Istruzioni passo passo gratis 
Tieni presente che molto probabilmente dovrai anche essere in grado di utilizzare la fotocopiatrice, lo scanner e la stampante (e risolvere i problemi che i tuoi colleghi incontrano quando lavorano con questi dispositivi). Se sai che tipo di dispositivi utilizzi, immergiti nei manuali per risolvere i problemi più comuni. 
Assicurati di scrivere i messaggi in dettaglio e di leggere ciò che hai scritto. Ripeti il messaggio e/o i dettagli di contatto mentre lo scrivi per assicurarti di avere le informazioni corrette. 
Ascolta attentamente il nome della persona che il chiamante sta chiedendo. Ripeti se vuoi essere sicuro. Chiedi se il chiamante può scrivere il nome se è difficile da capire. Trasferisci ordinatamente la chiamata con una frase standard, ad esempio "Un momento, per favore, ti metto in contatto con il signor Smith". O se la persona sta parlando: "Il signor Smith è attualmente in conversazione. Per favore, aspetta o devo trasmettere il messaggio?". Ringrazia educatamente il chiamante e trasferisci la chiamata. 
Ad esempio, puoi salutare con: "Buon giorno! Se ti siedi sarò subito con te!". 
Verifica se la tua azienda ha normative specifiche in materia di abbigliamento. Alla tua azienda potrebbe piacere un abbigliamento formale da lavoro, ma ricorda di non.. in vestirsi in modo formale (i jogger potrebbero non essere apprezzati).
Diventa un receptionist
Contenuto
Ogni azienda che riceve visitatori ha bisogno di un receptionist. Un receptionist è qualcuno che riceve i visitatori allo sportello dell`azienda o dell`istituzione. Di solito è la prima persona che il visitatore dovrebbe incontrare e, come sai, le prime impressioni sono sempre molto importanti. L`addetto alla reception deve ricevere il visitatore con cortesia e parlare correttamente, anche al telefono o via e-mail. È, per così dire, il biglietto da visita dell`azienda.
Passi
Parte 1 di 2: Avere le giuste abilità
1. Avere ottime capacità organizzative. In qualità di receptionist, sei il biglietto da visita dell`azienda-- --sei quello con cui il cliente parla per primo e a cui i dipendenti si rivolgono per informazioni e pianificazione. Oltre a ricevere chiamate e indirizzare i visitatori, devi spesso avere a che fare con i clienti, organizzare tutti i tipi di eventi, organizzare appuntamenti, ecc. Poiché ciò comporta molte responsabilità, è importante che tu come receptionist sia ben organizzato, in modo da poter fare più cose contemporaneamente. Se non sei in grado di svolgere più attività contemporaneamente e completarle nell`ordine corretto, non durerai a lungo come receptionist.
- Un buon modo per essere organizzati è investire in un sistema di archiviazione con cui puoi lavorare. È importante sapere di quali documenti e informazioni potrebbero aver bisogno il tuo capo, i colleghi e i clienti. Conserva tutte queste informazioni in cartelle diverse, sul desktop del tuo computer o su carta. Organizza il tuo sistema nel modo che funziona meglio per te: se hai bisogno di note adesive colorate al neon, va bene anche questo.
- Essere organizzati significa anche che puoi motivarti: non hai bisogno di nessuno che ti dica come fare qualcosa o che ti mantenga sulla strada giusta. Se sei ben organizzato, sai esattamente quali compiti devi completare in un giorno e quali hanno la priorità.
- Assicurati di avere (molti) numeri di telefono a portata di mano, ad esempio quelli di colleghi, appaltatori, venditori, servizi di emergenza, ecc. Ad un certo punto ti serviranno pezzo per pezzo. Memorizzare i numeri di telefono in uno speciale programma per computer o in un Rolodex.
2. Assicurati di avere alcune conoscenze tecniche. Il pezzo più importante della tecnologia con cui un receptionist deve fare i conti è il telefono, e tutti quei pulsanti e linee ad esso associati. Anche le competenze informatiche sono essenziali: la maggior parte degli addetti alla reception dovrebbe sapere come inviare e-mail e utilizzare bene un elaboratore di testi. È anche utile se sai come creare fogli di calcolo e utilizzare programmi specifici per l`azienda per cui lavori.
3. Sii affidabile. Ci si aspetta che l`addetto alla reception sia sempre alla sua scrivania: l`azienda si prenderà una brutta reputazione se nessuno risponde al telefono o se i tempi di attesa sono molto lunghi. Rendi l`affidabilità la tua priorità: se il tuo capo sa che può fare affidamento su di te e che sei sempre lì per aiutarti, ti rendi indispensabile.
4. Sii un buon ascoltatore. Una parte importante dell`essere un receptionist è ascoltare le altre persone: al telefono, quando un cliente fa una domanda alla reception o quando le informazioni vengono passate a te. Essere un buon ascoltatore può aiutarti a lavorare in modo più efficiente: sarai in grado di risolvere i problemi più facilmente se capirai immediatamente ciò che qualcuno ti sta chiedendo e sarai più in grado di indirizzare i clienti al reparto dove possono essere aiutati.
5. Prendi appunti ovunque. Se il tuo capo ti chiede di fare qualcosa, prendi nota dei dettagli. Quando un cliente chiama, assicurati di annotare le sue informazioni (nome, dettagli di contatto, cosa vuole, ecc.). Le note ti aiutano a rimanere organizzato e ti ricordano tutte le piccole cose che passeranno un giorno. Annota i tuoi appunti su un taccuino o taccuino e tienili sempre con te. Saresti sorpreso di quanto sia utile, soprattutto se vuoi sapere cosa voleva di nuovo quella persona che ha chiamato cinque ore fa.
6. Rispondi educatamente al telefono con un saluto standard, ad esempio "Buongiorno, parli con ____(il tuo nome), da ____(nome azienda), come posso aiutarti?". Rispondi al telefono dopo uno o due squilli. Non va bene mettere le persone in attesa per più di un minuto (è più lungo di quanto potresti pensare).
7. Saluta i consegnatori di pacchi con la stessa professionalità e cortesia di qualsiasi altro visitatore. Potrebbe essere necessario firmare per una consegna. Assicurati che la tua firma sia leggibile. Il corriere potrebbe aver bisogno di indicazioni su dove mettere il pacco. Assicurati di contattare i dipendenti giusti per tali questioni.
8. Ricevi i clienti che vengono in azienda in modo efficace ed educato. Dopo che il visitatore ha detto loro chi sono e chi stanno cercando, connettiti con quella persona e dille chi è lì. Una frase standard che puoi usare per questo è: "Sig. Smit, Sig.ra Jansen di XYZ b.v. è qui per l`appuntamento delle 2". Cerca sempre di fornire un nome e un cognome e l`azienda che rappresentano. È utile chiedere se ha un appuntamento. Il signor Smit darà quindi ulteriori istruzioni su dove puoi far aspettare il cliente e quanto tempo ci vorrà. Puoi quindi dire al visitatore: "Il signor Smith arriverà presto". O: "Il signor Smith dice che sta finendo una riunione e verrà tra 5 minuti. Ti siedi?".
Parte 2 di 2: Essere rappresentativi
1. Assicurati di avere un atteggiamento positivo. Come accennato in precedenza, l`addetto alla reception è il biglietto da visita dell`azienda: i clienti ti vedono prima e tu rispondi alle domande delle persone che non possono venire in ufficio. Nessuno vuole essere accolto da una faccia acida o scontrosa. Abbi sempre un sorriso sulle labbra e una personalità allegra. Sii paziente con i clienti difficili, anche se ti danno sui nervi.
- Anche se hai un cliente molto difficile, continua a ricordare a te stesso che hai una personalità forte e felice. Dì a te stesso che stanno scaricando le loro frustrazioni su di te, ma sappi che finché fai del tuo meglio per accontentarle, non sei tu a fare nulla di sbagliato. Meglio mantenere la calma che esplodere.
2. Tieni pronto un saluto. È sempre importante accogliere i clienti in modo amichevole. Anche se devi finire qualcosa prima di poter aiutare il cliente, è importante salutarlo in modo che sappia che è stato visto e che sarà aiutato.
3. Sii educato. Sii rispettoso. Tratta tutti come se fossero la persona più importante che è entrata in ufficio oggi. Questo è il tuo lavoro: a nessuno importa se stamattina sei rimasto bloccato nel traffico per ore, o se hai appena versato il caffè sulle tue nuove scarpe di pelle. Lascia a casa le preoccupazioni personali. Assicurati che il cliente si senta a suo agio e si diverta a parlare con te.
4. Vestiti in modo rappresentativo. Rappresenti un`azienda, quindi devi avere un aspetto ordinato. Investi in abbigliamento che corrisponda alla cultura aziendale. Se sei un receptionist di un tipo specifico di attività (ad esempio un marchio di abbigliamento) potrebbe essere utile indossare abiti di quel marchio. Tendi al lato conservatore, a meno che tu non lavori da qualche parte in cui la moda o altri fattori sono importanti.
Consigli
- Tieni le cose personali separate dal tuo lavoro. Ciò significa anche che non gestisci chiamate ed e-mail personali al lavoro. Il reparto IT può tenere traccia delle attività del tuo computer.
- Sii gentile con i manager, vedi se puoi aiutarli quando non hai niente da fare.
- Ricorda chi ti paga lo stipendio e sii sempre rispettoso nei suoi confronti.
- Trova qualcuno che possa tenere d`occhio la scrivania o il telefono quando devi andare in bagno, quando pranzi, quando sei in vacanza, ecc. In questo modo non ci sono persone arrabbiate che ti aspettano quando torni.
- Chiedi ai colleghi se puoi aiutare con qualcosa. Meglio fare amicizia aiutando che nemici lamentandosi.
- Anche la gestione della posta fa spesso parte del tuo lavoro. Scopri il tuo primo giorno dove deve andare, chi lo consegna e quando.
- Sii sempre disposto ad imparare un nuovo compito. La versatilità può portarti molto.
- Scrivi i messaggi in duplice copia e consegnane una copia alla persona a cui è destinato il messaggio. Oppure usa un diario, lì le cose sono più facili da trovare, soprattutto se stai cercando un nome o un numero di telefono.
Avvertenze
- Mai dire "non lo faccio". Presto perderai il lavoro.
- Non fingere di essere gentile. La gente lo vede attraverso. Sii sinceramente interessato, educato e rispettoso. Se non puoi farlo non dovresti essere un receptionist. Abbatti la reputazione dell`azienda. Allora cerca piuttosto un lavoro d`ufficio in cui non devi venire in pubblico.
- Non discutere con un cliente o chiamante. Segnalalo a un superiore.
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