Istruzioni passo passo gratis 
Potresti anche scrivere "Per favore RSVP: HR Meeting 6/10". 
È importante menzionare anche l`argomento dell`incontro per dare loro un`idea di cosa aspettarsi. 
Se l`incontro non è necessario, puoi scrivere: "Proposta riunione 6/10 su tattiche investigative efficienti. 
Tuttavia, va bene usare abbreviazioni comuni e comunemente usate come "RSVP", "HR" e "Wo". 
Ad esempio: "6 ottobre, 10:30 - 11:45". Se la riunione è online, elenca il fuso orario in modo che le persone con fusi orari diversi non lo perdano a causa di problemi di comunicazione. Ad esempio, potresti scrivere: 6 ottobre, 10:30 - 11:45 (UTC+1). 
Quando dai indicazioni, sii il più dettagliato possibile. Ad esempio: "Vieni nella sala riunioni 592 nel Timarengebouw (209 Hoofdstr.). La camera 592 si trova al 12° piano dell`edificio, sul lato sud dell`edificio (alla vostra sinistra dopo essere usciti dall`ascensore).` 
10:30 - 10:45 Aggiornamento dello stato del progetto 10:45 - 11:10 Confronta e seleziona le proposte adatte 11:10 - 11:30 Brainstorming e lancio degli obiettivi 
Leggi la tua email ad alta voce per assicurarti che la tua scrittura sia chiara e concisa prima di inviarla. 
Assicurati che sia un momento in cui tu e i partecipanti previsti siete disponibili. A seconda dell`applicazione della tua azienda, potresti dover modificare le impostazioni di visualizzazione per mostrare il calendario di tutti (oltre al tuo). 
Se ci sono persone che non possono partecipare, i loro nomi verranno contrassegnati. L`assistente mostrerà anche gli orari consigliati per te e per i partecipanti previsti. 
L`aggiunta dell`ora di fine tiene conto dell`ora degli altri partecipanti in modo che sappiano cosa aspettarsi e pianificano il tragitto giornaliero o il lavoro durante la riunione. 
Se non vedi la tua voce nella schermata dell`appuntamento, torna indietro e ripeti la procedura finché non viene visualizzata. 
Fornisci l`indirizzo della sede, anche se pensi che lo sappiano già. Fai clic su "Invia" quando hai finito.
Organizza un incontro via e-mail
Contenuto
L`organizzazione di una riunione richiede che tutte le informazioni pertinenti siano comunicate in modo chiaro e conciso. Devi far sapere alle persone quando è, dove si trova e cosa deve essere discusso. Può essere utile aggiungere alcune note nel caso in cui siano necessari lavori preparatori o forniture per riunioni. Sia che tu stia utilizzando la tua e-mail o un`applicazione come Outlook, assicurati di includere tutte le nozioni di base in modo che i tuoi invitati conoscano tutti i fatti e sappiano cosa aspettarsi.
Passi
Metodo 1 di 3: crea una linea tematica forte
1. Scrivi un oggetto breve e pertinente con la data e l`oggetto della riunione. L`inclusione di questi dettagli garantisce che gli invitati sappiano quando è e cosa deve essere discusso, senza nemmeno aprire l`e-mail. Ad esempio, potresti scrivere: “Riunione 8/12: Nuove linee guida per la segnalazione.`
Avvertimento: È probabile che tralasciando l`argomento della riunione le persone rispondano chiedendo se è rilevante per il loro dipartimento o se la loro presenza è obbligatoria, quindi assicurati di includere l`argomento!
2. Richiedi conferma della presenza nell`oggetto. Se vuoi sapere chi verrà alla riunione, chiedi conferma nella riga dell`oggetto. In questo modo, sapranno rispondere il più rapidamente possibile, anche prima di aprire l`e-mail. Potresti scrivere: `Venerdì 6/10 riunione delle risorse umane, per favore z.S.m. per confermare.`
3. Informali nella riga dell`oggetto se si tratta di una riunione di emergenza. Se si tratta di un argomento urgente o urgente che giustifica immediatamente un incontro, aggiungi un senso di urgenza alla riga dell`oggetto. Ad esempio, potresti scrivere qualcosa sulla falsariga di "Riunione di emergenza lunedì 31/2": sicurezza informatica".
4. Indicare se è richiesta o meno la presenza. Se lavori per una grande azienda, la presenza di alcune persone potrebbe non essere richiesta per ogni riunione. Menziona il dipartimento pertinente nella riga dell`oggetto o fai sapere ai destinatari se dovrebbero partecipare. Ad esempio, potresti scrivere: "Incontro di marketing obbligatorio 6/10".
5. Usa parole complete nella riga dell`oggetto per evitare confusione. Le abbreviazioni possono sembrare efficaci, ma non sono così specifiche come le parole complete e possono creare confusione. Ad esempio: "SEV" può significare "sistemi ed elaborazione" o "stato e progresso", a seconda di chi ha e non ha familiarità con il gergo che stai utilizzando.
Metodo 2 di 3: Scrivi il corpo della tua email
1. Scrivi una breve introduzione amichevole e una breve nota. Presentarsi è necessario se lavori per una grande azienda o se non conosci ancora tutti. È anche importante menzionare in questa breve introduzione se è necessario compilare e/o portare alla riunione eventuali documenti o forniture.
- Rendi la tua presentazione personale o pertinente al lavoro. Ad esempio: "Salve squadra, non vedo l`ora che il nuovo programma venga lanciato la prossima settimana!
Consiglio: Ricorda ai destinatari quando completare le attività o portare qualcosa alla riunione. Ad esempio: `Come promemoria, porta quattro copie cartacee degli elenchi dei contatti dei tuoi fornitori.`
2. Menziona la data e l`ora della riunione su una riga separata in modo che risalti. Questa è un`informazione essenziale per consentire alle persone di partecipare alla riunione, quindi desideri che sia chiara e si distingua dal resto del testo. Tieni due righe vuote sopra e sotto il testo e/o mettilo in grassetto.
3. Si prega di indicare la posizione dopo la data e l`ora. Fai risaltare il luogo tanto quanto la data e l`ora, soprattutto se ti stai incontrando in un posto nuovo, se è difficile da trovare o se sai che alcuni destinatari non hanno familiarità con la zona. Per le riunioni virtuali (tramite un forum dal vivo o una chat video), fornire un collegamento al forum o una videochiamata per un facile accesso.
4. Condividi lo scopo dell`incontro. Far conoscere ai destinatari lo scopo della riunione. Fornire una breve agenda per la riunione per aiutare a identificare le attività che devono essere svolte in anticipo. Puoi semplicemente specificare l`oggetto (come "Aggiornamento sulla sicurezza informatica") oppure puoi specificare una sequenza temporale:
5. Correggi la tua email per errori grammaticali e fattuali. Le cose più importanti da correggere sono la data, l`ora e il luogo della riunione, quindi assicurati di averla corretta! Puoi anche correggere la tua introduzione, l`agenda o qualsiasi altra nota che potresti aver incluso per assicurarti di aver coperto almeno le basi.
Metodo 3 di 3: utilizzo di Outlook o di un`applicazione di calendario integrata
1. Fai clic su "Nuova riunione" nella scheda Home in Outlook. Se la tua azienda utilizza un database di comunicazione con un calendario integrato, come Outlook, utilizzalo per impostare la tua riunione. Di solito è il modo più comune per rimanere in contatto con le persone con cui lavori.
- Se la tua azienda non utilizza Outlook o simili, puoi utilizzare l`e-mail di lavoro per inviare l`invito.
2. Seleziona un`ora e una data nella finestra "Assistente calendario". Dopo aver creato una nuova riunione, verrà visualizzata la finestra "Calendario". Fare clic su "Assistente calendario" e indicare un`ora e una data disponibili per l`incontro.
3. Aggiungi partecipanti digitando il loro nome o utilizzando la tua rubrica. Fare clic sulla barra di testo per inserire manualmente i nomi o sfogliare la rubrica e selezionare i nomi dall`elenco. Utilizza la funzione "Assistente calendario" per verificare la disponibilità di altre persone.
4. Imposta l`ora di inizio e di fine della riunione. Assicurati che la data della riunione corrisponda alla data selezionata in precedenza e fai clic sul pulsante del calendario per apportare eventuali modifiche. Quindi utilizzare le frecce in basso a destra degli elenchi di orari per selezionare l`ora di inizio e di fine corrette.
5. Fai clic su "Appuntamento" nella scheda "Riunione" nella parte superiore dello schermo. Facendo clic su questo pulsante si tornerà alla finestra dell`appuntamento generale e si vedrà la data programmata dell`incontro. Da qui puoi aggiungere un oggetto, una posizione e delle note.
6. Sii specifico quando inserisci l`oggetto, la posizione e le note. Fai sapere ai destinatari in poche parole di cosa tratta l`incontro (ad es. "Prossima prova del prodotto"). Sii preciso sulla posizione e fornisci indicazioni se non è un tipico luogo di incontro o se è difficile arrivarci. Includere eventuali note aggiuntive (come il lavoro di preparazione) rilevanti per la riunione.
Consiglio: Evita argomenti troppo ampi come il "brainstorming", perché non dice molto alle persone sullo scopo della riunione. Invece, potresti dire: "Raccontare i venditori per un nuovo prodotto".
Consigli
- Quando rileggi la tua e-mail o invito, mantienila breve e dolce.
- Usa uno stile di scrittura amichevole e professionale.
- Ricontrolla l`elenco dei destinatari per assicurarti che tutti coloro che devono essere presenti siano invitati.
- Digita gli indirizzi nella riga `bcc` se vuoi che gli indirizzi degli altri destinatari siano nascosti ai destinatari.
Avvertenze
- Non inviare l`invito o l`e-mail senza data, ora e luogo. Probabilmente frustrerà i tuoi invitati e riceverai molte domande che richiedono tali informazioni.
- Non capitalizzare tutto: sembrerà urlante e molto poco professionale.
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