Istruzioni passo passo gratis 
Inizia con la data e la città da cui proviene il comunicato stampa. La città può essere eventualmente omessa, ad esempio se il comunicato stampa è scritto a Rotterdam mentre il messaggio riguarda la filiale locale di Amsterdam. La prima frase o "lead" dovrebbe catturare immediatamente l`attenzione del lettore e raccontare succintamente cosa sta succedendo. Ad esempio, se il titolo è "Zeus Publishers pubblica un nuovo romanzo di guerra", la prima frase potrebbe essere: "Zeus B Publishers.V. pubblica oggi il loro primo romanzo di guerra, scritto dal celebre scrittore Ercee Kaa.` Espande il titolo fornendo solo un po` più di dettagli e serve a guidare il lettore nella storia. La frase successiva o le due frasi successive sono quindi di nuovo un`estensione della prima frase. Il corpo di un comunicato stampa dovrebbe essere compatto. Non usare frasi o paragrafi troppo lunghi. Evita la ripetizione e l`uso frequente di gergo allegro o hippy. Cerca la semplicità, senza una parola di troppo. Il primo paragrafo (da due a tre frasi) è un riassunto del comunicato stampa, tutto ciò che aggiungi a questo è un`elaborazione. Nel mondo frenetico di oggi, né i giornalisti né altri lettori leggeranno un comunicato stampa se l`inizio di un articolo non suscita immediatamente interesse. Usa fatti reali: eventi, prodotti, servizi, persone, obiettivi, obiettivi, piani, progetti. Garantire il massimo utilizzo di fatti concreti. Un modo semplice per scrivere un comunicato stampa efficace è elencare i seguenti chiarimenti: chi, cosa, quando, dove, perché e come. 
Di chi si tratta? Zeus Editori. Qual è la notizia di fatto? L`editore Zeus pubblica un libro. Quando accadrà? Domani. Dove avviene? In tutti i principali mercati, domani. Perché questa notizia? È stato scritto da un celebre scrittore, Ercee Kaa. Come succede? L`evento principale è una sessione di autografi ad Amsterdam, seguita da un tour del Randstad. Una volta che hai fatto le basi, puoi colmare le lacune con informazioni su persone, prodotti, date e qualsiasi altra cosa relativa alle notizie. Se la tua azienda non è l`argomento principale delle notizie, ma è la fonte del comunicato stampa, chiariscilo nel corpo. Mantienilo breve e dolce. Un comunicato stampa non dovrebbe mai essere più lungo di tre pagine. Se stai inviando una stampa cartacea, il testo deve essere a spaziatura doppia. Maggiore è la notiziabilità del tuo comunicato stampa, maggiore è la possibilità che il pezzo venga selezionato da un giornalista per l`uso. Scopri cosa significa "valore delle notizie" per un gruppo target specifico e usa questa conoscenza per attirare il giornalista. 
Il titolo di questa sezione dovrebbe essere---Informazioni su COMPANY_XYZ. Dopo il titolo, usa uno o due paragrafi di 5 o 6 frasi per descrivere la tua azienda. Il testo deve descrivere l`azienda, l`attività principale e la politica aziendale. Molte aziende hanno già scritto professionalmente opuscoli, presentazioni, piani aziendali, ecc. Il testo introduttivo può essere copiato qui. Link al tuo sito web alla fine di questa sezione. Il link deve essere un URL esatto e completo, non abbreviato, perché quando la pagina viene stampata il link deve essere ancora completo. Ad esempio: http://www.sito_della_tua_azienda.com, e non clicca qui per andare al sito. Se la tua azienda ha una pagina multimediale separata sul sito, dovresti collegarti ad essa qui. Una pagina multimediale contiene tutte le informazioni di contatto e tutto per la stampa. 
Se non ti dispiace che le tue persone possano essere contattate direttamente dai media, puoi inserire i loro dettagli nel comunicato stampa stesso. Ad esempio, nel caso di un comunicato stampa di innovazione, è possibile aggiungere le informazioni di contatto del team di ricerca. Altrimenti è necessario inserire i dati dell`ufficio media o PR nella sezione `Contatti`. Se non hai un team separato per questa posizione, è una buona idea nominare qualcuno che ricopri questa posizione, come collegamento tra i media e la tua gente. I dettagli di contatto devono essere indirizzati a questo particolare comunicato stampa. I dati devono comunque contenere: Il nome ufficiale dell`azienda Il nome ufficiale del dipartimento media e la persona di contatto Indirizzo di posta Numeri di telefono e fax con i prefissi di paese e città corretti. Numero di cellulare (opzionale) Tempi di disponibilità Indirizzi email Indirizzo del sito web.
Scrivi un comunicato stampa
Un comunicato stampa è un messaggio scritto ai media. Con un comunicato stampa è possibile annunciare una serie di notizie, come eventi, promozioni, premi, nuovi prodotti e servizi, risultati annuali, ecc. Un comunicato stampa può far apparire un articolo su un giornale o una rivista. È più probabile che i giornalisti inizino a lavorare su una storia se hanno ricevuto un comunicato stampa. È una parte fondamentale delle tue PR, chiunque può beneficiare di un comunicato stampa se sei disposto ad utilizzare la giusta struttura e formattazione. Ti mostriamo come farlo.
Passi
Metodo 1 di 1: scrivere il proprio comunicato stampa
1. Scrivi il titolo. Il titolo dovrebbe essere breve, chiaro e diretto al punto: una versione ultra compatta di ciò di cui tratta il comunicato stampa. Molti professionisti delle PR consigliano di scrivere il titolo alla fine, dopo aver scritto il resto del comunicato stampa. Se segui questo consiglio, continua a leggere prima e torna al titolo quando il resto è finito.
- wikiHow ampiamente accettata come la fonte di informazioni più affidabile. Guarda come funziona? Ora vuoi saperne di più! I titoli della stampa dovrebbero sempre avere qualcosa di accattivante per attirare l`attenzione del giornalista o dell`editore, proprio come un titolo ha lo scopo di "afferrare" i lettori. Il titolo potrebbe descrivere ciò che la tua azienda ha realizzato, un recente evento degno di nota o un nuovo prodotto o servizio.
- I titoli sono scritti in grassetto Una testa in grassetto di solito ha anche una dimensione del carattere più grande del corpo. Tradizionalmente, i titoli dei comunicati stampa sono scritti al presente, non contengono articoli e omettono il verbo "essere" in determinati contesti.
- La prima parola è sempre maiuscola. Questo vale anche per alcuni nomi. La maggior parte delle parole in un titolo sono minuscole, ma in alcuni casi un carattere con "minuscolo" stilizzato può creare un aspetto grafico e simile a quello di una notizia.
- Estrai parole chiave importanti. Il metodo più semplice per creare un titolo per il tuo comunicato stampa è estrarre le parole chiave più importanti dal comunicato stampa. Prova a costruire una dichiarazione logica con queste parole chiave che attiri immediatamente l`attenzione. L`uso delle parole chiave ti dà una migliore trovabilità con i motori di ricerca, inoltre, le parole chiave rendono più facile per giornalisti e altri lettori comprendere immediatamente il contenuto del comunicato stampa.
2. Scrivi il corpo del testo. Un comunicato stampa dovrebbe essere scritto come vorresti alla fine vederlo in un articolo di notizie. Ricorda: la maggior parte dei giornalisti è molto impegnata e non ha il tempo di ricercare a fondo ogni annuncio della tua azienda, quindi molto di ciò che scrivi nel tuo comunicato stampa verrà semplicemente copiato dal giornalista. Quindi inserisci esattamente nel corpo del testo ciò che desideri che alla fine pubblichino.
3. Trasmetti chiaramente le "5 W" (e la H). Chi, cosa, quando, dove, perché e come raccontano al lettore tutto ciò che deve sapere. Considera questa lista di controllo nel contesto dei punti seguenti, usando l`esempio sopra menzionato.
4. Aggiungi informazioni sull`azienda. Se un giornalista sceglie un comunicato stampa per un articolo, menzionerà sempre l`azienda nel pezzo. In tal caso, i giornalisti possono trovare le informazioni sull`azienda in questa sezione.
5. Fornire supporto. Fornire alcuni collegamenti informativi aggiuntivi a supporto del comunicato stampa.
6. Aggiungi le informazioni di contatto. Se il tuo comunicato stampa è davvero degno di nota, i giornalisti probabilmente vogliono maggiori informazioni o potrebbero voler intervistare persone rilevanti.
7. Se possibile, includi un collegamento a una versione online dello stesso comunicato stampa. È pratica comune tenere un registro di tutti i comunicati stampa sul tuo sito web. Ciò semplifica la creazione di tale collegamento e si dispone immediatamente di una registrazione per scopi di archiviazione.
8. Indicare la fine di un comunicato stampa con tre cancelletti (###) centrati immediatamente sotto l`ultima frase del messaggio. Questo è uno standard giornalistico.
Consigli
- Invia il comunicato stampa via e-mail e usa poca formattazione. Lettere grandi e tanti colori distraggono solo dalle notizie. Inserisci il comunicato stampa nel corpo dell`e-mail, non nell`allegato. Se è necessario utilizzare un allegato, utilizzare testo normale o un file RTF. I documenti di Word sono generalmente accettati, ma salvali come.doc, non se.docx (se stai usando l`ultima versione). I giornali in particolare hanno dovuto ridurre ultimamente e spesso non utilizzano l`ultima versione di Word. Utilizza i file PDF solo se stai inviando un`intera cartella stampa con molte illustrazioni. E non digitare il comunicato stampa su carta intestata e poi scansionarlo e inviarlo via e-mail come jpeg: una perdita di tempo e tempo per l`editore. Digita il comunicato stampa direttamente nell`e-mail.
- Usa il titolo come oggetto dell`email. Se hai già trovato un titolo accattivante, il tuo messaggio risalterà nella posta in arrivo dell`editor.
- Assicurati che ogni post sia rivolto a una società di media specifica e invialo all`editore che si occupa di questo tipo di attività. Di solito puoi trovare queste informazioni sul loro sito web. Pubblicare un comunicato stampa identico a molte società di media o a molti editori all`interno di una società è un segno che te ne stai liberando facilmente piuttosto che rivolgerti a un mercato specifico.
- Ricerca i comunicati stampa esistenti su Internet per avere un`idea del tono, della lingua, della struttura e del layout di un comunicato stampa
- Non perdere tempo sul titolo fino a quando l`intero comunicato stampa non è terminato. Il titolo di un giornale o di una rivista verrà eventualmente scritto da un editore, ma è sempre bene trovare un titolo accattivante o un titolo per il comunicato stampa. Questo titolo potrebbe essere la tua unica possibilità. Mantienilo conciso e fattuale. Ma se stai cercando di scrivere il titolo dell`articolo, stai perdendo tempo. Non sai esattamente cosa dirai tu o la persona che stai per intervistare. Una volta terminata una prima bozza del comunicato stampa, potresti decidere di modificare la prima frase o meno. In quel momento, e non prima, puoi iniziare a pensare al titolo.
- Se il comunicato stampa è destinato al rilascio immediato, si prega di scrivere "PER RILASCIO IMMEDIATO" sopra il titolo in lettere maiuscole. Se c`è un embargo, scrivi `EMBARGO TOT...` con la data in cui vuoi distribuire la storia. Si presume che un comunicato stampa senza una data di pubblicazione venga pubblicato immediatamente.
- Includere il nome dell`azienda nel titolo, in ogni sottotitolo e nel corpo del primo paragrafo per la rilevabilità dei motori di ricerca. Se invii una versione cartacea puoi utilizzare la carta intestata dell`azienda.
- La tempistica del comunicato stampa è molto importante. Dovrebbe essere una notizia rilevante e recente, non troppo vecchia e non troppo lontana nel futuro.
- Una rapida telefonata può garantire che il comunicato stampa venga effettivamente pubblicato.
- Includi un "invito all`azione" nel tuo comunicato stampa. Si tratta di informazioni su ciò che si desidera che il lettore faccia con il contenuto del messaggio. Ad esempio, vuoi che i lettori acquistino un prodotto? In tal caso devi menzionare dove è disponibile il prodotto. Vuoi che il lettore visiti il tuo sito web per partecipare a un concorso o per saperne di più sulla tua azienda? In tal caso è necessario indicare l`indirizzo web o un numero di telefono.
Avvertenze
- Non fornire i dettagli di contatto di terze parti senza la loro autorizzazione. Inoltre, devono essere disponibili durante il normale orario nei giorni successivi al rilascio del comunicato stampa.
- Ricorda che molti editori sono oberati di lavoro e molti editori sono subdoli. Se gli rendi più facile, faranno qualcosa prima. Se il tuo comunicato stampa assomiglia a come l`editore pubblicherà il pezzo, potrebbe essere pubblicato quasi invariato. Ma se lo riempite di lanosi discorsi di vendita o se non seguite il libro verde, l`editore cambierà tutto. Tutti affermano di essere i migliori, quindi non perdere tempo con l`editore. Il posto corretto per inserire una descrizione è nella sezione delle informazioni sull`azienda del comunicato stampa. Ma mantienilo sempre accurato e fattuale.
- Usa sempre una citazione, preferibilmente dalla persona più importante coinvolta nell`argomento del comunicato stampa. Non deve essere una citazione reale, ma dovrebbe essere in qualche modo plausibile. In ogni caso, è importante verificare se la persona in questione è d`accordo con quanto gli viene messo in bocca. Una citazione permette a un giornalista impegnato di preparare un intero articolo senza dover fare un`intervista extra.
- I comunicati stampa dovrebbero essere il più positivi possibile. Evita frasi come "dopo le dimissioni del precedente presidente" o "dopo un periodo di silenzio". Un giornalista può decidere di indagare su queste questioni invece di limitarsi a scrivere su ciò che c`è nel comunicato stampa. Ciò può comportare un articolo per te insoddisfacente, anche se non c`era niente di sbagliato nelle dimissioni (forse il presidente era malato).
- Quando si invia un comunicato stampa via e-mail: l`oggetto non deve mai essere "comunicato stampa". Allora non ti distinguerai. Attira l`attenzione dell`editore utilizzando il titolo accattivante come oggetto della posta, ad esempio "Haas B.V. vince la gara di linea ad alta velocità`.
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