Istruzioni passo passo gratis 
Chi leggerà questo documento? I funzionari del governo? Leader aziendali? giornalisti? Una combinazione di questi? Quanto sa già il lettore su questo problema? Ne sanno qualcosa?? Che cosa dovere i lettori lo sanno? Quale autorità ha il lettore in materia? Quali modifiche può apportare? 
Poiché un briefing di solito non è più lungo di una o due pagine, dovrebbe essere conciso. I responsabili politici sono molto impegnati e il tuo problema non è l`unico che hanno nei loro piatti. Non c`è spazio per informazioni superflue o spiegazioni prolisse. Decidi in anticipo i tuoi punti chiave per creare un briefing conciso. 
Un modello può aiutarti a organizzare i tuoi pensieri e redigere un briefing più velocemente. 
Il nome corrisponde alla persona a cui è indirizzato il briefing. La data corrisponde alla data di presentazione del briefing. La riga dell`oggetto dovrebbe descrivere in poche parole l`argomento principale del briefing, ad esempio "La prevalenza del bullismo a scuola nella regione di Utrecht.` Ciò consente al lettore di sapere, senza nemmeno dover dare una rapida occhiata al documento, qual è il problema che verrà affrontato. 
Per un lettore molto impegnato, il riepilogo fornisce in anticipo i punti chiave, rendendo più facile scorrere il resto del documento. Un briefing ben congegnato è spesso abbastanza breve da rendere superflua questa sezione. Tuttavia, se ci sono problemi che richiedono un`azione immediata, questo può essere un modo per sottolineare l`urgenza del briefing indicando chiaramente la scadenza nel riepilogo. La sintesi non deve superare i tre o quattro punti. 
Questa sezione dovrebbe contenere le informazioni necessarie al lettore per prendere una decisione su questo argomento. I dati non necessari a tale scopo, per quanto interessanti, possono essere omessi. Se non l`hai già fatto, fai qualche ricerca prima di scrivere questa sezione. Le informazioni in questa sezione devono essere quanto più accurate, specifiche e aggiornate possibile. Facoltativamente, traduci le informazioni per il tuo pubblico per visualizzare questa sezione in modo chiaro e semplice. Evita il gergo, il linguaggio tecnico o le informazioni che non sono di diretto interesse per il pubblico. Usa statistiche e dati ove appropriato, ma spiega le cose in termini che il tuo pubblico capirà rapidamente e facilmente. 
Tuttavia, puoi scegliere di discutere i pro e i contro delle varie azioni proposte o in corso, sottolineando i punti di forza e di debolezza di ciascuna. 
Alcuni riassunti elencano le soluzioni suggerite in una sezione intitolata "Raccomandazioni", ma alcuni autori preferiscono "Passaggi successivi", perché ritengono che abbia un aspetto più morbido e meno prepotente o aggressivo. Ricorda che è il lettore che ha l`ultima parola e prende la decisione in merito, non tu. Questa sezione non deve essere "bilanciata" come la sezione background/considerazioni. Questo potrebbe essere un luogo per esprimere la tua opinione su ciò che deve essere fatto. Va notato, tuttavia, che non è necessario fornire una soluzione particolare. Potresti anche semplicemente esporre alcune opzioni con i loro pro e contro, ed esortare il lettore a considerare queste scelte e intraprendere qualche azione per affrontare questo problema. Non devi necessariamente indicare quale azione sarebbe più appropriata. 
Assicurati che qualsiasi soluzione che proponi sia chiara e direttamente correlata al problema come l`hai delineato. Ad esempio, supponiamo che nella sezione precedente tu abbia evidenziato la mancanza di programmi di prevenzione del bullismo. In questa sezione, quindi, ha senso proporre un programma del genere e magari segnalarne l`efficacia ad altre scuole. Se non hai ancora menzionato i programmi di prevenzione, una soluzione come questa sembra spuntare dal nulla. 
Soprattutto se sei un esperto di un argomento di cui scrivi, è facile dimenticare per un momento che il linguaggio di tutti i giorni per te potrebbe essere difficile da capire per gli altri. Tieni presente che per le persone che non hanno molta familiarità con un argomento, non è sempre immediatamente chiaro perché qualcosa è importante. I responsabili politici di solito non possono essere esperti su ogni argomento su cui devono prendere decisioni. 
Un briefing con errori di ortografia, stile o grammatica è reso meno serio dal lettore. Potresti fare più bene che male presentando un tale briefing, poiché potrebbe screditare la tua prospettiva.
Scrivi un breve
Contenuto
Un briefing delinea un argomento particolare e il suo background, di solito a un funzionario governativo o ad un altro decisore politico. Questi decisori devono fare scelte difficili ogni giorno su molti argomenti diversi e non hanno tempo per esplorare in profondità ogni problema. Un briefing aiuta a portare un singolo problema all`attenzione di qualcuno e menzionare dettagli importanti che devono conoscere. Il briefing propone quindi soluzioni e propone suggerimenti per il miglioramento. Essere in grado di scrivere un briefing è un`abilità utile per studenti, uomini d`affari, politici e attivisti. Un briefing persuasivo è conciso, ben organizzato e copre i fatti e le soluzioni più importanti e rilevanti.
Passi
Parte 1 di 4: Mappatura e impostazione del briefing
1. Determinare l`ambito del briefing. Lo scopo comprende sia la bozza che la lunghezza del brief. In quali dettagli tratterai l`argomento? Quanti argomenti tratterai?? Questo dipende dalla quantità di informazioni che puoi trovare e da quante informazioni devi fornire per supportare le tue richieste.
- Determinare l`ambito del briefing è importante perché in tal caso il lettore sa esattamente quali informazioni vengono discusse e quali no.
2. Conosci il tuo pubblico. Prima di iniziare a scrivere il tuo brief, è importante sapere chi lo leggerà. Questo controlla le scelte che farai nel documento. Prima di iniziare, pensa alle seguenti domande e, se non conosci già le risposte, prova a capire quanto segue:
3. Pianifica i punti chiave. Prima di iniziare a scrivere il tuo brief, dovresti tracciare (o in mente o in linea di massima) i punti chiave che vuoi fare.
4. Considera l`utilizzo di un modello. Sebbene la formattazione del briefing non debba essere eccessivamente complessa, puoi risparmiare tempo scaricando uno dei tanti modelli online gratuiti per la creazione di documenti di briefing in MS Word.
5. Componi un nome, una data e le righe dell`oggetto. Se non stai utilizzando un modello, dovrai iniziare a scrivere un nome, una data e un oggetto.
6. Prendi in considerazione l`aggiunta di un riepilogo. Alcuni briefing includono un riassunto all`inizio del briefing, che riassume l`intero testo in pochi punti. Decidi se desideri farlo e, in tal caso, riserva spazio per questa sezione.
Parte 2 di 4: Descrivere la questione
1. Crea un`introduzione che riassuma il problema. La parte successiva del briefing dovrebbe descrivere il problema o il problema in dettaglio. Inizia con una breve apertura, solitamente etichettata come "Problema" o "Obiettivo", che descrive in una o due frasi il problema principale su cui si concentra il briefing e/o il motivo per cui hai preparato questo briefing.
- Ad esempio, potresti scrivere qualcosa del tipo: `C`è stato un aumento del numero di episodi di bullismo violento nelle scuole della regione di Utrecht. Le attuali politiche disciplinari potrebbero non essere adeguate per affrontare questo problema.`
2. Fornire una panoramica dei fatti/sfondi più importanti. La sezione successiva, "Considerazioni" o "Fondamenti", dovrebbe fornire informazioni dettagliate sullo stato del problema o della questione, concentrandosi sullo sviluppo recente e/o sullo stato attuale delle cose.
3. Lascia fuori la tua opinione. La tua opinione su questa situazione e/o cosa dovrebbe essere fatto al riguardo non appartiene a questa sezione. Attenersi ai fatti.
Parte 3 di 4: Trarre conclusioni e raccomandazioni
1. Rendilo rilevante. Il tuo briefing dovrebbe essere completato con sezioni come "Conclusione" e/o "Raccomandazioni" o "Passaggi successivi". Una chiusura come questa dovrebbe chiarire perché questo problema dovrebbe essere considerato importante dal tuo lettore.
- Tenta di collegare la questione direttamente all`interesse personale del lettore, per rendere il tuo briefing più convincente.
- Ad esempio, potresti dire qualcosa del tipo: "Gli incidenti di bullismo portano i genitori a considerare la scuola privata". Sono legati a punteggi più bassi nei test e tassi di superamento, rendendo le nostre scuole meno efficaci agli occhi della società. Riducono le opportunità della regione di fornire finanziamenti attraverso sovvenzioni governative e finanziamenti privati.`
2. Suggerisci una soluzione. Molti briefing offrono una soluzione suggerita al problema descritto, associando il problema a un cambio di politica per migliorare la situazione.
3. Usa i fatti per supportare la tua argomentazione. Le vostre proposte in quest`ultima sezione dovrebbero seguire logicamente dalle informazioni nelle sezioni precedenti. Usa i fatti che hai presentato per mostrare perché la soluzione che proponi è buona.
Parte 4 di 4: Controllo del briefing
1. Rendi il briefing più breve. Un briefing non deve superare le due pagine. Se il briefing è diventato più lungo di questo, dovresti prima cercare i pezzi che possono essere tralasciati nella fase di controllo.
- Cerca informazioni non correlate all`argomento, o meno importanti, e rimuovi quel materiale, soprattutto se non è correlato alle soluzioni che stai offrendo.
- Allo stesso modo, non dovrebbero mancare informazioni importanti, necessarie per rendere la tua argomentazione chiara e convincente. Potrebbe essere necessario scambiare determinate informazioni con un`altra.
- Prova a metterti nei panni di un politico o di un burocrate quando modifichi il tuo testo. Pensa a quante informazioni ottengono questi individui ogni giorno. Non contribuire al problema. Partecipa alla soluzione fornendo le informazioni necessarie per prendere una decisione, né più né meno.
2. Rimuovi il linguaggio tecnico. Durante la fase di editing, presta attenzione al linguaggio tecnico o al gergo che rende il tuo briefing meno accessibile. Anche se hai cercato di evitarlo durante la stesura del brief, alcuni termini complessi potrebbero aver trovato la loro strada nel documento.
3. Assicurati che la struttura sia logica. Assicurati che i fatti chiave che hai incluso seguano logicamente dalla questione così come l`hai riassunta. Ricontrolla anche che tutte le soluzioni che proponi riguardino davvero le considerazioni più importanti.
4. Controlla attentamente il tuo lavoro per individuare eventuali errori. Dopo aver controllato la lunghezza e il flusso del brief, ripassa il testo ancora una volta per assicurarti che non si siano verificati errori.
Consigli
- Guarda i briefing scritti da leader e professori di spicco per imparare dai loro metodi di persuasione.
- Tieni presente che mentre il tuo briefing può essere indirizzato a una persona in particolare, altri - dipendenti, colleghi e persino i media - potrebbero leggerlo. Questo è un buon motivo per mantenere la tua lingua il più accessibile possibile, anche se il lettore previsto ha una certa conoscenza dell`argomento.
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