Come Scrivere una Lettera di Referenze: 13 Passaggi (con Immagini)

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Se ricopri una posizione di leadership, sia in un`azienda, scuola o università, sia come volontario in un`associazione o organizzazione senza scopo di lucro, ti potrebbe essere chiesto occasionalmente di scrivere una lettera di raccomandazione per qualcuno. Le persone spesso hanno bisogno di una lettera di raccomandazione o di un riferimento per fare domanda per un lavoro o per una particolare istruzione, corso o studio. La lettera di raccomandazione che scrivi dovrebbe essere formale sia nel formato che nel tono e dovrebbe enfatizzare gli attributi o le abilità positivi che emergono dal lavoro o dal comportamento del candidato.

Passi

Parte 1 di 3: Formattazione di una lettera di referenze

Immagine titolata Scrivi una lettera di riferimento Step 1

1. Digita la tua lettera sul computer utilizzando un programma di elaborazione testi. Può sembrare più personale scrivere la lettera a mano, ma una lettera dattiloscritta sembra molto più professionale. Una lettera digitata è anche molto più facile da leggere per il destinatario.

Piuttosto usa uno speciale programma di elaborazione testi per le lettere rispetto al normale programma di scrittura sul tuo computer. Ad esempio, non troverai tutte le opzioni necessarie per il layout della tua lettera nei programmi di elaborazione testi standard.
Se il candidato ti chiede di inviare la lettera via e-mail, dovrai comunque digitare separatamente una lettera che puoi firmare a mano, in modo da poter poi inviare la lettera firmata come allegato in PDF con l`e-mail, invece di digitare semplicemente la lettera nell`e-mail stessa.

Immagine titolata Scrivi una lettera di riferimento Step 2

2. Trova il modello di una lettera commerciale. L`applicazione di elaborazione testi che utilizzi di solito ha diversi modelli che ti consentono di scegliere facilmente il formato giusto per la tua lettera. Il classico modello di lettera commerciale di solito ha margini fissi e altre impostazioni predefinite, quindi non devi impostare tutto manualmente.

La maggior parte delle applicazioni di elaborazione testi ti consente di scegliere tra diversi formati di lettere standard. Scegli il formato per una lettera commerciale formale e non il formato destinato a una lettera personale o informale.

Scegli un font tradizionale e di facile lettura, come Times New Roman o Helvetica.

Solitamente nel corpo della lettera si sceglie di lasciare due righe aperte tra i paragrafi, senza indentazione. Se scegli di far rientrare all`inizio di ogni paragrafo, non è necessario lasciare due righe tra i paragrafi.

Immagine titolata Scrivi una lettera di riferimento Step 3

3. Inserisci il nome e i dettagli dell`indirizzo. Nella parte superiore della prima pagina della lettera, inserisci il tuo nome e indirizzo; per la precisione nell`angolo in alto a destra della pagina. Metti il nome e l`indirizzo del destinatario a sinistra nella stessa pagina.

È intenzione che tu includa nella lettera anche ulteriori dettagli di contatto, come un numero di telefono o un indirizzo e-mail a cui puoi essere contattato direttamente.

Se utilizzi una carta intestata che contiene già i tuoi dati di contatto, in linea di principio non è necessario includere nuovamente il tuo nome e indirizzo. Solo se utilizzi della cancelleria che si riferisce al tuo datore di lavoro nel suo insieme e non a te personalmente, dovrai aggiungere anche i tuoi dati.

Dovrebbe esserci una riga per la data sotto l`indirizzo. A seconda del modello che stai utilizzando, potrebbe esserci anche una riga dell`oggetto. Come soggetto puoi semplicemente compilare: `Oggetto: Lettera di raccomandazione per` seguito dal nome del candidato.

Nella maggior parte dei casi vorrai indirizzare la lettera a una persona specifica. Se la lettera verrà letta da più persone, è sufficiente indirizzarla al `Comitato di selezione` o al `Comitato di ammissione`. Se possibile, parla con il candidato per scoprire a chi è meglio indirizzare la lettera.

Immagine titolata Scrivi una lettera di riferimento Step 4

4. Se ce l`hai, usa la carta intestata. Se il tuo datore di lavoro ha articoli di cancelleria speciali o hai i tuoi articoli di cancelleria personali, renderà la lettera molto più professionale. In entrambi i casi, assicurati di stampare la lettera su carta di buona qualità.

L`aspetto della lettera dà un`impressione sia del candidato che di te stesso. È quindi meglio assicurarsi che la lettera appaia il più professionale possibile.

La carta bianca di buona qualità va bene. Non usare mai carta da copia economica. Puoi sicuramente trovare una buona cartoleria in qualsiasi cartoleria o in una delle migliori case d`acqua.

Immagine titolata Scrivi una lettera di riferimento Step 5

5. Fai una prima bozza. Di solito è una buona idea organizzare i tuoi pensieri sul candidato prima di scrivere effettivamente la lettera. Fai un elenco delle caratteristiche che vuoi includere nella lettera e poi scegli i punti di forza.

Tieni presente che normalmente la tua lettera non dovrebbe essere più di una pagina. Una lettera di raccomandazione accademica può essere lunga fino a due pagine.

Questo ti darà spazio per circa tre brevi paragrafi nel corpo della tua lettera. Poiché lo spazio è il criterio più importante, dovrai scrivere in modo efficiente in modo che ogni parola conti.

A volte può essere una buona idea parlare di nuovo con il candidato mentre stai lavorando al design della lettera. Scopri un po` di più sul lavoro o sul programma di studio per cui si candida o vorrebbe candidarsi e quali qualità o abilità saranno apprezzate dalla persona che esaminerà la lettera.

Parte 2 di 3: Fare una prima bozza

Immagine titolata Scrivi una lettera di riferimento Step 6

1. Presenta te stesso e il candidato. Dovrebbe esserci una riga sotto l`oggetto della tua lettera che inizia con "Gentile", seguita dal nome della persona che riceverà la lettera. Nella frase di apertura successiva menzioni il tuo nome, il nome del candidato e il motivo della tua lettera.

Spiega la tua relazione con il candidato e da quanto tempo lo conosci. Se hai determinate qualifiche che rendono più prezioso il tuo riferimento, dovresti menzionarle anche tu.
Conferma i dettagli relativi alla domanda o alla domanda del candidato. Se sei il suo dirigente nel campo professionale, dovrai indicare il nome dell`azienda e sia la tua posizione che quella del candidato (se pertinente), da quanto tempo il candidato ha lavorato per l`azienda e da quanto tempo hai stato il suo supervisore.
Ad esempio, potresti scrivere: `Mi chiamo Ben de Bie e lavoro come capo dipartimento alla Jeans Factory. Sto scrivendo questa lettera di raccomandazione per Jaap Jansen, che ha lavorato sotto la mia guida presso la Jeans Factory negli ultimi cinque anni.`

Immagine titolata Scrivi una lettera di riferimento Step 7

2. Quindi nomina almeno tre abilità o qualità eccezionalmente buone che il candidato ha. Immediatamente dopo la tua introduzione, includi una frase che elenca i tratti e/o le abilità che descriverai più dettagliatamente nel corpo della lettera.

Il tipo di abilità o tratti che includi in questa sezione dipenderà sia dal tuo rapporto con il candidato che dallo scopo della tua lettera. Un cosiddetto riferimento di carattere ha lo scopo di menzionare tratti caratteriali esclusivi nella lettera, mentre un riferimento di lavoro dovrebbe concentrarsi principalmente su abilità specifiche che il candidato padroneggia e che lo rendono adatto al lavoro in questione.

Le lettere accademiche di raccomandazione sono in una certa misura una combinazione di questi due tipi di lettere. Oltre alle competenze che rendono il candidato idoneo a una specifica formazione o studio, potresti aggiungere anche tratti caratteriali, come la sua intelligenza o il fatto che il candidato sia curioso per natura.

Questa dovrebbe essere l`ultima frase del tuo primo paragrafo. Elenca semplicemente le abilità o i tratti: ne parlerai ulteriormente nel prossimo paragrafo. Ad esempio, potresti scrivere: "Sulla base della mia esperienza, posso dire che Jaap Jansen ha la resistenza, le capacità organizzative e di comunicazione per essere un`aggiunta preziosa alla tua azienda".`

Immagine titolata Scrivi una lettera di riferimento Step 8

3. Fornisci esempi per illustrare. Nel secondo paragrafo della tua lettera di raccomandazione, descriverai in dettaglio ciascuna delle abilità o dei tratti che hai elencato alla fine del paragrafo introduttivo.

Non dimenticare che lo spazio è un criterio importante e che la lettera non deve essere troppo lunga. È quindi meglio cercare di trovare un esempio concreto che illustri almeno due, se non tutti e tre, dei tratti o abilità che hai menzionato nell`introduzione.

Qualcosa di concreto che hai osservato dal candidato e che dimostra le capacità o le caratteristiche che hai menzionato è il modo più efficace per chiarire cosa intendi.

Ad esempio, potresti scrivere: `Jaap Jansen mi ha mostrato di essere in grado di eseguire diverse attività contemporaneamente ed eseguire diverse azioni relative al montaggio o alla stampa di pulsanti contemporaneamente. Ad esempio, una volta si è offerto volontario per fare un lavoro extra quando prevedeva ritardi nella produzione dovuti alla malattia di molti altri dipendenti. Ha regolarmente assunto ulteriori responsabilità e straordinari, assumendo allo stesso tempo anche un ruolo attivo all`interno della sua comunità e della sua famiglia.`

Immagine titolata Scrivi una lettera di riferimento Step 9

4. Scrivi il tuo paragrafo di chiusura. Nel tuo terzo e ultimo paragrafo, puoi concludere con una nota positiva ribadendo e riassumendo le abilità o i tratti che hai sottolineato nel corpo della tua lettera. Inoltre, puoi indicare che ritieni che il candidato sia idoneo al lavoro o al corso di studio o corso di studio per il quale vuole candidarsi o per il quale ha presentato domanda.

Questo paragrafo non dovrebbe essere più lungo di due o tre frasi. In una frase puoi riassumere il nocciolo della lettera e consigliare il candidato. Puoi anche includere una frase che metta in relazione l`esempio del secondo paragrafo con il tuo lavoro futuro.

Ad esempio, potresti scrivere: "Da allora, quando valuto il lavoro degli altri miei dipendenti, tengo sempre a mente il lavoro di Jaap Jansen. Con la sua resistenza, capacità organizzative e comunicative, Jaap sarebbe un`aggiunta preziosa alla tua azienda.`

Immagine titolata Write a Reference Letter Step 10

5. Invita a porre domande di follow-up. Nell`ultima frase della tua lettera, è meglio indicare il modo più semplice in cui il destinatario può contattarti se ha domande o desidera discutere ulteriormente con te le informazioni nella lettera.

Indica un modo specifico in cui il destinatario può contattarti, inclusi i giorni e gli orari in cui sei o non sei disponibile.

Ad esempio, potresti scrivere: "Se hai domande o desideri discutere le mie esperienze con Jaap in modo più completo, non esitare a chiamarmi al numero (020) 123 45 67. Di solito sono raggiungibile a questo numero dal lunedì al venerdì dalle 09:00 alle 17:00.`

Parte 3 di 3: Chiusura della lettera di referenze

Immagine titolata Scrivi una lettera di riferimento Step 11

1. Controlla attentamente la tua lettera. Una lettera con errori di ortografia o grammatica e uso scorretto della punteggiatura non solo dà un`immagine negativa del candidato, ma anche di te. A seconda del tipo di lavoro, corso o istruzione per cui il candidato ha fatto domanda, una lettera di raccomandazione mal rivista può avere un impatto negativo.

Il programma di elaborazione testi che stai utilizzando probabilmente ha un controllo ortografico e/o grammaticale, ma non dovresti mai fidarti ciecamente di queste funzionalità.
Stampa una bozza della tua lettera e leggila attentamente. Leggere la lettera da capo a piedi a volte rivela errori che potresti aver trascurato quando leggi semplicemente la lettera da davanti a dietro.
Puoi anche leggere la lettera ad alta voce. Questo può aiutarti a individuare errori grammaticali, nonché frasi o strutture strane che sono confuse o difficili da leggere. Se ti ritrovi a balbettare in alcune parti mentre le leggi ad alta voce, prova a riscrivere quelle frasi per renderle più facili da leggere.

Immagine titolata Scrivi una lettera di riferimento Step 12

2. Metti la tua firma sotto la lettera. Dovresti chiudere la tua lettera con una frase di chiusura ufficiale come "Cordiali saluti", seguita da uno spazio per la tua firma. Sotto devi digitare il tuo nome completo, appena sotto il punto in cui applicherai la tua firma. Puoi anche inserire i dettagli di contatto sotto il tuo nome digitato, ma non è necessariamente necessario.

Dopo aver esaminato attentamente la lettera e esserti assicurato che sia priva di errori, puoi stamparne una copia sulla carta intestata del tuo logo o su carta intestata bianca di buona qualità.

Firma la lettera con inchiostro blu o nero.

Fai una copia della lettera firmata per il tuo archivio. Fare anche una copia per l`archivio personale del candidato. Se stai inviando la lettera dalla tua posizione ufficiale di supervisore del candidato, ti potrebbe essere richiesto di farne una terza copia per i registri aziendali.

Immagine titolata Scrivi una lettera di riferimento Step 13

3. Invia la lettera. Chiedi al candidato come inviare la lettera al destinatario e segui queste indicazioni. Se invii la lettera via e-mail, puoi anche considerare l`invio di una copia stampata della lettera per posta ordinaria.

In particolare, se stai scrivendo una lettera di raccomandazione accademica, o una lettera di raccomandazione per ottenere una licenza professionale, potrebbero esserci requisiti aggiuntivi per l`invio della lettera.

A volte puoi semplicemente consegnare la lettera al candidato e lui o lei la inoltrerà al destinatario, ma in altri casi devi inviarla direttamente al destinatario e il candidato non è tenuto a consegnarla.

In ogni caso, di solito è meglio se invii la lettera direttamente al destinatario, piuttosto che tramite il candidato. In questo modo, il destinatario finale sa che il candidato non ha modificato il contenuto della lettera.

Prestare attenzione alla scadenza per la presentazione. Ovviamente vuoi evitare che la tua lettera arrivi in ritardo o non venga elaborata. Ciò darebbe una cattiva impressione del candidato o gli impedirebbe di ottenere il lavoro dei sogni o di essere ammesso all`istruzione desiderata.

Avvertenze

Rimani positivo e cerca di non menzionare eventuali debolezze o altre qualità meno buone che il candidato potrebbe avere.
Se ritieni di non essere in grado di dire abbastanza cose positive sul candidato, è meglio non accettare la richiesta per scrivere la sua lettera di raccomandazione.
Non dimenticare mai che scrivendo una lettera di raccomandazione stai effettivamente mettendo in gioco la tua reputazione. È quindi meglio non farlo se non si ha piena fiducia nella sua idoneità al lavoro per cui si sta candidando.
Non indicare nella lettera il sesso, l`origine o l`età del candidato, se il candidato ha una disabilità, o qualsiasi altra informazione relativa alla situazione fisica o culturale del candidato. Queste sono qualità che il destinatario della tua lettera non dovrebbe considerare quando decide se assumere o ammettere il candidato.