Delegare

1. Metti da parte il tuo ego. Un grande ostacolo mentale sulla strada per la delega è il pensiero che se vuoi fare qualcosa nel modo giusto, è meglio farlo da solo. Non sei l`unica persona sulla terra che può farlo nel modo giusto. Sei forse l`unico che può fare bene in questo preciso momento, ma se ti prendi il tempo per allenare qualcuno, alla fine sarà in grado di fare abbastanza bene. Forse l`altra persona può farlo anche più velocemente o meglio di te e questo non è solo qualcosa da accettare, ma anche qualcosa da accogliere.

• Pensa in modo logico e realistico: puoi fare questo lavoro da solo? Dovrai lavorare fino alla morte per poter combinare questo lavoro con le tue normali responsabilità? In tal caso, faresti meglio ad assicurarti di delegare parte del tuo lavoro. Non c`è bisogno di vergognarsi o sentirsi come se non fossi abbastanza bravo, anzi, stai facendo il tuo lavoro in modo più efficiente quando cerchi aiuto quando ne hai bisogno.

2. Non aspettare che le persone facciano volontariato. Se hai problemi a delegare compiti, potresti soffrire della cosiddetta sindrome del martire lieve: potrebbe diventare tutto troppo per te e spesso ti chiedi perché le persone non si offrono mai nemmeno di aiutarti. Sii onesto con te stesso: quando lo fanno, non rifiutare il loro aiuto, più o meno automaticamente o per cortesia, il più delle volte? Mi chiedo perché non hanno spinto un po` di più? Pensi che se i tuoi ruoli fossero invertiti, probabilmente aiuterai quegli altri senza esitazione?? Se fai queste domande con "sì" dovrai lavorare sulla tua capacità di controllare la situazione. Abbi cura di te stesso che ottieni l`aiuto di cui hai bisogno e non aspettare che l`aiuto arrivi da te, perché potrebbe non arrivare affatto.

3. Smetti di vedere una richiesta di aiuto come qualcosa di negativo. Molte persone si sentono a disagio nel dover chiedere aiuto. Potresti sentirti in colpa, o sentirti un peso per gli altri, o vergognartene perché (per qualche ragione) pensi che dovresti essere in grado di risolvere tutto da solo.

4. Impara a fidarti degli altri. Se hai paura di delegare perché pensi che nessuno possa fare un lavoro bene come te, pensa a due cose: in primo luogo, il fatto è che con abbastanza pratica, quasi chiunque può diventare bravo in qualcosa, e in secondo luogo, tu forse non sono affatto un talento mondiale come potresti pensare. Quando deleghi il lavoro, non solo liberi del tempo per te stesso, ma allo stesso tempo dai alla persona che ti aiuta la possibilità di esercitare una nuova abilità o di svolgere un nuovo tipo di lavoro. Sii paziente: se gli dai abbastanza tempo, il tuo assistente probabilmente farà il lavoro per il quale hai delegato come avresti potuto farlo tu. A meno che il lavoro che stai delegando non sia molto importante, probabilmente non sarà un problema se il tuo assistente imparerà a farlo bene nel tempo. Se il lavoro è molto importante, è meglio pensarci bene prima di delegarlo!

1. Far rotolare la palla. Il primo passo è il più difficile, ma allo stesso tempo il più importante. Dovresti fare il grande passo e chiedere a qualcuno di aiutarti (o, se sei il supervisore, dire a qualcuno che lui o lei dovere aiutare.) Non sentirti in colpa per questo: finché sei educato, gentile ed elegante, non c`è niente di maleducato nel chiedere (o istruire) qualcuno di aiutarti. Cerca di essere gentile e comprensivo, senza perdere di vista la gravità della tua richiesta.

• Se non sei sicuro di come chiedere specificamente a qualcuno di fare parte del tuo lavoro per te, cerca di essere breve e dolce. Ad esempio, dì qualcosa come: "Ehi, posso parlarti un secondo?? Mi chiedevo se potessi aiutarmi a installare quella grande pila di dischi rigidi che abbiamo appena ricevuto. Non posso perché non sono in ufficio oggi. Potresti forse aiutarmi?" Non esercitare pressioni sull`aiutante, ma assicurati che sappia che è necessario il suo aiuto.
• Chiedi aiuto e (probabilmente) lo otterrai. Non aver paura di delegare perché pensi di sembrare scortese o autoritario. Guardala in questo modo: come ti senti quando gli altri ti chiedono di fare qualcosa per loro? Ti senti insultato o trattato ingiustamente?? O sei (normalmente) fin troppo disposto ad aiutare? Quest`ultimo è probabilmente il caso!

2. Non prendere un rifiuto sul personale. A volte le persone non possono davvero aiutarti, non importa quanto lo vogliano - è un peccato, ma è vero. Ciò può essere dovuto a diversi motivi: il più comune è che la persona che ti chiede aiuto è già molto impegnata con il proprio lavoro. Non prenderla troppo sul personale – solo perché qualcuno non può (o non vuole) aiutarti in questo momento, non significa che ti odiano. Di solito significa solo che l`altra persona è occupata o troppo pigra per questo, niente di più, niente di meno.

3. Delega l`obiettivo finale, non la procedura. Questa è la chiave per evitare di trasformarsi nell`incubo del cosiddetto micromanager. Stabilisci linee guida chiare sul tipo di risultato che ti aspetti e mostra all`altra persona come farlo, ma dì anche che l`altra persona può farlo a modo suo, purché sia ​​fatto bene e in tempo.

4. Preparati a dover formare il tuo assistente. In quasi tutti i casi, dovrai mettere da parte un po` del tuo tempo per insegnare alla persona che ti aiuterà come svolgere il compito che gli hai delegato, anche se si tratta di un lavoro relativamente semplice. Ricorda che i processi che possono sembrare abbastanza semplici e diretti per te potrebbero non essere così semplici per qualcuno che non li ha mai affrontati prima. Sii pronto non solo a spiegare passo dopo passo al tuo assistente il lavoro che gli hai delegato, ma anche a rispondere con pazienza a qualsiasi domanda che probabilmente vorrà farti.

5. Determina quali strumenti sono necessari per completare l`attività. Potresti avere a tua disposizione alcuni strumenti necessari per svolgere l`attività, mentre la persona a cui affidi l`attività potrebbe non avervi accesso. Cose come dati protetti da password, dispositivi specializzati e alcuni altri strumenti potrebbero essere necessari per portare a termine il lavoro, quindi assicurati che il tuo assistente abbia tutto ciò di cui ha bisogno per portare a termine il lavoro con successo.

6. Comprendi che il tuo aiutante non può fare più di una cosa alla volta. Mentre il tuo assistente ti sta aiutando, quella persona non sta facendo le sue solite responsabilità. Ricorda che il tuo assistente probabilmente ha un programma fitto di appuntamenti, proprio come te. Ponetevi la seguente domanda: che tipo di lavoro lascerà alle spalle per svolgere il vostro lavoro? Quando deleghi un compito a qualcuno, assicurati di conoscere la risposta a questa domanda.

7.Essere pazientare. Chiunque tu deleghi commetterà comunque degli errori mentre impari come eseguire il nuovo compito. Fa parte del processo di apprendimento, quindi includilo nel tuo programma. Non delegare un compito presumendo che il tuo assistente svolga perfettamente il lavoro a meno che non abbia già una conoscenza ed esperienza dimostrabili nell`area interessata. Se il risultato di un progetto non è esattamente come volevi perché il tuo partner non è stato in grado di completare un compito completamente nuovo che gli hai delegato perfettamente, allora è colpa tua, non sua. Assicurati che la persona che ti aiuta possa fare affidamento su di te in modo che il lavoro delegato possa diventare per loro un`esperienza di apprendimento interessante, non qualcosa di cui aver paura.

8.Prepararsi a problemi prevedibili. Imposta piani di backup e preparati a intervenire se qualcosa va storto. Sapere cosa accadrà se si perde un momento o una scadenza importante. Ostacoli e sfide impreviste sono costantemente presenti sia al lavoro che a casa, anche la tecnologia a volte fallisce. Assicurati che il tuo assistente possa fidarsi che se succede qualcosa di inaspettato, lo capirai e lo aiuterai a rispettare quella scadenza - non dare tutta la colpa al tuo assistente per il primo problema.

9. Riconosci l`aiuto del tuo assistente quando se lo merita. Delegare compiti a qualcun altro è necessario se devi assumerti sempre più responsabilità. Ma è controproducente se deleghi un compito, lasci che il tuo assistente ci lavori sodo e poi ti prendi tutto il merito. Riconosci e loda gli sforzi che gli altri hanno fatto in tuo nome.

10. Dire: "Grazie." Quando qualcuno fa qualcosa per te, è importante ringraziarlo, riconoscere l`importanza del suo aiuto e far sapere alla persona che ti ha aiutato che è apprezzata. Se non lo fai, farai un`impressione ingrata, anche se potresti non esserlo. Ricorda che le persone non possono leggere la tua mente. La possibilità che qualcuno ti aiuti di nuovo è molto più alta se si sente apprezzato.