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Chiedi alla persona per la quale stai scrivendo la lettera che tipo di lavoro è. Quali attività fanno parte del lavoro?? Quali abilità sono importanti per questo?? Che caratteristiche personali? Leggi di nuovo le tue e-mail con l`altra persona per vedere qual è il metodo di lavoro dell`altra persona. Dimostrando la propria professionalità e idoneità al nuovo lavoro? Se hai accesso ad esso, puoi anche utilizzare i rapporti di valutazione. 
Un riferimento è lungo una o due pagine. Se allunghi la lettera, ci sono buone probabilità che il futuro datore di lavoro non legga l`intera lettera. Possono quindi perdere informazioni importanti. Inizia la tua lettera con una breve introduzione. Contiene il nome della persona per la quale stai scrivendo la lettera, il lavoro per cui si stanno candidando e che le stai consigliando per quel lavoro. Ad esempio, potresti scrivere: “Vorrei raccomandare Chris Smit per la posizione di product manager. Chris è stato un grande contributo al mio lavoro / a questa azienda e penso che sarà molto prezioso per il tuo team." Quindi, in uno o tre paragrafi, spiega da quanto tempo conosci la persona, in quale ruolo hai lavorato, quali sono le competenze chiave di quella persona e in che modo il nuovo datore di lavoro può trarre vantaggio da tali competenze. Spiega perché la persona è il miglior candidato per il lavoro. Puoi descrivere il carattere della persona nella lettera, ma non includere alcuna informazione personale. Le informazioni personali sono spesso molto soggettive. Se vuoi ancora registrare qualcosa, parlane con la persona a cui stai scrivendo la lettera. Concludi la tua lettera con un paragrafo che riassuma che raccomandi con tutto il cuore la persona. Indica in questo paragrafo che sei disponibile a rispondere a tutte le domande che il futuro datore di lavoro potrebbe avere. Ad esempio, scrivi: "In base alla mia esperienza con Chris Smit, lo consiglio vivamente per la posizione di Product Manager presso Product Management B.V. Se hai domande in relazione a questa lettera, puoi contattarmi al numero di telefono 012-3456789 o all`indirizzo e-mail [email protected]." 
Usa verbi come cooperare, raggiungere e promuovere. Usa nomi come giocatore di squadra, risorsa e responsabilità. Usa aggettivi come affidabile, intelligente e comprensivo. Puoi usare queste parole insieme in una frase come: “Chris ed io abbiamo lavorato insieme a un progetto di marketing e lui è stato determinante nell`acquisizione di diversi nuovi clienti. Ha un forte senso di responsabilità ed è un giocatore di squadra comprensivo che avrà un impatto positivo sulla tua attività." 
Non devi dire che la persona è fantastica se non è vero. Scegli le qualità positive che la persona ha effettivamente. Ad esempio: “Chris è uno dei colleghi più responsabili e collegiali che conosca.Quando descrivi le capacità tecniche di qualcuno, potresti usare qualcosa come "Chris è nel 5% dei migliori product manager con cui ho lavorato." 
Assicurati che la tua versione rivista abbia la struttura giusta, con un`introduzione, un contenuto principale e una conclusione. Assicurati anche che la tua lingua sia professionale, sincera e positiva e che metti il candidato sotto i riflettori nel miglior modo possibile. Considera di leggere la lettera ad alta voce per identificare meglio eventuali errori e assicurarti che la lettera suoni professionale. Assicurati che le informazioni che includi nella lettera siano adattate al nuovo lavoro. 
Se scrivi la lettera dalla tua posizione, usa la carta intestata della tua azienda per la lettera. Se utilizzi la carta intestata dell`azienda, l`indirizzo del mittente è già sulla lettera. Se utilizzi elementi di cancelleria in bianco, inizia dall`inizio con il tuo indirizzo. Sotto il tuo indirizzo ci sarà l`indirizzo del destinatario, ovvero il datore di lavoro a cui si rivolge la persona a cui stai scrivendo la lettera. Se la lettera è più generica e la persona per la quale stai scrivendo la lettera vorrebbe utilizzarla per più applicazioni (o se non si candidano ancora, ma vorrebbe già un riferimento), puoi omettere l`indirizzo. Tieni presente nella tua lettera che anche il contenuto deve essere più neutro. Quindi annota il luogo (città) in cui scrivi la lettera e la data. Di seguito c`è una riga dell`oggetto, in cui menzioni qualcosa come "Saluti: fai riferimento a Chris Smit per il posto vacante di product manager". Sotto c`è il saluto, il contenuto della lettera e la chiusura. Sotto il tuo nome puoi inserire la tua posizione e i dettagli di contatto (telefono e/o indirizzo e-mail). Assicurati di lasciare spazio sopra il tuo nome per la tua firma. 
Non offrirti di essere uno sponsor se non hai una storia positiva sull`altra persona. Non vuoi ridurre le possibilità dell`altra persona sul lavoro. Accetta di parlare con un potenziale datore di lavoro solo se hai lavorato con l`altro per un periodo di tempo più lungo. È difficile rispondere alle domande su come lavora l`altra persona e in cosa è brava quando ci si conosce solo da pochi mesi. Assicurati di essere la persona giusta per fornire il riferimento. Forse è molto più adatto un collega che ha lavorato con l`altro più a lungo. 
Richiedi informazioni sul posto vacante. Che tipo di posizione è, qual è la cultura in azienda e in che modo la persona a cui dai il riferimento pensa che la sua esperienza si adatti bene a quella posizione? Scopri quali sono le tue esperienze con l`altro. In quali progetti avete lavorato insieme, quali qualità positive vedete nell`altro?? Se hai accesso ad esso, puoi anche utilizzare i rapporti di valutazione. Leggi di nuovo le tue e-mail con l`altra persona per vedere qual è il metodo di lavoro dell`altra persona. Dimostrando la propria professionalità e idoneità al nuovo lavoro? 
Chiedi alla persona a cui stai fornendo il riferimento per le informazioni di contatto del potenziale datore di lavoro o chiedi loro di fornire le tue informazioni di contatto a quel datore di lavoro. Assicurati di fissare l`appuntamento per telefono in un momento in cui hai davvero tempo. Una tale conversazione telefonica è spesso solo breve (da 10 a 15 minuti), ma pianifica un sacco di tempo solo per essere sicuro. 
Poiché non sai quali domande porrà il futuro datore di lavoro, è meglio elencare tutte le informazioni importanti. Sia sulla personalità della persona per la quale stai fornendo il riferimento, sia sulle sue capacità. Ma anche in quali ruoli avete lavorato insieme e per quanto tempo avete lavorato insieme. 
Assicurati di non esagerare. Non devi davvero dire che la persona a cui fai riferimento è "il più grande collega di sempre". Dire che la persona "è uno dei migliori colleghi con cui tu abbia mai lavorato" suona molto più convincente. Sappi che se esiti notevolmente quando rispondi alle domande, risulterà disonesto. Se non hai una buona risposta a una domanda, non inventare qualcosa. Piuttosto dì che non hai lavorato con il tuo collega in quel modo. 
Ci sono molti verbi, nomi e aggettivi adatti a descrivere colui per il quale stai scrivendo il riferimento. Più puoi essere specifico, meglio è. Ad esempio, potresti dire qualcosa come "Chris è creativo e orientato alla soluzione" o "Comunica chiaramente le sue idee." Assicurati di elencare le competenze di cui la persona avrà bisogno nel nuovo lavoro. 
Non discutere di questioni private come religione, stato civile, età o salute. Fornire informazioni personali può ridurre le possibilità dell`altra persona di ottenere il lavoro. Fornire informazioni personali può comportare una pesante multa per la tua azienda. 
Dare un riferimento positivo per un collega
Non è sempre facile trovare un lavoro. Un riferimento positivo ed entusiasta da parte di un collega può fare la differenza. Se vuoi fornire un riferimento positivo per un collega o un ex collega, pensa attentamente a come lo descrivi. Quello che dici del tuo collega, e come lo dici, può aiutare il tuo collega a ottenere il lavoro dei suoi sogni.
Passi
Metodo 1 di 2: scrivere un riferimento
1. Offriti di scrivere una lettera positiva. Se qualcuno si avvicina a te per fornire un riferimento, pensa se vuoi davvero farlo. Se hai buone esperienze con quella persona e puoi dire cose su di lei che ti aiuteranno a ottenere il lavoro, offri di scrivere una lettera positiva.
- Non offrirti di scrivere una lettera se non puoi scrivere nulla di positivo. Non vuoi ridurre le possibilità dell`altra persona.
- Offriti di fornire un riferimento solo se hai lavorato con quella persona per molto tempo. È difficile giudicare com`è qualcuno se hai lavorato con loro solo per poco tempo.
- Assicurati di essere la persona giusta per fornire il riferimento. Controlla se ci sono regole all`interno della tua azienda per fornire un riferimento per i colleghi.
2. Raccogli informazioni da includere nella tua lettera. Chiedi alla persona per la quale stai scrivendo la lettera, che tipo di lavoro è la lettera e quali qualità sono importanti per essa. Elenca anche ciò che sai sulla persona per la quale stai scrivendo la lettera e ciò che si adatta al lavoro.
3. Scrivi una lettera. Elabora tutte le informazioni che hai raccolto in una lettera. Non deve essere una lettera perfetta. Metti i punti principali su carta. In questo modo non dimenticherai le cose più importanti. Scrivi la lettera in modo positivo.
4. Usa parole positive e attive. Assicurati di usare un linguaggio positivo e verbi attivi per descrivere la persona per cui stai scrivendo la lettera. Ciò aiuta a dipingere un`immagine più attraente di quella persona.
5. Sii onesto e non esagerare. Vuoi presentare il candidato nel miglior modo possibile e non dare l`impressione che ti stia solo inventando. Il confine tra essere onesti ed esagerare è sottile.
6. Aggiorna e controlla la tua lettera. Non appena hai la bozza di lettera pronta, puoi iniziare a perfezionare la tua lettera. Assicurati che le frasi scorrano senza intoppi, che la struttura sia logica e controlla se ci sono ancora cose mancanti che vuoi includere. Controlla anche gli errori di ortografia e grammatica. È importante che la tua lettera sia ordinata.
7. Prepara la tua lettera. Prima di poter inviare la lettera, devi assicurarti che sia formattata correttamente. La tua lettera verrà quindi presa sul serio più rapidamente dal potenziale futuro datore di lavoro.
8. Leggi di nuovo la lettera con attenzione. Prima di inviare la lettera, leggila attentamente. Preferibilmente un giorno o due dopo aver scritto la lettera. Quindi lo guardi con uno sguardo nuovo e forse vedi errori che non hai visto prima.
Metodo 2 di 2: Fornire un riferimento verbale
1. Controlla se ci sono regole all`interno della tua azienda per fornire un riferimento per i colleghi. Alcune aziende non ti permettono di parlare del lavoro di qualcuno a tempo indeterminato. Alcune attività possono essere riservate. Verifica quello che puoi e non puoi dire prima di accettare di fornire un riferimento verbale.
2. Accetta di fornire un riferimento verbale. Se un dipendente o un collega ti chiede di fornire un riferimento, fallo solo se puoi fornire un riferimento positivo. Se hai buone esperienze con l`altra persona e ritieni che la persona sia davvero adatta al lavoro, accetta di fornire un riferimento.
3. Chiedi informazioni alla persona a cui stai fornendo il riferimento. Chiedi all`altro che tipo di lavoro è il riferimento e quali caratteristiche sono importanti per esso.
4. Fissa un appuntamento telefonico. La maggior parte dei riferimenti verbali vengono forniti per telefono. Fissa un appuntamento telefonico con il possibile futuro datore di lavoro della persona per la quale stai dando il riferimento. Fissare un appuntamento invece di chiamare, ti dà la possibilità di chiamare in un momento tranquillo, senza distrazioni. In questo modo puoi fornire un riferimento coeso e positivo.
5. Prendere appunti per la telefonata. Non appena hai fissato un appuntamento, puoi elencare le informazioni che vuoi fornire. Metti le cose più importanti (digitalmente) su carta. In questo modo ti assicuri di non dimenticare nulla durante la conversazione.
6. Rispondi alle domande in modo completo e onesto. Dando risposte oneste e complete, fornisci una buona immagine del candidato. Lui o lei può quindi semplicemente ottenere il lavoro che desidera.
7. Usa parole positive e descrittive. Quando rispondi alle domande del futuro datore di lavoro, vuoi presentare la persona per la quale stai fornendo il riferimento nella luce più positiva possibile. Questo può dare loro solo un vantaggio rispetto ad altri candidati per il lavoro.
8. Evita argomenti personali. Parla solo di cose che contano per come l`altra persona eseguirà il nuovo lavoro. Ad esempio, sulle eccellenti qualità di leadership o su quanto sia bravo a creare un rapporto di squadra. Non parlare della vita privata della persona a cui ti riferisci perché sembrerà meno professionale sia te che entrambi.
9. Termina la conversazione. Non appena avrai risposto a tutte le domande del futuro datore di lavoro, completa la conversazione telefonica. Chiedi se il tuo interlocutore ha delle domande e offrigli di chiamarti di nuovo se ci sono ancora domande in seguito. Infine, ringrazia il tuo interlocutore per la conversazione.
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