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Qualcosa che la tua agenda dovrebbe assolutamente includere è una stima del tempo che può essere riservato per ogni punto di discussione. Avere un programma approssimativo in anticipo rende più facile non lasciare che la riunione richieda troppo tempo. Mentre alcuni degli argomenti della tua agenda possono durare un po` più a lungo (e altri un po` più brevi), avere un programma rende molto più facile tenerlo d`occhio e intervenire se necessario. 
I verbali delle riunioni precedenti possono essere un`importante fonte di informazioni per te in qualità di presidente. Questi sono un riassunto delle discussioni che hanno avuto luogo e delle decisioni prese negli incontri precedenti, rendendo relativamente facile e veloce il reinserimento. Puoi persino inviare minuti di riunioni importanti ai partecipanti tramite il tuo calendario. 
Stai utilizzando una presentazione elettronica (come PowerPoint, ecc.).), prenditi un momento per familiarizzare con il telecomando o il clicker che utilizzerai per cambiare diapositiva. Preferiresti non perdere tempo a giocherellare con i dispositivi quando potresti discutere di argomenti importanti. 
Invece di elencare personalmente le riunioni precedenti, chiedi a un segretario ufficiale o un archivista di leggere quei verbali per dare al riassunto un carattere formale. Potresti anche prendere in considerazione la lettura di corrispondenza o annunci importanti che sono avvenuti dopo l`ultima riunione. Nota che se stai distribuendo copie degli appunti/corrispondenza ai presenti, di solito non è necessario leggerli ad alta voce. 
A seconda della cultura e delle regole del lavoro, la tua azienda o organizzazione potrebbe disporre di procedure specifiche per prendere una decisione: ad esempio, la maggior parte dei partecipanti deve solo raggiungere il consenso o un gruppo selezionato di persone di alto rango può assumersi l`incarico. per prendere tutte le decisioni. Nota che alcune cose sono troppo ingombranti per essere completate nel periodo tra due riunioni. Non è necessariamente necessario soffermarsi sulla progressione di progetti a lungo termine che non sono ancora pronti. je dovere tuttavia, presentare decisioni su progetti per i quali è attualmente necessaria un`azione. 
Questo passaggio è fondamentale: è la tua ultima possibilità per assicurarti che tutti lascino la riunione sapendo esattamente qual è lo stato del progetto e cosa ci si aspetta da loro. 
Nota che non lo è "necessariamente" è necessario programmare un nuovo incontro se hai affrontato tutti i punti precedenti e attuali durante quello corrente. Tuttavia, se ci sono abbastanza affari in sospeso da giustificare discussioni future o se sei in attesa di sviluppo di determinati progetti, probabilmente è una buona idea. 
Assicurati che le decisioni importanti siano registrate (se hai un addetto alle note o un archivista ufficiale, assegnagli quel compito). Se hai intenzione di fare lo sforzo di porre le domande difficili, vorrai assicurarti che le risposte siano ben tracciate. 
Presiedere una riunione
Contenuto
Il lavoro d`affari, soprattutto in un ambiente d`ufficio, richiede un certo grado di collaborazione. Le decisioni importanti spesso richiedono il coinvolgimento di più di una persona e progetti importanti richiedono spesso l`esperienza di più persone. Le riunioni sono un modo per rendere la collaborazione più strutturata e organizzata, ma senza uno scopo o una direzione, le riunioni possono diventare rapidamente troppo lunghe e inefficienti. Sapere come pianificare, preparare e condurre una riunione con te sulla sedia può fare la differenza tra una riunione efficace o una perdita di tempo.
Passi
Parte 1 di 3: Preparazione della riunione
1. Discuti del prossimo incontro con i tuoi partecipanti. Quando senti che presiederai una riunione imminente, una delle prime cose che dovresti fare è passare un po` di tempo a parlare con le persone che parteciperanno (soprattutto quelle di rango superiore o persone importanti). Chiedi loro se c`è qualcosa di cui vorrebbero parlare in particolare durante la riunione. Prendi nota delle loro risposte e usale come linea guida quando scrivi i punti dell`ordine del giorno.
- Chiedere ai partecipanti di cosa vogliono discutere è una mossa intelligente, non solo perché rende più facile elaborare gli argomenti all`ordine del giorno, ma anche perché li coinvolge prima della riunione vera e propria. Le persone tendono a prestare maggiore attenzione e a partecipare a una riunione quando sanno che vengono discusse cose importanti per loro.
2. Scrivere l`ordine del giorno dell`incontro e distribuirlo. L`agenda di una riunione può essere uno strumento prezioso per il presidente, ma anche per i partecipanti. Gli ordini del giorno contengono informazioni preziose sulla riunione, come quando e dove si svolgerà e chi sarà presente. Ancora più importante, forniscono una panoramica di tutti gli argomenti che verranno discussi, in modo che tutti possano prepararsi bene. Invia i punti di incontro a tutti prima che avvenga la riunione vera e propria: più importante è la riunione, prima dovresti inviarla.
3. Ricercare gli argomenti di discussione e gli eventuali incontri precedenti. Le persone che partecipano alla riunione potrebbero non aver raggiunto tutti gli argomenti che si desidera discutere: alcuni non hanno partecipato a riunioni precedenti, mentre altri si sono semplicemente dimenticati. In qualità di presidente, è una buona idea conoscere la storia finora di un particolare punto di discussione. Prova a parlare con le persone che hanno partecipato a riunioni precedenti per conoscere qualsiasi questione importante in sospeso di cui dovresti discutere durante la riunione. Puoi anche chiedere all`archivista i verbali per aiutare a guidare la pianificazione.
4. Assicurati di prenotare una sala riunioni con largo anticipo. Il giorno prima della riunione dovrai controllare che la sala riunioni sia pulita, presentabile e pronta ad accogliere i partecipanti alla riunione. Dovrai essere sicuro che le parti tecnologiche della riunione (come presentazioni, proiettori, schermi, ecc.).) funzionano correttamente e possono essere utilizzati immediatamente: la burocrazia tecnica può far perdere tempo prezioso e ritardare la riunione.
Parte 2 di 3: Presidenza della riunione
1. Indica che la riunione può iniziare. Quando è il momento di aprire la riunione e tutti i partecipanti (o almeno tutti quelli importanti) sono presenti, attira l`attenzione di tutti nella stanza. Presentati come presidente e indica lo scopo della riunione. Chiarisci l`intervallo di tempo previsto per la riunione facendo sapere a tutti quanto tempo vuoi dedicare a questa riunione: può essere tardi o prima, ma impostare un`ora di fine in anticipo come limite aiuterà a mantenere la riunione in carreggiata. Se alcuni dei partecipanti non si conoscono, prenditi un momento per presentarti brevemente e indicare il loro ruolo e presentare i partecipanti chiave.
- Si noti che alcune società e organizzazioni hanno procedure rigorosamente regolamentate per l`apertura e lo svolgimento di una riunione. La Federazione americana degli impiegati statali, di contea e municipali (AFSCME) gestisce un sistema chiamato Robert`s Rules of Order, che consiste nel passare l`ordine battendo con un martelletto e regole molto specifiche per l`introduzione e l`approvazione di movimenti.
2. Elenca i punti rilevanti delle riunioni precedenti. All`inizio degli incontri che fanno parte di un progetto a lungo termine, è importante aggiornare tutti i partecipanti sullo stato attuale delle cose riassumendo brevemente gli eventi o le decisioni rilevanti degli incontri precedenti. Non tutti i presenti conoscono i punti di discussione quanto te, quindi aggiornare rapidamente tutti i partecipanti sullo stato attuale del progetto può fare molto per rendere la tua riunione efficiente ed efficace.
3. Dai ai partecipanti chiave l`opportunità di riferire sullo stato di avanzamento. Quindi chiedi a persone con conoscenze pertinenti di informare i partecipanti sugli sviluppi nuovi o recenti che si sono verificati dalla riunione precedente. Questo può essere quasi tutto, ad esempio, è possibile affrontare nuovi problemi che devono affrontare la tua azienda o organizzazione, i cambiamenti della forza lavoro, gli sviluppi dei progetti e i cambiamenti strategici. I partecipanti vorranno inoltre essere informati sui risultati di azioni specifiche intraprese in risposta alle decisioni assunte nella riunione precedente.
4. Indicare quali pratiche non sono state ancora completate. Se ci sono questioni irrisolte o decisioni che non sono state prese nella riunione precedente, prova a sollevarle prima di passare ad altre questioni. Più a lungo i vecchi problemi vengono portati avanti, meno un partecipante alla riunione si sentirà responsabile per loro, quindi cerca di identificare i problemi in sospeso durante la riunione. Di solito, gli argomenti incompiuti sono specificatamente elencati come "indeciso" o "presentato per una futura discussione" nei verbali delle riunioni precedenti.
5. Gestisci tutti i nuovi casi. Quindi porta il nuovi questioni, preoccupazioni e punti che devono essere discussi. Dovrebbero essere cose che scaturiscono naturalmente dagli sviluppi avvenuti nel periodo compreso tra gli incontri precedenti e quello attuale. Cerca di convincere i partecipanti a prendere decisioni concrete e definitive: più punti rimangono indecisi, più questioni in sospeso dovrai sollevare alla prossima riunione.
6. Riassumere le conclusioni dell`incontro. Dopo aver trattato tutte le questioni passate e presenti, prenditi un momento per elencare tutte le conclusioni della riunione per tutti i presenti. Analizza i risultati di tutte le decisioni e, se necessario, descrivi le azioni specifiche che i partecipanti dovranno intraprendere prima della riunione successiva.
7. Termina gettando le basi per il prossimo incontro. Infine, dì a tutti cosa aspettarsi al prossimo incontro e, se lo stai già preparando, quando e dove aspettarlo. Questo aiuta a dare ai partecipanti un senso di continuità da un grande progetto o decisione a quello successivo e dà loro un lasso di tempo entro il quale completare o sviluppare i compiti assegnati.
Parte 3 di 3: Condurre la riunione in modo efficace
1. Guida la discussione come guida, ma non dominarla. Uno dei tuoi ruoli come presidente di una riunione è garantire che la discussione continui e sia orientata alle attività. Il tuo ruolo è non per avere un`opinione su ogni singolo punto o per mantenere la discussione in un ordine esatto. Sii flessibile. Consenti agli altri partecipanti di parlare liberamente e consenti l`aggiunta di nuovi punti di discussione, anche se non sono all`ordine del giorno. Potresti scoprire che devi concludere in modo sottile alcuni argomenti affinché la discussione vada secondo i piani, ma non devi sentirti come se dovessi controllare ogni aspetto della riunione. Dopotutto, è un processo collaborativo.
- Tieni d`occhio l`ordine del giorno mentre la riunione procede. Se ti ritrovi indietro, potresti dover saltare alcuni punti di discussione o programmarli per un`altra volta, a favore del tempo. Non abbiate paura di fare questo se gli argomenti che bene da discutere sono molto importanti.
2. Incoraggiare tutti i partecipanti a partecipare alla discussione. In qualità di presidente della riunione, è tuo compito garantire una riunione aperta e produttiva. Se noti che alcuni partecipanti che hanno conoscenze rilevanti non vengono coinvolti nella discussione, incoraggiali a iniziare a parlare. Non devi chiedere o sfidarli direttamente, basta dire qualcosa del genere, "Penso che l`esperienza della signora. Smith può tornare utile qui " è un ottimo modo per coinvolgere i membri meno attivi della riunione.
3. Assicurati che tutti capiscano di cosa si sta discutendo. Può essere difficile ricordare che non tutti i presenti alla riunione hanno la stessa esperienza o conoscenza su un particolare punto di discussione. Per assicurarti che tutti i partecipanti alla riunione abbiano utilizzato il proprio tempo in modo saggio, puoi spiegare brevemente e in modo semplificato determinati argomenti o problemi complessi. I partecipanti con meno conoscenze apprezzeranno senza dubbio questo.
4. Non ignorare domande difficili o strane. Se non controllate da un presidente competente, le riunioni possono diventare notevolmente improduttive. Cerca di assicurarti che ogni punto importante all`ordine del giorno sia coperto. Non consentire ai partecipanti di incolparsi a vicenda o di trovare vaghe scuse per problemi che non sono stati affrontati. Cerca di stabilire o ottenere risposte su punti di cui nessuno vuole parlare. Sebbene non sia necessariamente ciò che tutti i partecipanti vorranno, questo tipo di strane domande possono essere esattamente quelle che necessitano di una risposta per rendere la riunione il più efficace possibile.
5. Tieni traccia del tuo tempo. C`è un motivo per cui le riunioni hanno una cattiva reputazione: molte persone le considerano una seria perdita di tempo. Per evitare che la riunione arrivi in ritardo, usa il potere che hai come presidente per mantenere viva la discussione. Non aver paura di rimandare alcuni punti o discussioni non importanti a una data successiva, se l`incontro richiede più tempo del previsto. Sii pronto e disposto a modificare il programma mentre ti incontri, per assicurarti che il tempo prezioso di nessuno venga sprecato.
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