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Ad esempio, la lettera potrebbe chiedere lo stato di una domanda. Se non sei coinvolto nel processo di assunzione, chiama il responsabile delle assunzioni per verificare lo stato della domanda prima di rispondere. 
Se la persona a cui hai consegnato la lettera impiega del tempo per rispondere, è buona norma rispondere all`autore originale che hai inoltrato la lettera a qualcuno più qualificato per rispondere alla lettera. Ciò consente allo scrittore di sapere che il suo messaggio è stato ricevuto e che qualcuno ci sta lavorando. 
Un`apertura semplice come "Ti scrivo in risposta alla tua lettera del 13 giugno" è perfetta per una lettera di risposta. Se non sei la persona originale a cui il destinatario ha scritto la lettera, indica chi ti ha inviato la lettera. Ad esempio, scrivi: "Il nostro rappresentante del servizio clienti, Michelle Harris, mi ha inoltrato la tua lettera.` 
Indica cosa chiedeva la lettera originale e poi rispondi alla domanda. Ad esempio: `Nella tua lettera hai chiesto chi è la persona di contatto per le domande dei media. Quella persona è Janet Walters. Il suo indirizzo e-mail e numero di telefono sono i seguenti.` Per domande più lunghe, utilizzare un elenco numerato per rispondere a ciascuna domanda. Questo è più facile da leggere e mostra che ogni domanda è stata trattata. Sii audace, ma sii breve. Poche frasi per domanda dovrebbero essere sufficienti per rispondere alla domanda originale della persona. 
Usa sempre un tono comprensivo quando rifiuti una richiesta, ma dai anche una risposta ferma. Ad esempio, puoi dire: "Purtroppo non posso soddisfare questa richiesta. Non abbiamo le informazioni di cui hai bisogno e non posso dire quando potremmo averle.` Se potresti essere in grado di rispondere alla domanda con maggiori informazioni, chiedi una risposta alla persona. Prova a dire: "Vorrei rispondere alla tua domanda, ma prima devo saperne di più sulla tua situazione. Se è conveniente per te, rispondi con la data della tua richiesta e il nome della persona che hai contattato, ti risponderò il prima possibile.` 
Alcune persone preferiscono aprire la loro lettera con un ringraziamento. La posizione esatta non è così importante, purché tu ringrazi la persona a un certo punto. 
Se stai scrivendo a mano o stampando la lettera, lascia spazio per la tua firma dopo aver stampato il tuo nome. Quando invii una e-mail, è sufficiente menzionare solo il tuo nome. 
È anche saggio far leggere la lettera a un amico o un collega. Possono provare a mettersi nei panni del destinatario e indicare se sarebbero soddisfatti della risposta. 
Un semplice "Grazie per averci scritto, apprezziamo la tua risposta" può fare una grande differenza nel tono della tua lettera. Fai delle frasi come questa un`abitudine nelle tue lettere. Non dare mai l`impressione di essere infastidito dalla persona a cui stai scrivendo. È meglio esagerare con gentilezza che far pensare a qualcuno che sei arrabbiato o irritato. 
Ciò è particolarmente importante se gestisci un`attività o rispondi a una richiesta del servizio clienti. Il tuo cliente potrebbe sentirsi frustrato se deve passare del tempo a leggere una lunga lettera che avrebbe potuto essere la metà. Naturalmente, non essere così breve da non aver risposto alla domanda della persona. Se qualcosa ha bisogno di molte spiegazioni, dategliela. Ma non mancate di sostanza e non date più informazioni del necessario. 
Una buona regola pratica è immaginare che il tuo lettore legga la lettera velocemente. Sarà quindi in grado di vedere tutti i punti importanti che hai fatto? In caso contrario, migliora la tua lingua e rendila più chiara. 
Modifica la tua lettera chiedendoti: "Qualcuno che non fa il mio lavoro sa di cosa sto parlando?"?In caso contrario, cambia la tua lingua in modo che la gente comune possa capire. Questo è un buon modo per rimuovere il gergo dalla tua scrittura. 
Non fare affidamento esclusivamente sul controllo ortografico per trovare i tuoi errori. Questi programmi di solito non rilevano errori grammaticali. Leggi la lettera parola per parola per trovare i tuoi errori. Se si tratta di una lettera importante, ad esempio indirizzata a un partner commerciale, farla leggere anche a qualcun altro. Uno sguardo nuovo potrebbe individuare gli errori che hai trascurato.
Scrivi una lettera di risposta
Contenuto
Una lettera di risposta è una risposta a una lettera che pone una domanda o richiede informazioni. Si tratta principalmente, ad esempio, di annunci commerciali. Per comporre una lettera di risposta perfetta, prima esamina attentamente la lettera originale e determina cosa vuole da te l`autore della lettera. Quindi trova tutte le informazioni aggiuntive necessarie per rispondere alla richiesta. Scrivi una lettera educata e chiara che affronti la domanda o il problema dalla lettera originale. Mantieni il tono amichevole e informativo per assicurarti che il destinatario sia soddisfatto della tua risposta.
Passi
Metodo 1 di 3: esaminare la lettera originale
1. Determina cosa è stato chiesto nella lettera originale. Una lettera di risposta dovrebbe indirizzare ciò che la lettera originale voleva sapere. Leggi attentamente la lettera originale. Scopri di cosa ha bisogno lo scrittore e come fornire le informazioni necessarie.
- A volte non è così facile determinare cosa viene chiesto in una lettera, soprattutto se la lettera non è scritta in modo chiaro. Dai un`occhiata alla lettera per scoprire di cosa ha bisogno lo scrittore originale da te.
- Se necessario, prendi appunti sulla lettera per determinare di cosa si tratta. Scrivi cosa chiede la lettera e come potresti rispondere.
2. Scopri quali informazioni sono richieste nella lettera se non le conosci già. Se la lettera che hai ricevuto richiede informazioni, potresti non saperlo a memoria. Fai il possibile per scoprire come rispondere alla domanda dello scrittore prima di rispondere alla lettera.
3. Inoltra la lettera a qualcun altro se non sei qualificato per rispondere. A volte, soprattutto negli affari, le persone inviano lettere all`indirizzo generale o alla persona di contatto. Se ricevi una lettera a cui sai che qualcun altro può rispondere molto meglio, inoltrala a loro per rispondere. Ciò garantisce che il destinatario riceva la risposta più accurata possibile.
Metodo 2 di 3: Formulare la risposta
1. Indirizzare la lettera alla persona che ha richiesto le informazioni. Apri sempre con un saluto educato come "Caro", seguito dal nome della persona. Saluta direttamente la persona, piuttosto che un saluto generico come "Al destinatario". Quest`ultimo è impersonale e appare come se la richiesta fosse gestita da un computer. Invece, è più personale salutare la persona per nome e mostrare che è stata presa cura nello scrivere questa risposta.
- Se non conosci personalmente la persona, utilizza i titoli Sir o Madam seguiti dal cognome della persona. Se la persona ha un certo titolo, come Drs., quindi usalo.
- Se conosci la persona o non sai qual è il suo sesso, usa il suo nome.
- Come buona regola, inizia la lettera con lo stesso nome e titolo con cui la persona ha firmato la lettera. Ad esempio: se la lettera è firmata con `Drs. un. Janssen", inizia la tua risposta con "Gentili dottori. un. Janssen`.
2. Indica che stai rispondendo alla lettera originale. Fai sapere al lettore nella tua prima frase che stai rispondendo alla sua lettera. Questo dice al lettore che la sua lettera è stata ricevuta ed elaborata e qual è lo scopo della tua lettera.
3. Rispondi alla domanda della persona nel modo più diretto possibile. Entra nel vivo della lettera dopo l`apertura. Affronta ogni domanda o dubbio nella lettera originale della persona nel modo più completo possibile. Assicurati di colpire ogni punto in modo che la persona sia felice della tua risposta.
4. Si prega di indicare chiaramente se non si può soddisfare la richiesta della persona. A volte non puoi soddisfare la richiesta di una persona. Sii diretto su questo. Non usare una risposta prolissa per attutire il colpo. Il destinatario apprezzerà una risposta chiara e diretta alla sua domanda. Ricorda di essere sempre educato e scusarti mentre lo fai in modo da non offendere il destinatario.
5. Ringrazia la persona per aver scritto. Indipendentemente dal fatto che tu sia stato in grado di rispondere alla richiesta della persona, sii sempre cortese e ringrazia la persona per la sua lettera. Questo dimostra che apprezzi la loro attenzione e continui a mantenere un rapporto positivo con lo scrittore della lettera.
6. Firma la lettera con il tuo nome e titolo. Chiudi la lettera con una chiusura formale come "Cordiali saluti", seguita dal tuo nome. Se lavori per un`azienda, scrivi la tua posizione sotto il tuo nome.
7. Rivedi la lettera per assicurarti di aver risposto alla domanda della persona. Il tuo destinatario sarà frustrato se riceve una risposta che non risponde alle sue domande. Se non soddisfi la persona, potresti rendere insoddisfatto un cliente o creare più lavoro per te perché dovrai rispondere a un`altra domanda in seguito. Assicurati che il destinatario sia soddisfatto rispondendo alla sua domanda nel modo più completo possibile. Ricontrolla la tua lettera e assicurati che tutto dalla lettera originale sia indirizzato. Se manca qualcosa, aggiungilo prima di inviare la lettera.
Metodo 3 di 3: Usare un tono professionale
1. Usa il tipicoformato di una lettera commerciale. Considera tutte le lettere di risposta come comunicazioni commerciali formali. Scrivi in modo professionale e secondo una normale lettera commerciale, per dare il tono giusto.
- In alto a sinistra scrivi il tuo nome, titolo, azienda (se applicabile) e indirizzo. Sotto scrivi la data. Infine, scrivi il nome completo e l`indirizzo della persona a cui stai rispondendo.
- Per le lettere digitate, utilizzare margini di 2,5 cm attorno al bordo. Mantieni un`interlinea singola nel testo e due spazi tra i paragrafi.
- Quando si digita la lettera, utilizzare un carattere a 12 punti e un`impostazione di testo predefinita. Se stai scrivendo la lettera a mano, assicurati di scrivere in modo leggibile.
2. Fai sentire il destinatario soddisfatto della sua richiesta. Ciò è particolarmente importante se gestisci un`attività o un servizio. Le persone dovrebbero sempre sentire che apprezzi il loro tempo e i loro pensieri. Ringraziali per la loro richiesta e usa sempre un tono caldo e cordiale quando scrivi.
3. Mantieni la lettera breve in modo che il destinatario possa leggerla rapidamente. Rispetta il tempo del tuo destinatario. Non aspettarti che leggano una lettera di tre pagine quando un paragrafo può rispondere bene alla domanda. Si prega di affrontare il problema nella lettera originale nel miglior modo possibile e quindi inviare la lettera. Non aggiungere passaggi aggiuntivi che non devono necessariamente essere nella lettera.
4. Scrivi chiaramente in modo che il destinatario capisca la tua risposta. Non usare frasi prolisse o termini complicati. Scrivi in un linguaggio semplice e diretto che non confonderà il tuo lettore. Frasi più brevi sono le migliori per questo scopo.
5. Evita termini tecnici e gergali che il lettore potrebbe non comprendere. Questo ha a che fare con la scrittura chiara. A meno che tu non sia sicuro che la persona a cui stai scrivendo sia un professionista in grado di comprendere i termini tecnici, omettili dalla tua lettera. Sostituisci i termini tecnici con parole alternative che un non specialista può capire.
6. Correggi la tua lettera. Errori di battitura e altri errori rendono la tua scrittura poco professionale. Leggi sempre la tua lettera e correggi eventuali problemi di ortografia, grammatica, struttura e flusso del testo. Pochi minuti di lavoro extra possono far sembrare la tua lettera molto più professionale.
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