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Data e ora. Questi possono essere raggruppati insieme o in sezioni separate. Posizione. Se la tua azienda ha più sedi, puoi annotare l`indirizzo, ma se c`è solo una sede, puoi nominare la stanza in cui ti stai incontrando (ad es. Sala riunioni n. 3). Partecipanti. I titoli di lavoro sono generalmente facoltativi ma non obbligatori. Persone speciali presenti. Potrebbero essere ospiti speciali, relatori o leader della riunione. 
Ad esempio, se vogliamo scrivere una dichiarazione degli obiettivi per una riunione di bilancio, possiamo utilizzare questo: "Obbiettivo: Delineare i principali obiettivi di bilancio per l`anno fiscale 2014-2015 e discutere le misure di riduzione dei costi a lungo termine. Inoltre, il direttore O & O Marcus Feldman che presenta i risultati di un recente sondaggio sulla concorrenza." Se hai mai scritto in un contesto scientifico, considera la dichiarazione degli obiettivi come il riassunto dell`incontro. Fondamentalmente dici, a grandi linee, cosa deve essere discusso in riunione, senza entrare nei dettagli. 
Indicare ogni periodo di tempo con o l`ora di inizio e di fine programmate, o la quantità di tempo che vuoi che ogni parte richieda. Scegli un sistema o l`altro e sii coerente: mescolare le cose sembra poco professionale. In altre parole, vuoi contrassegnare ogni periodo di tempo con l`ora di inizio e di fine per quell`argomento di conversazione, o semplicemente scrivere per quanto tempo vuoi che duri. Ad esempio, una regola di esempio potrebbe essere "14:00 - 14:05: Introduzioni e presentazione" o "5 minuti: Introduzioni e presentazione". Tuttavia, dovresti evitare di passare da un sistema all`altro. 
Per evitare imbarazzanti problemi di programmazione, contatta gli ospiti in anticipo per scoprire quanto tempo ciascuno di loro avrà bisogno per il loro argomento di conversazione. 
Se raggiungi la fine della riunione e nessuno ha ulteriori domande o commenti, puoi sempre terminare la riunione in anticipo. Molti dei tuoi partecipanti probabilmente ti ringrazieranno per questo! 
Inoltre, puoi controllare che non ci siano errori nel tuo calendario, tu volta salva e tu vista perché passare il tempo a spiegare un`agenda piena di errori può rovinare la tua riunione ed essere imbarazzante per te, soprattutto se sono presenti persone importanti. 
Tuttavia, le riunioni spesso non vanno come previsto, quindi preparati a compensare se una qualsiasi parte della riunione richiede più tempo di quanto vorresti. Sii flessibile nel discutere il più possibile nel tempo limitato che hai per la tua riunione. Ad esempio, se una parte della riunione è in ritardo, puoi abbreviare la discussione per altre parti della riunione o omettere del tutto parti relativamente non importanti della riunione per assicurarti che finisca in tempo. 
Iniziare in anticipo ti dà anche il vantaggio di poter ricevere feedback sull`agenda della tua riunione. Condividere una bozza del tuo calendario con colleghi o supervisori e chiedere il loro contributo può aiutarti a correggere i difetti e aggiungere dettagli mancanti che prima non c`erano. Se aspetti fino all`ultimo secondo per scrivere il tuo calendario, potresti non avere il tempo di chiedere questo feedback. Mentre puoi cavartela scrivendo ordini del giorno per riunioni regolari e quotidiane il giorno prima della riunione, possono essere necessarie settimane per prepararsi a una riunione importante. 
A seconda dell`importanza della riunione, probabilmente vorrai dare l`ordine del giorno ai partecipanti almeno un`ora o due prima della riunione. Per riunioni grandi e importanti, potrebbe essere necessario inviare l`ordine del giorno con un giorno o più di anticipo. Dal momento che le persone sono spesso impegnate o smemorate, è un`idea intelligente portare alcune copie extra dell`agenda alla riunione nel caso qualcuno dimentichi la loro.
Preparare l'agenda per un incontro
Contenuto
Una riunione ordinata richiede un ordine del giorno ben scritto. Assicurati che la tua riunione non diventi noiosa ed efficiente come sembrano essere molte riunioni. Attenendoti a un`agenda dettagliata ma flessibile, puoi mantenere la tua riunione snella e concentrata in modo da raggiungere tutti gli obiettivi della riunione nel minor tempo possibile. Sia che tu voglia scrivere il tuo calendario, utilizzare un modello o sfruttare al massimo uno che già possiedi, consulta il passaggio 1 di seguito per iniziare!
Passi
Parte 1 di 2: Scrivere un calendario
Crea un calendario da zero
1. Inizia dando un titolo al tuo calendario. Dalla migliore letteratura al foglio di calcolo più arido, quasi tutti i documenti importanti hanno bisogno di un titolo e gli ordini del giorno delle riunioni non fanno eccezione. Il tuo titolo dovrebbe dire al lettore due cose: in primo luogo, che sta leggendo un ordine del giorno, e in secondo luogo, l`argomento di cui tratta la riunione. Una volta che hai deciso, metti il titolo nella parte superiore del documento vuoto. Il titolo non deve essere fiorito o complicato: in un contesto aziendale, i titoli semplici e diretti sono generalmente i migliori.
- Resisti alla tentazione di utilizzare caratteri separati o di grandi dimensioni per il tuo titolo. Nella maggior parte dei casi, ti consigliamo di utilizzare un carattere semplice e decente come Times New Roman o Calibri e rendere il titolo della stessa dimensione del resto delle lettere sul documento (o solo un po` più grande). Ricorda che lo scopo del tuo titolo è informare i lettori di ciò che stanno guardando, non necessariamente divertirli o distrarli.
2. giunto "Chi?", "vero?" e "quando?" aggiungi i dati all`intestazione. Dopo il titolo, gli ordini del giorno delle riunioni di solito hanno un`intestazione che può variare in dettaglio a seconda di quanto sia formale il tuo posto di lavoro. Questa intestazione di solito riguarda una riga sotto il titolo. Di solito nell`intestazione si inseriscono brevemente informazioni fattuali sulla riunione che non hanno nulla a che fare con l`argomento da discutere. Questo affinché le persone che non sono presenti all`incontro sappiano quando e dove si è svolto, e chi era presente. Di seguito sono riportate alcune cose che puoi aggiungere; indipendentemente dai dati che scegli, assicurati di etichettare chiaramente ogni informazione (il grassetto del testo dell`etichetta funziona bene qui):
3. Scrivi una breve dichiarazione con gli obiettivi. Le riunioni che non hanno uno scopo chiaramente definito rischiano di far perdere tempo prezioso quando i partecipanti decidono di cosa parlare. Salta una riga dopo l`intestazione e usa il testo in grassetto o sottolineato per indicare la sezione degli obiettivi con un titolo simile "Obbiettivo" o "Obbiettivo", seguito da due punti o una nuova riga. Poi descrivi, in poche frasi succinte e spiritose, i punti da discutere prima dell`incontro. Cerca di scrivere circa 1-4 frasi qui.
4. Scrivi uno schema per i punti principali dell`incontro. Gli orari aiutano a combattere la tendenza delle riunioni di lavoro a durare troppo a lungo. Salta una riga dopo la tua dichiarazione di obiettivi, assegna al tuo programma un titolo in grassetto o sottolineato e inizia a creare orari (che dovrebbero corrispondere ai punti chiave di discussione) nel tuo programma. Per facilitarne la lettura, assegnare a ogni periodo di tempo una propria riga.
5. Metti da parte del tempo nel programma per eventuali ospiti speciali. Quando gli ospiti vengono alla tua riunione per discutere di argomenti importanti, ti consigliamo di dedicare del tempo alla riunione per queste persone. Assegna a ogni ospite il proprio periodo di tempo, anche se hanno più di un argomento di conversazione. In questo modo ognuno può organizzare i propri argomenti come desidera.
6. Lasciare del tempo extra alla fine della riunione per un sondaggio. Durante questo periodo, le persone possono chiedere spiegazioni su argomenti confusi, esprimere le proprie opinioni, suggerire argomenti per incontri futuri e fare altri commenti. Puoi rendere esplicita questa domanda includendola come ultimo elemento nel tuo programma, oppure puoi sollevarla tu stesso dopo l`ultimo punto della riunione.
7. Puoi fornire una panoramica degli argomenti di conversazione, se lo desideri. Di solito il programma è la parte del leone dell`agenda della riunione: la parte che le persone guardano per guidare la discussione. Tuttavia, sebbene non sia essenziale compiere questo sforzo aggiuntivo, fornire una panoramica aggiuntiva dei punti chiave può essere molto utile per i partecipanti distratti. Una panoramica ricorda ai partecipanti l`organizzazione delle idee presentate alla riunione e aiuta le persone che stanno lottando per tenere traccia di ogni argomento menzionato. Di seguito è riportato un esempio del tipo di panoramica che probabilmente si desidera utilizzare:
- io. Voci di budget ad alta priorità
- un. Budget di viaggio dei dipendenti
- B. Tariffe rivenditori
- io. Negozia un affare migliore?
- C. Costi di lobbying
- II. Misure per migliorare il fatturato
- un. Contratti di servizio alternativi
- io. Presentando le opzioni ai clienti
- ii. Richiedi feedback
- B. Reinvestimento in tecnologia mobile
- ...e così via.
8. Controllare l`agenda per errori prima di distribuirla. Poiché alcuni partecipanti fanno molto affidamento sull`agenda della riunione, è un`ottima idea verificarne la presenza di errori prima di distribuirla. Fare questo non è solo un favore per i presenti, ma si riflette anche positivamente sulla tua attenzione ai dettagli e sul valore che attribuisci alla tua posizione.
Utilizzo di un modello di calendario
- Sebbene ogni elaboratore di testi sia leggermente diverso, la maggior parte con la funzionalità dei modelli ti consentirà di navigare ai modelli tramite la barra dei menu nella parte superiore della finestra del programma.
- Se il tuo elaboratore di testi può utilizzare modelli, ma non dispone di modelli appropriati per gli ordini del giorno delle riunioni, puoi scaricarne uno dal sito Web del creatore del programma. Ad esempio, i modelli per Microsoft Word sono disponibili dall`ufficio.microsoft.com, mentre puoi trovare modelli per Pages per Mac nell`App Store di Apple.
- Salva modelli di Word: questo sito professionale offre molti modelli di qualità per Microsoft Word.
- Modelli di Word online: un`altra buona risorsa per i modelli di Word. Tuttavia, questa pagina offre solo alcune scelte.
- iWorkCommunity — un buon modello di calendario per Pages. Tuttavia, questo modello è per versioni precedenti di Pages (prima del `09).
- L`App Store ha anche tantissimi modelli per Pages. Sfortunatamente, non tutti questi sono disponibili gratuitamente.
- Non lasciare nessun campo vuoto. Niente sembra più amatoriale di, diciamo, una riga in un programma che dice da solo "Digitare qui". Se per qualche motivo ci sono parti del modello che non vuoi compilare, eliminale invece di lasciarle vuote.
- Ad esempio, se ritieni che un modello particolare sia fantastico, ma la sua intestazione è così lunga da distrarre, sentiti libero di rimuovere tutte le sezioni non necessarie dell`intestazione come meglio credi, purché tu lo faccia in un modo che non rovinare il layout del documento o rendere brutto il calendario.
1. Usa un modello fornito con il tuo word processor. Molti programmi di elaborazione testi, come Microsoft Office, Pages per Mac, ecc., dispongono di modelli standard per una varietà di documenti personali e professionali, inclusi gli ordini del giorno delle riunioni. Con questi modelli puoi creare un documento dall`aspetto professionale in modo sorprendentemente rapido e semplice. Di solito, questi tipi di modelli sono organizzati in sezioni logiche con un layout esteticamente gradevole: devi solo digitare i dati rilevanti negli spazi corrispondenti e sei a posto!
2. Puoi anche scaricare un modello da una fonte esterna. Se il tuo elaboratore di testi non viene fornito con modelli di calendario per impostazione predefinita e non puoi ottenerli sul sito ufficiale, non preoccuparti: ci sono molti modelli gratuiti disponibili online. Ad esempio, una semplice ricerca sul tuo motore di ricerca preferito "modello di agenda della riunione" ti darà dozzine di risultati rilevanti. Tuttavia, poiché non tutti questi risultati provengono da fonti ufficiali e affidabili, è importante fare una distinzione quando si sceglie quali modelli utilizzare. Di seguito sono riportati alcuni siti esterni che potresti voler visitare:
3. Compila i campi nel tuo modello. Una volta trovato un modello adatto nel tuo elaboratore di testi o scaricato quello che ti piace, tutto ciò che devi fare è compilare il modello con le informazioni richieste. La maggior parte dei modelli avrà aree chiaramente contrassegnate per digitare nomi, orari, argomenti di conversazione, titoli delle sezioni e così via. Compila tutti i campi pertinenti per completare la tua agenda e controlla il tuo lavoro per eventuali errori in seguito. Per quanto utili possano essere i modelli di calendario, non ti proteggeranno da errori di ortografia, grammatica e di fatto.
4. Apporta piccole modifiche per adattare il tuo calendario alle tue esigenze. I modelli di calendario delle riunioni possono essere molto utili, ma non c`è motivo per cui dovresti attenerti esattamente allo stile e al layout del calendario predefiniti. Sentiti libero di apportare modifiche al contenuto e allo stile del modello come meglio credi per assicurarti che la tua agenda soddisfi gli standard che la tua azienda ha stabilito per te e gli standard che hai fissato per la riunione.
Parte 2 di 2: Procedure consigliate per l`utilizzo di un calendario
1. Seleziona prima gli argomenti più importanti. Quando si pianificano le riunioni, è generalmente buona norma mettere l`argomento più importante al primo posto nella pianificazione. Questo ottiene due cose. In primo luogo, consente a tutti di discutere questi importanti argomenti quando sono più acuti e non ancora affaticati all`inizio dell`incontro. In secondo luogo, nel caso in cui la riunione si concluda in anticipo o alcuni partecipanti debbano andarsene prima della fine, garantisce che gli argomenti importanti siano già stati discussi.
- Le riunioni non vanno sempre come previsto. Se alla fine di una riunione vengono eliminati argomenti minori e non importanti, potresti essere in grado di risolverli da solo o pianificare un`altra riunione in un secondo momento. Tuttavia, se non sei in grado di affrontare i principali argomenti di conversazione, la tua riunione non è riuscita a raggiungere alcuni dei suoi obiettivi, il che può essere sia frustrante che imbarazzante per te. Mettere gli argomenti più importanti in cima al tuo programma impedisce per lo più questo problema.
2. Attieniti al tuo programma, ma sii flessibile. Quando si pianifica e si conduce una riunione, uno dei maggiori pericoli è che ci vuole più tempo del previsto. I dipendenti di solito hanno a antipatia incontri troppo lunghi, e giustamente, perché possono essere davvero noiosi e impedire invece alle persone di svolgere un vero lavoro. Per assicurarti che la tua riunione rispetti il programma, tieni d`occhio l`orologio e, se ne hai la possibilità, continua educatamente dicendo qualcosa come: "dobbiamo davvero passare al prossimo argomento se vogliamo uscire da qui in tempo."
3. Inizia a scrivere la tua agenda con largo anticipo rispetto alla riunione. Sebbene i calendari non siano necessariamente importanti quanto altri tipi di documenti aziendali (come report, fogli di calcolo di dati, diapositive di presentazione, ecc.), vuoi comunque che la tua agenda sia il più professionale e liscia possibile, soprattutto se la condividi con i tuoi colleghi durante la riunione. Per assicurarti di avere abbastanza tempo per produrre un documento di qualità, inizia a scrivere la tua agenda il prima possibile.
4. Condividere l`ordine del giorno con i partecipanti prima della riunione. Per assicurarti che tutti si presentino all`incontro con la piena conoscenza dell`argomento da discutere, ti consigliamo di condividere l`ordine del giorno con tutti in anticipo. A seconda della cultura aziendale in cui lavori, ciò può significare stampare diverse copie e distribuirle di persona, o semplicemente inviare il calendario come allegato via e-mail. Comunque distribuisci il tuo calendario, assicurati che sia privo di errori tecnici prima di inviarlo.
Consigli
- Se qualcuno non è in grado di partecipare alla riunione, considerare a "Assenza annunciata" sezione in cima all`ordine del giorno, oppure lasciare spazio per questo e semplicemente annunciarlo durante la riunione.
- Un ottimo strumento per a produttivo riunione sta usando "DARV": Obiettivi, Calendario, Ruoli & Responsabilità. Il tuo incontro deve prima essere a obbiettivo avere. Se stai solo tenendo una riunione per fornire informazioni, non sprecare il tempo delle persone in riunione. Invia loro una newsletter. L`obiettivo dovrebbe avere una componente attiva e, se possibile, un prodotto da mostrare: "Determina gli obiettivi trimestrali per la squadra". L`agenda è un elenco di argomenti che affronti per raggiungere quell`obiettivo, con un limite di tempo per tenerti in carreggiata. Ad esempio "1. Controllare lo stato dei gol dell`ultimo trimestre (15 minuti), 2. Chiedi in giro suggerimenti per obiettivi (20 minuti), 3. Scegli i primi 5 obiettivi (10 minuti), ecc." Per i ruoli e le responsabilità, si determina chi guida la riunione, chi prende i verbali e chi assegna i punti di azione risultanti dalla riunione.
- Se la tua azienda ha un modulo speciale per i calendari, usa questo modulo come modello. Per alcuni luoghi è essenziale attenersi alla formula.
- A seconda di ciò che i tuoi colleghi preferiscono, può essere utile fissare una scadenza entro la quale le persone possono proporre idee per l`agenda. Assegna una data e un`ora di chiusura e attieniti ad essa. Fai spazio alle aggiunte dove migliorano il calendario o quando gli eventi prendono il posto del tuo calendario originale.
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