

La tempistica di un`attività di grandi dimensioni non è utile senza guardare le parti che compongono l`attività. Se analizzi i componenti, puoi cercare le inefficienze. Non hai intenzione di trattenere la persona: stai solo interrompendo l`attività ai fini della registrazione. Ad esempio, se il compito è controllare la posta, i componenti potrebbero includere andare al reparto postale, ritirare la posta, restituire la posta alla scrivania, aprire buste, leggere la posta e gettare via o maneggiare qualsiasi lettera. Può aiutare a osservare come gruppo. In questo modo puoi chiedere a una persona di fare il cronometro, una persona al tempo e una persona a prendere appunti. Puoi anche applicare questo approccio a te stesso. In tal caso, annota ogni parte mentre lo fai. 

Testare l`attività per un periodo di tempo. Ad esempio, puoi testarlo per una settimana o anche un mese. 

La chiave è trovare il giusto livello di dettaglio. Non vuoi essere troppo dettagliato poiché il tempo necessario per premere un singolo pulsante non è utile. Ma non vuoi nemmeno lavorare in modo troppo ampio, perché così non avrai abbastanza dati per lavorare sull`efficienza. Diciamo che controlli la tua posta elettronica. Puoi suddividere questo in accesso al tuo computer ed e-mail, eliminare e-mail di spam senza aprirla, leggere e-mail, comporre risposte e organizzare e-mail in cartelle. 
Per una maggiore precisione, includi i dati su più giorni. 





Se controlli e leggi costantemente la posta elettronica durante il giorno, distrai costantemente la tua mente da qualsiasi cosa tu stia facendo. Spesso è meglio svolgere tutte le attività contemporaneamente, come leggere le e-mail al mattino, al pomeriggio e poco prima di smettere di lavorare. 
Ad esempio, se devi conservare i documenti in un`altra stanza fuori dal tuo ufficio ogni giorno, considera di farlo tutto in una volta. Camminare costantemente avanti e indietro ti porta via il tempo che potresti dedicare ad altre attività. ">
Condurre uno studio del tempo e del movimento
Contenuto
Uno studio del tempo e del movimento viene utilizzato per analizzare l`efficienza del lavoro attraverso l`osservazione e la tempistica delle attività. Può aiutarti a vedere dove la tua giornata potrebbe essere più efficiente, facendoti risparmiare tempo ed energia, qualcosa che tutti possono usare! Puoi eseguirne uno per te stesso o osservare un`altra persona. Per prima cosa devi decidere quale metodo utilizzare, dall`osservazione in tempo reale a un approccio di campionamento, quindi osservare e cronometrare l`attività. Dopo aver completato la ricerca, puoi utilizzare i dati per creare un processo di lavoro più efficiente.
Passi
Parte 1 di 3: Scelta di un metodo per la registrazione dei dati

1. Usa "campioni di lavoro" se hai poco tempo. Con questo approccio osservi la persona in determinati momenti invece che continuamente. Gli intervalli possono essere regolari o casuali. Osservi la persona per un periodo di tempo e poi estrapoli dai campioni quanto tempo viene dedicato a ciascuna attività. Questo tipo di ricerca funziona meglio su attività che hanno meno componenti o dipendenti che generalmente svolgono meno attività diverse.
- Ad esempio, se il lavoro principale di qualcuno è la fatturazione, il campionamento casuale potrebbe funzionare perché ogni volta che effettui il check-in, ottieni un`istantanea di ciò che la persona sta facendo. Una volta che hai tutti i dati, puoi capire su quale compito o parte la persona trascorre più tempo osservando quanto spesso e per quanto tempo si presenta in ogni campione casuale.
- Il vantaggio di questo metodo è che puoi osservare più di una persona in un dato periodo di tempo ruotando ogni persona.
- Se stai usando questo metodo su te stesso, imposta una sveglia che suoni a intervalli specifici in modo da poter registrare ciò che stai facendo in un determinato periodo di tempo.

2. Osserva il compito in tempo reale per porre domande. In questo approccio sei nella stanza con la persona che esegue il compito. Osserva cosa fanno e suddividi il compito in parti più piccole mentre registri i tempi. Ogni parte dovrebbe avere un senso nel suo insieme senza essere così dettagliata da non riuscire a tenere il passo.

3. Registra un video per aiutare il partecipante a esibirsi in un modo più naturale. Invece di osservare le attività in tempo reale, registri un video. In questo modo puoi tornare più tardi e analizzare quanto tempo impiega ogni attività. Non ti perderai molto perché puoi sempre riavvolgere il video per guardare di nuovo qualcosa.

4. Registra un video di te stesso per un esame più approfondito. Se fai la ricerca su te stesso, questo approccio sarà molto più semplice degli altri due. Metti una fotocamera su un treppiede in un luogo in grado di catturare ciò che stai facendo. Fai in modo che la videocamera registri mentre svolgi alcune attività, come scrivere un rapporto.
Parte 2 di 3: Condurre l`indagine

1. Crea un foglio di calcolo per tenere traccia dei dati. Hai bisogno di un posto dove scrivere qual è l`attività e un foglio di calcolo è l`ideale. Hai anche bisogno di un posto per tenere traccia del tempo. I lavori vengono spesso eseguiti in batch. In tal caso, dovrai registrare il tempo per ciascuna parte di ogni attività da qualche parte. Tutto ciò di cui hai bisogno sono alcune caselle numerate per questa parte. Aggiungi anche una colonna per le note.
- Ad esempio, se l`attività sta controllando l`e-mail e uno dei componenti sta leggendo l`e-mail, registra il tempo necessario per leggere ogni e-mail nelle caselle numerate accanto al componente.

2. Dividi il lavoro in piccole categorie. Parte della conduzione di un`indagine sul tempo e sul movimento consiste nel capire esattamente quanto tempo viene speso per ciascuna attività. In generale, l`unico modo per migliorare l`efficienza è guardare alle piccole azioni all`interno di ogni attività. Mentre il lavoro viene svolto, identifica ogni parte dell`attività e scrivi una breve descrizione.

3. Tieni traccia del tempo per ogni attività. Inizia con un cronometro. Tieni traccia del tempo per ciascuna parte dell`attività, indicando il tempo impiegato per completare ciascuna parte. Spesso è più semplice interrompere e avviare il timer, in base al tempo trascorso. Puoi tornare più tardi e scoprire quanti secondi sono stati spesi per ogni attività.

4. Tieni traccia del tempo usando la registrazione video. Quando si utilizza un video, è necessario interrompere e avviare il video per ogni parte che si desidera cronometrare. In questo modo hai il tempo di scrivere i tuoi appunti e i tempi per ogni parte.
Parte 3 di 3: analizzare i risultati e apportare modifiche

1. Calcola la media dei tempi per ogni componente. Quando hai finito, prendi i tempi per ogni parte e trova la media. Per trovare una media, somma tutti i tempi di un evento e dividi la somma per il numero di volte in quel gruppo.
- Ad esempio, se leggi le email come parte, i tempi potrebbero essere 65 secondi, 210 secondi, 240 secondi, 39 secondi e 354 secondi. Somma i numeri: 65 + 210 + 240 + 39 + 354 = 908. Dividi la somma per il numero di volte. In questo caso, sono cinque, quindi dividi 908 per cinque e otterrai una media di 181,6 secondi per email.

2. Determina il tempo medio per l`attività. Il modo più semplice per trovare il tempo medio per l`intera attività è sommare tutte le medie delle parti. Questo ti darà la media per l`intero compito.

3. Assegna un valore alto o basso alle tue attività. Assegnare un valore alto o basso a ciascuna attività può aiutarti a stabilire la priorità di ciò che è importante. Non devi assegnare un numero, devi solo contrassegnarli come valore alto o basso. Ad esempio, rispondere alle e-mail al lavoro può essere importante, ma a meno che tu non sia nel servizio clienti, probabilmente vale meno che completare un rapporto importante.

4. Riduci le attività di basso valore che richiedono tempo. Dopo aver valutato le tue attività, guarda quali attività richiedono tempo ma nel complesso hanno un valore basso. Questi sono i compiti in cui devi pensare a un modo per ridurli. È anche importante considerare le attività che richiedono tempo, ma hanno un valore elevato. Non c`è nulla di male nel cercare di rendere queste attività più efficienti.

5. Attenzione al multitasking. Il multitasking in molti casi fa sì che le singole attività richiedano più tempo perché non puoi dedicare a nessuna delle attività la tua piena attenzione. Nei casi in cui lavori in multitasking, come andare avanti e indietro tra le e-mail e scrivere un rapporto, dovresti provare a cambiarlo. Imposta un periodo in cui fai solo una cosa. Se stai scrivendo un rapporto, ignora le tue email.

6.Cerca le cose che sono inefficienti da tagliare. Trovi spesso tali problemi nelle routine che descrivi e descrivi. Eliminare il trading inefficiente può aiutarti a lavorare meglio e fare di più nel tempo che hai.
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