Istruzioni passo passo gratis 
Crea un nuovo documento e imposta i margini del documento a 2,5 cm. Usa un carattere serif come Times New Roman, Georgia o Ariel. Assicurati di utilizzare una dimensione del carattere non superiore a 12, ma anche non inferiore a 10. La lettera non dovrebbe essere difficile da leggere a causa del carattere o della dimensione errati. Assicurati di utilizzare l`interlinea singola. 
La data corrente o la data in cui invii la lettera. La data è importante in quanto può essere utilizzata per i tuoi archivi e quelli del destinatario. Può essere utilizzato anche legalmente. Quindi assicurati che la data sia giusta. L`indirizzo del mittente. Questo è il tuo indirizzo, formattato in un formato di indirizzo standard. Se il tuo indirizzo è già nella carta intestata, puoi saltare questo passaggio. L`indirizzo del destinatario. Consiste nel nome e nell`indirizzo della persona a cui stai scrivendo la lettera. L`utilizzo di Mr/Mrs è facoltativo. Quindi, per esempio, se scrivi a Nina de Vries, puoi omettere la parte della signora. Il preambolo. Può essere "Cara signora de Vries" o "Cara Nina de Vries". Se non sei sicuro di chi leggerà la lettera, utilizza "Gentile signore o signora". Puoi anche usare `L.S.`, ma solo come ultima risorsa se non hai idea di chi leggerà la tua lettera. La parte centrale della lettera. Ci concentreremo su questo più avanti in questo articolo. La chiusura della lettera, con firma. Questo può essere "Cordiali saluti" o "Cordiali saluti". 
Inizia con "I" se vuoi esprimere la tua opinione come imprenditore. Usa "Noi" quando scrivi per conto di un`azienda o organizzazione. Concentrati su una dichiarazione diretta come: "Con questa lettera vorremmo informarti" o "Con questa lettera vorremmo chiederti". Puoi anche utilizzare una dichiarazione "I" quando scrivi la lettera come imprenditore. Ad esempio: "Ti sto contattando per" o "L`ho sentito di recente... e vorrei saperne di più su..." Ad esempio, se tu (come imprenditore) scrivi una lettera a Nina de Vries su una fattura non pagata del mese scorso, potresti iniziare con: "Ti sto contattando tramite questa lettera a causa di un saldo dovuto da marzo 2015 sul tuo conto .` Oppure, se sei un dipendente dell`azienda che risponde al reclamo di un cliente sul programma spaziale dell`azienda, potresti iniziare la lettera con: "Abbiamo ricevuto il tuo reclamo sul nostro programma spaziale su Marte".` Forse stai scrivendo la lettera per far sapere a un cliente che ha vinto un concorso o un posto in un corso. Inizia con una frase del tipo: "Sono lieto di informarti..." oppure "Siamo lieti di informarti che..." Se hai brutte notizie da darti, inizia con una frase del tipo: "Siamo spiacenti di informarti che..." o "Dopo un`attenta considerazione, ho deciso di non..." 
Un esempio di forma passiva è, ad esempio: `Quali lamentele specifiche posso risolvere per te??L`oggetto della frase, il cliente ("tu") è alla fine della frase, piuttosto che all`inizio della frase. Un esempio del modulo attivo è, ad esempio: `Cosa posso fare per risolvere i tuoi reclami??Questa versione della frase, nella forma attiva, è molto più chiara e comprensibile per il lettore. Usare la voce passiva può essere un buon modo per trasmettere il tuo messaggio senza prestare attenzione a un errore o a un punto discutibile. Ma solo allora usa questo. In generale, la voce attiva è molto più efficace nelle lettere commerciali. 
Usa una frase come: "Seguendo la mia lettera sulla fattura non pagata" o "Grazie per il pagamento di marzo". Oppure “È stato molto utile ascoltare la tua posizione sul programma spaziale alla conferenza di maggio.` 
Supponiamo che tu sia un imprenditore che richiede a un cliente di pagare una fattura. Usa una frase del tipo: "Ti sarei grato se pagassi la bolletta non pagata il prima possibile.` Supponi di scrivere per conto della tua azienda. Usa una frase del tipo: "Vorremmo fissare un appuntamento per un incontro personale tra te e il nostro responsabile delle Risorse umane". Puoi anche offrirti di rispondere a qualsiasi domanda o dubbio che i tuoi lettori potrebbero avere. Usa una frase come "Sarei felice di rispondere a qualsiasi domanda o dubbio che potresti avere sul tuo account".` Oppure, `Vuoi che ti forniamo maggiori dettagli sul programma??` 
Aggiungi una frase in cui ti rivolgi al destinatario in futuro. "Non vedo l`ora di vederti alla riunione di bilancio la prossima settimana.` o `Non vedo l`ora di discuterne ulteriormente con voi durante la nostra visita alla sede centrale.` Annota tutti i documenti che desideri aggiungere alla tua lettera. Aggiungi una frase del tipo "Negli allegati troverai il conto in sospeso" o "In allegato troverai una copia del nostro programma spaziale.` Termina la lettera con una frase di chiusura. Si prega di utilizzare "Cordiali saluti" per clienti o clienti. Usa "Cordiali saluti" nelle lettere formali a persone che non conosci. Usa "Cordiali saluti" o "Cordiali saluti" solo quando scrivi a qualcuno che conosci o con cui lavori bene. 
Nota qualsiasi uso della voce passiva e cerca di adattare la frase alla voce attiva. Nota le frasi lunghe, poco chiare e complicate. In una lettera commerciale, di solito meno è di più, quindi se possibile accorcia la lunghezza delle tue frasi.
Scrivere una lettera commerciale ai clienti
Contenuto
Quando gestisci un`attività, probabilmente devi scrivere lettere ai tuoi clienti. Potrebbe essere necessario informarli di nuovi eventi o offerte speciali oppure potrebbe essere necessario rispondere per conto della propria azienda a un cliente che ha presentato un reclamo. Qualunque sia il motivo della tua lettera, usa sempre un tono professionale.
Passi
Parte 1 di 2: formattazione di una lettera commerciale
1. Usa una carta intestata professionale. Una lettera commerciale rappresenta la tua azienda. Quindi dovrebbe avere un aspetto distintivo ed essere di alta qualità. Su di esso deve essere presente anche il logo o il marchio dell`azienda.
- È possibile creare carta intestata utilizzando i layout in Microsoft Word. Assicurati di utilizzare il tuo logo o marchio esistente nella carta intestata.
2. Apri un programma di elaborazione testi. Dovresti sempre creare una lettera commerciale su un computer.
3. Usa la forma del blocco. Il modulo in blocco è il formato più comunemente utilizzato per le lettere commerciali. È anche il più facile con cui lavorare. Ogni intestazione dovrebbe essere contro il margine sinistro e ci sarà uno spazio dopo ogni intestazione. Partendo dall`alto verso il basso, la tua lettera commerciale dovrebbe avere le seguenti intestazioni:
Parte 2 di 2: Scrivere la lettera commerciale
1. Determina chi è il tuo pubblico di destinazione. Il tono della lettera dovrebbe essere sempre professionale, indipendentemente dal tuo pubblico di destinazione. Ma potrebbe essere necessario modificare la lingua o la formulazione a seconda del destinatario. Se stai scrivendo al dipartimento delle risorse umane di un`altra azienda, sii un po` più formale nella tua lingua. Ma se stai scrivendo a un cliente specifico, puoi usare un linguaggio più informale o informale.
- Determinare il tuo pubblico di destinazione significa anche che puoi essere chiaro nei confronti del tuo pubblico di destinazione. Evita di usare una terminologia che il tuo lettore non capisce. Ad esempio, un cliente probabilmente non conosce le abbreviazioni utilizzate per il programma spaziale della tua azienda, quindi non utilizzare quelle nella lettera.
- La regola d`oro per scrivere una buona lettera commerciale è essere chiari, concisi ed educati.
2. Indica lo scopo della lettera nella prima frase. Pensa allo scopo della lettera. È per informare i tuoi clienti della tua nuova posizione? È per ricordare a un cliente una fattura non pagata o un saldo in sospeso? O per rispondere al reclamo di un cliente? Con questo obiettivo in mente, crea una bozza per la prima frase che faccia immediatamente sapere al tuo lettore di cosa tratta la lettera. Non essere vago sullo scopo della tua lettera. Sii diretto.
3. Usa la voce attiva invece della voce passiva. Nel linguaggio comune usiamo spesso la forma passiva. Ma la voce passiva rende ciò che scrivi noioso e confuso. La voce attiva è molto più efficace in una lettera commerciale perché dà un tono più deciso.
4. Indica un evento o una conversazione precedente con il lettore, se applicabile. Potresti aver contattato Nina de Vries all`inizio di questo mese con un avviso sul suo conto non pagato. O forse un cliente ha espresso frustrazione per il programma spaziale in una conferenza il mese scorso. Se hai già interagito con il lettore, riconoscilo. Ricorda al lettore il tuo precedente contatto e fa sembrare la lettera commerciale più urgente e importante.
5. Fai una richiesta o offri aiuto. Imposta un tono positivo con il lettore facendo una richiesta educata o offrendogli aiuto sotto forma di una relazione collaborativa.
6. Chiudi la lettera. Aggiungi un invito all`azione, per te stesso e per il lettore. Potrebbe trattarsi di una richiesta di pagamento prima di una data specifica o di una nota su come fissare un appuntamento formale con il lettore.
7. Leggi di nuovo la lettera. Tutta la tua meticolosa formattazione e le tue parole sono state inutili se la lettera è piena di errori di ortografia!
Consigli
- Quando stampi la lettera, usa un A4 vuoto. Quando invii la lettera, piegala in tre e spediscila in una busta standard.
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