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A seconda della situazione, la tua lettera potrebbe portare a trattative. In tal caso, è più conveniente chiedere inizialmente più tempo del necessario. Questo crea spazio per negoziare. Se la persona a cui stai chiedendo una tregua non è disposta a darti tutto il tempo che hai chiesto, puoi quindi scendere a compromessi e finire comunque con una tregua praticabile per te. Stima il tuo ritmo in base a ciò che hai già fatto e a ciò che devi ancora fare. Ad esempio, se hai lavorato a un progetto per tre mesi, dovresti essere in grado di stimare ragionevolmente bene quanto hai ancora bisogno di fare e quanto tempo ci vorrà. Essere consapevoli delle restrizioni che si applicano al destinatario. Può darsi che anche la persona a cui chiedi un rinvio debba rispettare delle scadenze che sono ostacolate dal tuo rinvio. Ad esempio, i docenti di un college o di un`università spesso devono presentare i voti prima di una certa data e adeguano di conseguenza la scadenza per le tesi. 
Una buona ragione potrebbe essere che vuoi lavorare a fondo e con attenzione. Ad esempio, se si sta lavorando a un progetto che ha un impatto sulla sicurezza altrui, può essere utile segnalarlo quando si richiede un rinvio. Se hai più motivi per chiedere un rinvio, scegli il più importante e concentrati su quello. Ad esempio, se desideri più tempo per rispondere a un`offerta di lavoro, indica che hai bisogno di più tempo per capire quali saranno i costi di trasloco per te (in tal caso) piuttosto che dire che stai aspettando un`offerta da un altro datore di lavoro. 
Ad esempio, se tuo nonno muore due giorni prima della consegna della tesi, indica che stai chiedendo un rinvio per "circostanze familiari" invece delle più vaghe "circostanze". Potresti anche indicare che tuo nonno è morto e per quanto tempo sei assente di conseguenza. Metti in ordine i tuoi documenti prima di inviare la richiesta di differimento. Soprattutto se la tua richiesta è rivolta al governo o ad altro ente ufficiale, è bene indicare quali azioni e richieste hai intrapreso finora. Se puoi dimostrare di aver seguito i passaggi giusti finora, funzionerà solo a tuo vantaggio. 
Anche se conosci il destinatario, scegli un saluto formale. Quindi non `Ciao Erik` o qualcosa del genere. Prova a indirizzare la tua lettera a una persona specifica. Se stai inviando la lettera a un`autorità e davvero non sai quale persona all`interno di tale autorità dovrebbe inviare la lettera, scegli "Gentile signore/signora". 
Ad esempio, puoi iniziare la tua lettera con: "Mi chiamo Tom de Vries e partecipo alla tua lezione di storia moderna il martedì mattina.Di conseguenza, il tuo insegnante sa immediatamente chi sei e non deve capirlo. 
Dopo il contenuto della tua lettera stessa, segue il saluto di chiusura. Il più comune è "Cordiali saluti". In situazioni molto formali, invece, puoi scegliere "Distinti saluti". Tutte le altre opzioni, come "Saluti" o "Saluti", sono troppo informali. Se hai bisogno di una risposta entro una certa data, ti preghiamo di indicarlo nel paragrafo di chiusura. Ad esempio, scrivi: "Dato che devo prenotare un volo entro (data) al più tardi per essere puntuale al funerale di mio nonno, vorrei sapere da te entro (data) se sei d`accordo con la richiesta di cui sopra". Scegli con cura la tua formulazione; cerca di non essere troppo invadente. 
Se invii la lettera per posta, assicurati che la lettera sia stampata su una stampante di buona qualità. Se sono presenti macchie o righe di inchiostro, stampare di nuovo la lettera. 
Il destinatario può vedere quando hai inviato l`e-mail. Sii consapevole di questo, soprattutto se hai un talento per inviare e-mail di notte. Mantieni la tua email formale. Sii formale nella tua e-mail come saresti in una lettera. Ciò significa anche che stai inviando un`e-mail da un indirizzo e-mail dall`aspetto professionale. Evita un indirizzo con numeri e caratteri speciali. Se necessario, crea un nuovo indirizzo email aziendale. qualcosa come "tom"[email protected]` va bene. Non inviare via fax la tua lettera se non espressamente richiesto dal destinatario. Se stai inviando la tua lettera via fax, conserva la conferma di spedizione che il fax stampa dopo che la tua lettera è stata inviata. 
Richiedi un rinvio in una lettera
Contenuto
A volte succede qualcosa che ti fa chiedere un ritardo. Ad esempio, al tuo programma di studio quando hai bisogno di più tempo per la tua tesi, o quando rischi di perdere le scadenze per un progetto sul lavoro. È quindi importante scrivere una lettera in modo corretto ed efficace in cui si richiede un rinvio. Pensa attentamente a cosa esattamente stai per chiedere. Di quanto ritardo hai bisogno e perché? Quindi comporre e inviare una lettera formale con una richiesta di avviso di ricevimento.
Passi
Metodo 1 di 3: prepara il contenuto della tua lettera
1. Scrivi la lettera il prima possibile. Inizia a redigere la lettera non appena sai di aver bisogno di una tregua. Questo dà al destinatario più tempo possibile per prendere una decisione sulla tua situazione. Dimostri anche di essere preparato, anche se chiedi un adeguamento della pianificazione.
2. Determina quanto tempo extra ti occorre. Prendi in considerazione tutte le circostanze e invia una richiesta realistica. Se chiedi troppo poco tempo extra, potresti dover chiedere di nuovo un`estensione. Se chiedi un rinvio una seconda volta, dà l`impressione di non avere una visione d`insieme. Quindi evitalo; piuttosto sopravvalutare la quantità di tempo extra di cui hai bisogno.
3. Sii consapevole delle regole. Si prega di verificare la scadenza corrente prima di richiedere di modificare la scadenza. Non vuoi dare l`impressione di non avere la visione d`insieme mostrando di non sapere esattamente cosa ci si aspetta da te quando chiedi un rinvio.
4. Fornisci una buona ragione per cui stai chiedendo un rinvio. Di solito una scadenza c`è per un motivo, quindi se chiedi un rinvio devi avere una buona ragione per questo. Pensa attentamente a quale sia questa buona ragione e mettila onestamente su carta. Non mentire o esagerare; questo non ti aiuterà.
5. Si prega di includere i dettagli rilevanti come parte della richiesta. Fornendo dettagli, la tua lettera risulta più credibile e professionale. Ciò è particolarmente importante se stai indirizzando la tua lettera a un`agenzia governativa o ad un altro organismo di cui non hai mai incontrato persone.
6. Scegli una lettera positiva. Nessuno vuole leggere una lettera che solo brontola. Descrivi gli eventi negativi in modo succinto, concentrandoti sulla soluzione positiva che proponi. Ad esempio, se ritieni che l`offerta di stipendio sia troppo bassa, potresti scrivere: "Ho bisogno di più tempo per considerare la tua offerta. Tuttavia, penso che con uno stipendio più alto sarei in grado di svolgere meglio la posizione."
7. Leggi completamente la tua lettera prima di inviarla. Per favore, prenditi del tempo per leggere la tua lettera nella sua interezza. Fai attenzione a eventuali errori di ortografia o frasi che non scorrono correttamente. Usa il correttore grammaticale e ortografico sul tuo computer. Se possibile, chiedi a qualcun altro di leggere la lettera prima di inviarla. Prenditi davvero il tempo per questo; con errori di ortografia la tua lettera risulta trasandata e questo non aiuta la tua richiesta.
Metodo 2 di 3: Seguendo le convenzioni ufficiali
1. Usa l`ordine corretto nel titolo. Inizi con il tuo nome e indirizzo in alto a sinistra. Quindi una riga vuota e poi il nome e l`indirizzo della persona a cui stai indirizzando la lettera, sempre a sinistra. Poi un`altra riga vuota e poi la data di invio della lettera (anche a sinistra). Se hai un riferimento dalla corrispondenza precedente, mettilo sotto la data (sempre con una riga vuota in mezzo). Poi un`altra riga vuota e poi l`oggetto della tua lettera.
- Se invii la tua richiesta via e-mail, puoi saltare tutto questo e iniziare con il saluto. Inserisci l`oggetto e l`attributo (se presente) nella riga dell`oggetto della tua email. Ad esempio, se invii un`e-mail al tuo insegnante, puoi inserire nell`oggetto: `Tom de Vries Student number 042142242 Richiedi rinvio tesi`.
2. Usa un saluto completo e corretto. Inizia con "Gentile" e poi "Signore" o "Signora" e poi il cognome. Invece di "signore" o "signora" a volte puoi anche usare il titolo di qualcuno. Ad esempio "Caro Professor De Wilde".
3. Usa i paragrafi correttamente. Di solito sono sufficienti tre paragrafi. Il primo paragrafo è l`apertura ed è composto da una o due frasi. Nel secondo paragrafo, spiega qual è la tua richiesta, in due o quattro frasi. Il terzo paragrafo è la chiusura ed è composto da una o due frasi.
4. Prestare attenzione al paragrafo di chiusura. Non sottovalutare l`importanza di un buon riassunto. Ripeti la tua richiesta in una frase e dai un`apertura per il contatto. Ad esempio, termina con: "Se hai domande sulla mia richiesta, mi piacerebbe avere tue notizie."
5. Aggiungi il tuo nome e la tua firma. Dopo il saluto di chiusura segue una virgola. Al di sotto, lascia da tre a quattro righe vuote. Il tuo nome sarà sotto. Usa lo spazio vuoto sopra il tuo nome per mettere la tua firma. Se spedisci la lettera, ometti le linee bianche. In tal caso, il tuo nome sarà direttamente sotto il saluto di chiusura.
Metodo 3 di 3: Invia la lettera al destinatario
1. Fai una copia della tua lettera. Una volta che la tua lettera è completa, fai una copia della tua lettera. Se invii la tua lettera per posta, fai una copia della versione firmata. Se non hai una fotocopiatrice, puoi scattare una foto della lettera firmata e salvarla. Se invii la lettera per posta in una data successiva a quella indicata nella lettera, annotalo sulla tua copia della lettera. Conserva la copia per i tuoi archivi.
2. Invia la lettera per posta ordinaria. Porta la tua lettera all`ufficio postale o in una cassetta delle lettere o in un punto postale della compagnia postale di tua scelta. Se vuoi essere sicuro che la tua lettera sia arrivata, scegli la consegna con conferma di ricezione. Paghi un extra per quello.
3. Invia la lettera via e-mail. Questo è spesso il modo migliore per inviare la tua richiesta, poiché richiede il minimo sforzo ed è molto affidabile. Prima di inviare l`e-mail, controlla l`indirizzo e-mail del destinatario e includi un oggetto chiaro.
4. Bel. Se il tuo rinvio è molto urgente, o hai bisogno di un rinvio poco prima della scadenza, potrebbe essere meglio chiamare la persona a cui stai chiedendo un rinvio invece di inviare un`e-mail o inviare una lettera. Se stai chiamando invece di scrivere, usa comunque un tono formale e spiega in modo strutturato perché stai chiedendo un ritardo. Prendi appunti in anticipo e tienili a portata di mano quando chiami.
Consigli
- Cerca di mantenere la tua lettera su una pagina. Con una lettera più lunga corri il rischio di impantanarti in troppi dettagli e di perdere il lettore.
- Controlla se il destinatario invia normalmente una ricevuta di consegna. Questo è spesso il caso delle istituzioni governative, per esempio. Se non ricevi una conferma di ricezione quando avresti dovuto, ci sono buone probabilità che la tua richiesta non sia arrivata.
Avvertenze
- Sii realistico in tutti gli impegni che prendi. Se prometti di fare del lavoro extra, tienilo a mente quando proponi la nuova scadenza. Vuoi evitare che nel tempo extra che ottieni, sei solo impegnato con quel lavoro extra in modo da non arrivare ancora al tuo lavoro originale alla fine.
- Assicurati che la richiesta di rinvio sia una tantum. Assicurati di portare a termine il lavoro prima della nuova scadenza. Non vuoi doverlo chiedere una seconda volta.
- Verifica di aver incluso tutti gli allegati nella tua richiesta. Potrebbe essere necessario, in particolare per le agenzie governative, allegare determinati allegati alla lettera. Prima di inviare la lettera, verificare se gli allegati sono completi.
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