenere ciò che vuoi dire nel modo più fluido e chiaro possibile.
- Per rendere la tua lettera ancora più concisa, è meglio evitare costruzioni passive. Lascia la tua opinione alle spalle e limitati ai fatti.
2. Scrivi in modo chiaro e conciso. Dì al lettore esattamente cosa vuoi dire. Lui o lei risponderà rapidamente solo se la tua intenzione è chiara e chiara. Certamente se vuoi ottenere un certo risultato con la tua lettera o vuoi assicurarti che venga intrapresa un`azione, indica chiaramente di cosa si tratta e spiega la situazione con il minor numero di parole possibile.
3. Se del caso, puoi usare un tono un po` più sciolto. Le lettere sono scritte da persone per le persone. Pertanto, evita il più possibile formulazioni standard: non puoi costruire una relazione con qualcuno con lettere impersonali già pronte. Ma non usare un linguaggio troppo informale o uno slang come "sai" (sai),"intendo" (Voglio dire), o contrazioni come "voglio" (perché a). Mantieni un tono professionale, ma sii amichevole e disponibile allo stesso tempo.
4. Sii sempre educato. Anche fare un reclamo o sollevare un problema può essere fatto in modo educato. Dimostra di essere indulgente e disponibile entrando in empatia con la situazione del destinatario e offrendoti di fare tutto ciò che è in tuo potere.
5. Finisci la lettera. Riassumi i tuoi punti nell`ultimo paragrafo e spiega il tuo piano d`azione o cosa ti aspetti dal destinatario. Dì sempre che lui o lei può contattarti in caso di domande o dubbi e grazie per l`attenzione che ha dedicato alla lettera/argomento in questione.
Metodo 3 di 4: La chiusura della lettera
1. Scegli un lucchetto. Proprio come il saluto, puoi usare il lucchetto per mostrare rispetto e formalità. Di "Incontrato vriendelijke groeten" o "Cordiali saluti" (Cordiali saluti) in genere hai sempre ragione in inglese, ma puoi anche pensare a "cordialmente," "rispettosamente," "Saluti" e "Cordialmente." Frasi di chiusura leggermente meno formali ma comunque professionali in inglese includono "Tutto il meglio", "I migliori auguri," "Cordiali saluti," e "grazie." Usa una virgola dopo la frase di chiusura.
2. Firma la lettera. Lascia circa quattro righe aperte per la firma. Firma la lettera dopo averla stampata oppure, se la invii tramite e-mail, scansiona la tua firma e incolla l`immagine in fondo alla lettera. È meglio usare inchiostro blu o nero per questo.
3. Digita il tuo nome e i dettagli di contatto in fondo. Digita il tuo nome, numero di telefono, indirizzo e-mail e altri dettagli di contatto sotto la tua firma. Inizia ciascuno dei dati su una nuova riga.
4. Se necessario, aggiungere il "Allegati" per favore. Se hai allegato documenti aggiuntivi per le informazioni del destinatario, indica il numero e il tipo di allegati poche righe sotto le tue informazioni di contatto, ad esempio: "Appendici (2): Curriculum Vitae, opuscolo."
Metodo 4 di 4: Fine della lettera
1. Controlla la lettera. Il modo in cui ti presenti è essenziale se vuoi fare un`impressione professionale. Assicurati che il destinatario possa vedere rapidamente che hai le giuste capacità e che hai il controllo rivedendo la tua lettera e correggendo eventuali errori. Usa il correttore ortografico ma leggi anche attentamente la tua lettera prima di inviarla.
- Chiediti se la tua lettera è chiara e concisa. La lettera contiene paragrafi più lunghi di 3 o 4 frasi? Se è così, vedi se riesci ad accorciarlo in qualche modo.
- Se la lettera è molto importante, puoi chiedere a un amico o a un collega di leggerla per te. Due vedono più di uno e talvolta un paio di occhi in più possono aiutarti a individuare errori o strane formulazioni che non avevi visto tu stesso.
2. Invia la lettera. Invia l`e-mail o spedisci la lettera in una busta aziendale (se possibile, usa una busta con il logo dell`azienda). Scrivi con cura il tuo indirizzo e l`indirizzo del destinatario su di esso. Piega la lettera in terzi in modo che il destinatario veda prima la parte superiore e poi quella inferiore. Fornire affrancatura sufficiente e spedire la lettera.
Consigli
- Usa una buona penna per firmare la lettera.
- Sottolinea sempre il lato positivo delle cose. Indica ciò che puoi fare invece di ciò che non puoi fare. Ad esempio, se un prodotto è esaurito, non dire al cliente che non puoi consegnare l`ordine; diciamo invece che il prodotto è stato molto richiesto ed è esaurito. Quindi fai sapere al cliente quando puoi consegnare l`ordine.
- Sii puntuale. Se non riesci a inviare una risposta completa entro una settimana, informa il destinatario e includi anche quando può aspettarsi una risposta completa.
- Quando si scrive una lettera complicata, spesso è bene preparare prima una bozza.
- Scrivi gli argomenti che vuoi trattare nella tua lettera. L`ordine non ha importanza.
- Per ogni argomento, fai un elenco di parole chiave, esempi, argomenti e fatti.
- Verifica che tutti gli argomenti nella bozza siano pertinenti al tuo scopo e al tuo pubblico.
- Elimina tutto ciò che non è rilevante.
- Metti le informazioni nell`ordine più pratico per il lettore.
Avvertenze
- Assicurati che il tono della tua lettera non sia né troppo secco né troppo invadente – ricorda che con una lettera commerciale stai cercando di costruire o migliorare un rapporto professionale.
- Fai attenzione alle lusinghe. Puoi fare un complimento sincero, ma se esageri, significa che dipendi dai complimenti e dalle lusinghe per fare il tuo lavoro invece di usare le tue qualità professionali.
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