Come Chiudere una Lettera di Reclamo: 8 Passaggi (con Immagini)

Contenuto

Passi
- Parte 1 di 2: Scrivere il paragrafo di chiusura
- Parte 2 di 2: Determinare quale saluto è più appropriato

UN lettera di lamentela è un buon modo per esprimere il tuo dispiacere come cliente di un`azienda. Ad esempio, puoi scrivere una lettera di reclamo per attirare l`attenzione su un problema con un prodotto o per presentare un reclamo quando l`azienda ha fornito un servizio molto scadente. Dopo aver scritto l`inizio e il centro della lettera, è anche importante chiudere bene la lettera. In questo modo ti assicuri che la tua lettera arrivi in modo professionale e che il tuo reclamo venga preso sul serio. Oltre a un paragrafo di chiusura tagliente, non dovrebbero mancare un saluto formale e il tuo nome.

Passi

Parte 1 di 2: Scrivere il paragrafo di chiusura

Immagine titolata Call Your Congressional Representative Step 5

1. Indica che non vedi l`ora di ricevere una risposta. Inizia l`ultimo paragrafo indicando che non vedi l`ora di ricevere una risposta al tuo reclamo. Questo ricorda al lettore che ti aspetti una risposta alla tua lettera di reclamo.

Ad esempio, potresti scrivere qualcosa del tipo: "Attendo con ansia la tua risposta alla mia lettera" o "Spero in una pronta risposta al mio reclamo."

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2. Facci sapere che sei un cliente fedele. Se hai già acquistato qualcosa dall`azienda e sei un cliente fedele, ti preghiamo di menzionarlo nel paragrafo di chiusura. Questo sottolinea l`importanza di una buona soluzione perché altrimenti potrebbero perdere un buon cliente.

Ad esempio, puoi scrivere: "Da fedele cliente spero in una soluzione adeguata al mio problema" o "Sono un cliente fedele della tua azienda da anni e spero che tu prenda sul serio il mio reclamo."

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3. Indica entro quale intervallo di tempo ti aspetti una risposta. Metti un po` di pressione sull`azienda indicando che desideri una risposta entro un certo lasso di tempo. Ti preghiamo inoltre di indicare che se non hai ricevuto una risposta entro il tempo specificato, adotterai ulteriori misure. Ad esempio, puoi pensare di ingaggiare un comitato per le controversie.

Ad esempio, puoi scrivere: "Vorrei ricevere una risposta al mio messaggio entro una settimana. Se non ci sarà risposta entro questo termine, porterò il mio reclamo alla commissione per le controversie."

Immagine titolata Become a Satire Cartoonist Step 15

4. Indicare eventuali documenti allegati alla lettera. Se invii una prova con la lettera, come una fattura o una ricevuta del tuo acquisto, menzionalo alla fine della tua lettera. In questo modo puoi essere sicuro che il lettore non trascuri accidentalmente i documenti. L`aggiunta di un tale onere della prova può contribuire positivamente a dimostrare che hai ragione e mostra all`azienda che il tuo reclamo è fondato.

Ad esempio, puoi scrivere: "Come prova del mio acquisto, ho allegato a questa lettera una copia della mia ricevuta di acquisto."

Immagine titolata Draft a Thesis Proposal Step 4

5. Scrivi i tuoi dati di contatto nella lettera. Termina il paragrafo fornendo un indirizzo, un`e-mail o un numero di telefono a cui l`azienda può contattarti per una risposta. Scrivi per intero il tuo numero di telefono, compreso il prefisso del tuo luogo di residenza. Puoi anche fornire il tuo numero di telefono aziendale se sei più accessibile su questo.

Ad esempio, puoi scrivere: "Desidero ricevere una risposta telefonica al mio reclamo. Potete contattarmi al numero di telefono (020) 123 45 67."

Parte 2 di 2: Determinare quale saluto è più appropriato

Immagine titolata Do Automatic Writing Step 9

1. Usa "Cordiali saluti" per una chiusura ordinata e formale della tua lettera. Sebbene meno formale di "Cordiali saluti", questa chiusura è la più comune. Se scrivi una lettera commerciale a qualcuno che non conosci personalmente, come un`azienda, sei sempre sulla strada giusta con questa chiusura.

Immagine titolata Partecipa a MADD Step 6

2. Usa "Saluti" o "Cordiali saluti" per una chiusura leggermente meno formale della tua lettera. Queste opzioni sono ancora pulite, ma un po` meno formali.