Come Scrivere una Lettera di Reclamo a un'Azienda

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Passi
Consigli
Avvertenze

Scrivere una lettera di reclamo è qualcosa che la maggior parte delle persone deve fare a un certo punto. Indipendentemente dal fatto che tu sia insoddisfatto del prodotto o del servizio di un`azienda, di solito è possibile risolvere il problema in modo reciprocamente vantaggioso attraverso una lettera di reclamo ferma ma educata. Scrivere una società di reclami non dovrebbe essere difficile o spaventoso: devi solo dichiarare chiaramente i fatti e chiedere educatamente una soluzione.

Passi

Metodo 1 di 3: scrivere la tua lettera di reclamo

1. Indirizza la tua lettera al servizio clienti. Se stai scrivendo una lettera di reclamo, avrai le migliori possibilità di successo se indirizzerai la lettera al servizio clienti dell`azienda. Il servizio clienti è abituato a gestire i reclami ed è probabile che la tua lettera venga gestita in modo efficiente ed efficace.

Cerca di scoprire il nome del manager o del direttore del servizio clienti e indirizzagli personalmente la tua lettera. Inizia la tua lettera con Dear signore o Sig.ra, seguito dal loro cognome. Se non riesci a trovare il nome del responsabile del servizio clienti, scrivi Caro Signore / Signora.
Dovresti essere in grado di trovare l`indirizzo del servizio clienti sul sito Web dell`azienda, sui materiali promozionali o pubblicitari dell`azienda o sulle confezioni o sulle etichette dei prodotti.

2. Raggiungi rapidamente il punto nella tua lettera. La prima riga della tua lettera dovrebbe indicare chiaramente il motivo per cui stai scrivendo la lettera e qual è esattamente il tuo reclamo. Fornisci il maggior numero possibile di fatti pertinenti, inclusi la data, l`ora e il luogo in cui hai effettuato l`acquisto o hai ricevuto il servizio, insieme a eventuali numeri di serie o di modello pertinenti.

Il destinatario della lettera dovrebbe essere in grado di identificare il punto principale della lettera entro cinque secondi, quindi evita presentazioni lunghe e incoerenti.

Puoi inserire ulteriori dettagli o spiegazioni sulla situazione nel paragrafo dopo la tua frase iniziale, ma la prima riga dovrebbe attirare immediatamente l`attenzione sul tuo reclamo il più chiaramente possibile.

Ad esempio, la tua frase di apertura potrebbe essere: "Ti scrivo per lamentarmi di un asciugacapelli rotto che ho acquistato dalla tua azienda il 15 luglio, presso la tua filiale in A Street, Sample City.`

3. Indica specificamente quale risultato o rimedio vorresti vedere. Se desideri una sostituzione, un rimborso, una riparazione o qualsiasi altra forma di risarcimento, indicalo chiaramente nel secondo paragrafo. Ciò contribuirà a evitare di ricevere una lettera modulo e darà al destinatario qualcosa con cui lavorare.

Per favore cerca di essere il più costruttivo possibile nei tuoi commenti e suggerisci un modo che ti aiuti e continui il rapporto con l`azienda. Se chiedi indietro i tuoi soldi o qualche altra forma di risarcimento, mentre allo stesso tempo dichiari che hai intenzione di trasferirti in un`altra azienda, non si sentiranno molto obbligati a cercare di risolvere il problema.

Se vuoi che l`azienda risolva un problema più ampio, mettilo anche nella tua lettera, ma riconosci che ciò può richiedere tempo.

Non minacciare una causa nella tua prima lettera. Potrebbe essere la soluzione di cui hai bisogno, ma invia prima la tua lettera di reclamo e attendi una risposta.

Immagine titolata Cambia il tuo nome alle Hawaii Step 12

4. Allegare copie dei documenti giustificativi. Ciò può includere ricevute, schede di garanzia, copie di assegni inviati e, se del caso, foto o video. Tutta la documentazione deve accompagnare la tua lettera.

Accertati di copie invia tutta la documentazione che desideri includere, non gli originali. In questo modo, le informazioni importanti non possono andare perse se devi mostrare le prove a qualcun altro.

Assicurati anche di indicare il numero esatto di allegati nel testo della lettera. Ad esempio: "In allegato troverai una copia della mia ricevuta originale, una copia del certificato di garanzia dell`asciugacapelli e le informazioni sul numero di serie.`

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5. Concedi loro un certo lasso di tempo per risolvere il problema. Può essere utile specificare un periodo di tempo esatto in cui si desidera che il problema venga risolto. Questo ti darà tranquillità e aiuterà a risolvere rapidamente il problema.

L`impostazione di un limite di tempo aiuterà anche a evitare che la tua lettera venga persa o dimenticata, il che può portare a ulteriori problemi e risentimento tra te e l`azienda.

Assicurati che il periodo di tempo che dai sia ragionevole. Di solito sono sufficienti una o due settimane, anche se varia a seconda della tua richiesta.

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6. Chiudi la lettera con rispetto. Ringrazia il destinatario per l`aiuto e fagli sapere come e quando possono contattarti per risolvere il problema. Questo renderà il loro lavoro molto più semplice, quindi puoi aspettarti un risultato più efficiente.

Termina la lettera con Cordiali saluti o Cordiali saluti (quest`ultimo è un po` più formale). Evita formule di chiusura informali come "Saluti".

Metodo 2 di 3: Utilizzo del tono e del formato corretti

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1. Sii educato. Potresti essere arrabbiato e potresti avere ragione, ma essere maleducato metterà solo sulla difensiva il ricevitore. Scrivi con un tono rispettoso ed evita a tutti i costi commenti minacciosi, arrabbiati o sarcastici. Ricorda che la persona che ha letto la tua lettera non era direttamente responsabile di quello che è successo e sarà molto più positiva e disposta ad aiutare un cliente cortese ed educato rispetto a uno arrabbiato e accusatore.

Ricorda, l`azienda a cui stai scrivendo non ti sta prendendo di mira. La maggior parte delle aziende ha interesse a mantenere i propri clienti felici.
Avrai molto più successo se tratti il destinatario come qualcuno che vuole aiutarti, piuttosto che presumere che abbia intenzioni dannose.
Non scrivere quando sei arrabbiato. Aspetta di scrivere la tua lettera finché non ti sarai calmato. Oppure, se preferisci, scrivi la lettera mentre il vapore esce ancora dalle tue orecchie, poi aspetta un giorno o due prima di spedirla. Probabilmente vorrai riformulare le cose, togliere gli spigoli vivi.

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2. Sii conciso. I rappresentanti del servizio clienti possono ricevere centinaia di lettere al giorno, quindi è essenziale che tu arrivi rapidamente al punto in modo che sappiano esattamente con cosa hanno a che fare non appena iniziano a leggere. Se la tua lettera è troppo lunga o dettagliata, il lettore la leggerà in modo approssimativo e finirà per non avere un`idea chiara del problema esatto o della soluzione desiderata.

Evita dettagli eccessivi o lunghe diatribe o monologhi.

Cerca di mantenere la tua lettera limitata a un lato, o meno di circa 200 parole.

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3. comandare rispetto. Far rispettare la tua lettera dà il tono giusto e fa sapere all`azienda che il tuo reclamo dovrebbe essere preso sul serio. Ciò è particolarmente vero per i reclami più gravi, che possono avere conseguenze finanziarie significative.

L`applicazione del rispetto include una varietà di cose, come la qualità del linguaggio utilizzato, la conoscenza dei propri diritti e delle responsabilità dell`azienda, nonché una presentazione professionale della lettera.

Tutte queste cose ti danno credibilità, che dovrebbe avere un effetto positivo sulla risposta alla tua lettera.

4. Organizza la tua lettera in modo chiaro e corretto. Come accennato in precedenza, formattare la tua lettera in modo professionale avrà un impatto positivo sul modo in cui viene ricevuto il tuo reclamo. Inserisci il tuo nome, indirizzo e data in alto a sinistra, seguiti dal nome o dal titolo della persona a cui stai scrivendo, insieme con l`indirizzo della società, appena sopra il testo della lettera.

Digita sempre la tua lettera su un computer, questo lo rende più facile da leggere e sembra molto più ordinato. Se devi scrivere a mano la tua lettera, assicurati che la tua grafia sia chiara e leggibile, senza parole barrate o macchie di inchiostro.

Per scrivere la tua firma, lascia uno spazio vuoto qui sotto Cordiali saluti o Cordiali saluti dove mettere la tua firma. Sotto questo spazio, digita il tuo nome, in modo che sia chiaramente leggibile.

Mantieni la lettera ordinata e ben disposta, con paragrafi della stessa dimensione.

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5. Controlla l`ortografia e la grammatica. L`ortografia e la grammatica errate possono influire negativamente sulla ricezione del reclamo. Assicurati di utilizzare un controllo ortografico sul tuo computer prima di stampare la lettera o di farla leggere a qualcun altro prima di inviarla.

Metodo 3 di 3: follow-up

1. Aspetta che il limite di tempo che hai dato sia scaduto. Sii paziente e non fare nulla fino allo scadere del limite di tempo indicato nella tua prima lettera. Se questa data è passata e non hai ancora sentito nulla, puoi continuare con una telefonata o un`e-mail per assicurarti che la lettera sia stata ricevuta. È sempre meglio concedere all`azienda il beneficio del dubbio.

Se ancora non hai ricevuto alcuna informazione in relazione alla tua lettera, o se l`hai ma la situazione non è stata risolta in modo soddisfacente, puoi procedere inviando il tuo reclamo a qualcuno più in alto.

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2. Elabora la struttura dei comandi. Se non riesci a trattare con il direttore del servizio clienti, prova a scoprire chi è più in alto e scrivi a quella persona. Ogni volta che sali di livello, dal rappresentante del servizio clienti al direttore, dal vicepresidente al CEO, aggiungi la corrispondenza che avevi al livello precedente. In questo modo, il tuo nuovo rappresentante dell`azienda saprà cosa sta succedendo ed è probabile che il problema possa essere risolto senza andare in tribunale.

È meglio iniziare con il servizio clienti prima di salire più in alto, piuttosto che andare direttamente in cima. Questo perché il servizio clienti è più esperto nella gestione di questo tipo di reclami ed è probabile che le lettere al CEO vengano comunque inoltrate a questo dipartimento.

In questo caso, i rappresentanti del servizio clienti potrebbero iniziare automaticamente a vederti in una luce sfavorevole perché hai cercato di andare oltre le loro teste.

Tieni presente che se stai scrivendo una lettera a un CEO o CEO, dovrebbe essere molto chiara, concisa e ben scritta, poiché probabilmente non sanno ancora nulla dell`incidente.

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3. Se vuoi avviare una causa, vai da un avvocato. Lui o lei saprà cosa fare. Tieni presente che l`azione legale è l`ultima risorsa e, se la menzioni subito nella tua lettera, imposterai un tono negativo e rischierai che le richieste di risarcimento vengano sviate. Può anche risultare negativo per te se notano che stai bluffando.

Consigli

Prima di scrivere, prenditi un momento per pensare a quello che è successo. Quando hai pensato a tutto e sai esattamente cosa vuoi e come richiederlo, sei pronto per scrivere la tua lettera.
Assicurati che la tua lettera contenga il tuo nome, indirizzo, e-mail e numero di telefono (casa, lavoro e cellulare se possibile). Chiedete anche i dettagli del lettore in modo che possiate essere entrambi informati di eventuali progressi sul vostro reclamo.
Leggilo di nuovo e assicurati che tutto sia vero, sincero e verificabile.
non giurare. Ricorda che vuoi un compenso o una soluzione e insultare il tuo lettore non aiuterà. Se vuoi usare un linguaggio più forte, evita la voce passiva e usa parole più dirette e descrittive. forse lo eri scioccato o ti sei anche sentito disgusto, parole più forti del semplice deluso.
L`invio del reclamo per iscritto ha un effetto maggiore rispetto all`invio all`azienda di un`e-mail, di un fax o di commenti sul proprio blog o sito Web. La maggior parte delle aziende gestisce i reclami scritti formali con priorità maggiore.
Se scrivi per lamentarti di una persona specifica, limita la tua lettera alle sue carenze e non lamentarti dell`organizzazione nel suo insieme. Se scrivi per lamentarti delle politiche aziendali, non offendere l`ascoltatore o le politiche. Basta indicare il tuo problema e come vuoi che sia risolto.
Non inviare dichiarazioni di testimoni sotto giuramento. In effetti, se pensi che alla fine potresti dover andare in tribunale, probabilmente vorrai nascondere non solo la dichiarazione del testimone, ma anche il suo nome. Ricorda anche che andare in tribunale probabilmente non è economico. Nella maggior parte dei casi è meglio raggiungere un accordo in modo informale, o al massimo tramite un comitato per le controversie.
Esistono siti Web di consumatori in cui è possibile presentare reclami e vedere se altri si sono trovati nella stessa situazione con quella specifica azienda.
Conserva una copia di tutta la corrispondenza e delle date di invio delle tue lettere.

Avvertenze

È illegale scrivere una lettera che minacci aggressioni fisiche, distruzione di proprietà o attacchi alla salute o alla sicurezza. Una minaccia può essere interpretata come intimidazione e può portare a un`azione legale e può comportare multe o persino il carcere. Fatti un favore e liberati delle minacce. Non metterli su carta e non inviarli!