Istruzioni passo passo gratis 
La tua mailing list deve includere il nome e il cognome del destinatario, l`indirizzo completo e qualsiasi altra informazione di contatto nel tuo modello. Controlla di nuovo la tua mailing list per assicurarti di non aver commesso errori di ortografia nei nomi e negli indirizzi. 
Se stai utilizzando la "stampa unione", segui le linee guida di formattazione nel tuo programma di elaborazione testi. Di solito questo significa usare le virgolette per la colonna nel foglio di calcolo da cui il programma sta estraendo le informazioni, come "nome cognome". 
Evita di usare "Gentile" come saluto quando alcuni dei tuoi contatti sono organizzazioni, altre società o agenzie governative. Questo saluto è solitamente usato solo per gli individui. 
Se stai scrivendo una lettera per comunicare il cambio di indirizzo della tua azienda, usa una chiusura formale, come "Cordiali saluti". Tuttavia, se hai un mix di contatti personali e di lavoro, potresti voler usare qualcosa di meno formale, come "Grazie". 
Assicurati di dare ai destinatari abbastanza tempo per ricevere la lettera, aggiornare il loro file e inviare le lettere all`indirizzo corretto. 
Puoi anche citare il tuo vecchio indirizzo, ad esempio dicendo che il tuo vecchio indirizzo sta cambiando con il tuo nuovo indirizzo. Tuttavia, tieni presente che questo può creare confusione. Soprattutto se hai molti contatti di lavoro o contatti presso il governo a cui invii la lettera, le informazioni sbagliate possono essere copiate inavvertitamente da un segretario. È anche una buona idea far sapere ai tuoi contatti quali altri dettagli di contatto, se presenti, cambieranno e quali rimarranno gli stessi. Questo è particolarmente importante se hanno bisogno di contattarti durante il trasloco. 
Ad esempio, se la tua attività chiude per un breve periodo di tempo a causa del trasloco, dovresti informare i destinatari in modo che possano tenerne conto, siano essi clienti, fornitori o altri clienti. Se stai effettuando una vendita a causa del trasloco, informa i tuoi contatti. 
Ad esempio, se la tua azienda si sta trasferendo, potresti scrivere "Grazie per l`attenzione. Apprezzo molto il tuo contributo a questa azienda e attendo con impazienza la nostra collaborazione in futuro.` 
Questo è particolarmente importante se la tua azienda si sta trasferendo. Puoi indirizzare qualsiasi domanda o dubbio sul trasloco a un numero di telefono o indirizzo e-mail dedicato. 
Prendi in considerazione più lettere se hai informazioni rilevanti che vorresti comunicare a un gruppo target specifico. In questo modo nessuno ottiene le informazioni di cui non ha bisogno. 
Controlla tutti i campi e assicurati che corrispondano e appartengano allo stesso destinatario. Ad esempio, devi assicurarti che il nome e l`indirizzo del destinatario nel campo dell`indirizzo corrispondano al nome nel saluto. 
Se hai contatti internazionali, dovresti probabilmente attendere due o tre mesi per l`arrivo delle tue lettere.
Scrivi una lettera per segnalare un cambio di indirizzo
Contenuto
Che tu ti stia trasferendo con la tua famiglia o con la tua azienda, dovrai scrivere una lettera formale indicando il tuo cambio di indirizzo in modo che tutti i tuoi contatti abbiano il tuo nuovo indirizzo. Soprattutto quando la tua azienda si trasferisce o quando scrivi contatti di lavoro, devi utilizzare un determinato formato. Per amici e parenti, puoi usare una cartolina scritta a mano invece di una lettera formale.
Passi
Parte 1 di 3: Formattare la tua lettera
1. Trova un modello di lettera commerciale. Se stai scrivendo la lettera sul tuo computer, controlla i modelli nel programma di elaborazione testi che stai utilizzando. La maggior parte dei programmi di elaborazione testi dispone di diversi modelli.
- Utilizza un modello di lettera commerciale standard che includa la data, il tuo indirizzo e l`indirizzo del destinatario.
- Se hai una carta intestata aziendale o personale che desideri utilizzare per la tua lettera, assicurati che il modello abbia spazio sufficiente per essa.
2. Crea una mailing list. La cosa più semplice da fare, soprattutto se stai inviando la tua lettera a una lunga lista di destinatari, è creare una mailing list utilizzando un foglio di calcolo. Puoi quindi utilizzare la funzione `stampa unione` nel tuo programma di elaborazione testi per compilare i campi della tua lettera.
3. Scrivi un paragrafo per l`indirizzo. Una lettera commerciale tradizionale ha un paragrafo per il tuo nome (o ragione sociale) e indirizzo, nonché un paragrafo per il nome e l`indirizzo del destinatario. Quando inserisci il tuo indirizzo, utilizza il tuo indirizzo attuale e non il nuovo indirizzo a cui ti stai trasferendo.
4. Usa un saluto. Il modello di solito contiene un doppio spazio dopo l`ultima riga dell`indirizzo, seguito da un saluto. Potrebbe essere semplicemente il nome del destinatario seguito da una virgola oppure "Gentile" seguito dal nome del destinatario e da una virgola.
5. Completa la tua chiusura. Quando stai redigendo la tua lettera, di solito è meglio terminare la tua chiusura prima di scrivere il corpo della lettera. La parola che usi in chiusura dipende dal tuo rapporto con i destinatari.
Parte 2 di 3: Progettare la tua lettera
1. Scrivi una breve introduzione. Inizia la tua lettera con una dichiarazione in cui informi il destinatario di cosa tratta la lettera. Questo non deve essere lungo. Di solito basta una sola frase del tipo "Con questa lettera vorrei informarvi del mio futuro cambio di indirizzo".
- Non usare un linguaggio complicato nella tua introduzione. La lettera dovrebbe stare su una pagina, quindi dovrebbe essere breve e diretta.
2. Indicare una data in cui avverrà il trasloco. Nella tua introduzione, dovresti far sapere ai destinatari quando usare esattamente il tuo nuovo indirizzo invece di quello vecchio.
3. Menziona il tuo nuovo indirizzo. Fornisci ai destinatari il nuovo indirizzo che possono utilizzare per tutta la futura corrispondenza con te. Di solito è meglio usare un formato come il formato sulla busta in modo che sia facile da vedere e copiare.
4. Si prega di includere qualsiasi altra informazione pertinente. A seconda delle circostanze del tuo trasloco, potrebbero esserci altre informazioni che i tuoi contatti devono sapere, ad esempio se ci sono altri che si trasferiscono con te o se la tua attività rimarrà aperta durante il trasloco.
5. Ringrazia il destinatario. Per chiudere la tua lettera, usa un doppio spazio dopo l`ultimo paragrafo e ringrazia il destinatario con una semplice frase. Se sono un partner commerciale, puoi anche prendere nota per ringraziarli di fare affari.
6. Indica il modo in cui le persone possono contattarti. Dopo aver ringraziato il destinatario, puoi fornire un numero di telefono o un indirizzo e-mail a cui il destinatario può contattarti in caso di domande.
7. Componi più lettere. Soprattutto quando la tua azienda è in movimento, devi avere più di una lettera. In questo modo puoi creare una lettera in particolare per clienti o clienti, un`altra lettera per partner commerciali e un`altra per fornitori o commercianti.
Parte 3 di 3: Invio della tua lettera
1. Leggi di nuovo la tua lettera con attenzione. Prima di finire, controlla la tua lettera per errori di battitura, errori di ortografia o errori grammaticali che potrebbero rendere la tua lettera meno professionale e renderla più difficile da leggere.
- In particolare, controlla l`indirizzo e assicurati che sia corretto. Non vuoi inviare ai tuoi contatti un cambio di indirizzo che fornisce loro l`indirizzo sbagliato.
2. Assicurati che i dettagli dei destinatari siano corretti. Quando si utilizza la "stampa unione" per la posta in blocco, si risparmia molto tempo. Ma è anche possibile che ci siano errori nel trasferimento dei dati alle tue lettere.
3. Stampa e firma le tue lettere. Quando sei soddisfatto della formattazione delle tue lettere e sono prive di errori, stampale su carta di buona qualità e firmale a mano con inchiostro blu o nero. Quindi sono pronti per la spedizione.
4. Annuncia la tua mossa in tempo. Nella maggior parte dei casi, dovresti assicurarti che i tuoi contatti ricevano le loro lettere due o quattro settimane prima del trasloco.
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