Istruzioni passo passo gratis 
Se la persona sembra distratta, dì che parlerai più tardi quando sarà più disponibile. Ad esempio, se hai bisogno di parlare con qualcuno ma lui è impegnato con qualcos`altro, fagli sapere che hai bisogno di parlare e che vuoi la sua attenzione. Non urlare o sgridare qualcuno per attirare l`attenzione: avvicinati a quella persona e affrontala personalmente ogni volta che è possibile. 
Questo è particolarmente vero quando parli con qualcuno di una cultura diversa dalla tua. Potresti presumere che capiscano il gergo o un altro linguaggio, ma non fa male chiedere. Se qualcuno sembra confuso, prova a spiegare meglio. 
Il sarcasmo può essere facilmente frainteso. Sebbene possa essere pensato per essere divertente, può comunque portare a malintesi se dici il contrario di ciò che intendi veramente. Le persone possono confondersi su cosa intendi davvero. Il sarcasmo può anche essere involontariamente meschino. 
Questo può aiutare le persone a sentirsi a proprio agio nel porre domande o chiedere chiarimenti. Quando dai indicazioni, chiedi alla persona di ripeterle in modo da sapere che capisce. In alcuni casi è opportuno fornire un breve riassunto. Ad esempio, "Quindi, tanto per essere chiari, affronteremo prima l`account Ramaker e poi avremo un rapido incontro su come risolvere i problemi di comunicazione". Inteso?` 
Se pensi di aver comunicato male, sfrutta questo momento per far capire tutto chiaramente e chiarire cosa potrebbe creare confusione. 
Non solo ascoltare le parole che dice la persona, ma anche ascoltare le informazioni e il modo in cui comunica. Ad esempio, la voce della persona può cambiare se parla di qualcosa di emotivo o si sente a disagio. 
Lasciare che qualcuno finisca la sua mente significa che ascolti completamente e non ti preoccupi delle tue stesse parole. In questo modo, la persona si sentirà più a suo agio nel condividere tutto e non dimenticare qualcosa che voleva dire perché la conversazione è stata sviata. 
Se la persona sta ancora parlando e non vuoi interromperla, scrivi la domanda in modo da non dimenticare di farla. 
Se tendi a scrivere e-mail o messaggi lunghi, è probabile che le persone li sfoglino piuttosto che leggerli a fondo. Se non puoi evitare le tue lunghe lettere, considera di mettere le cose più importanti al primo posto. Tieni presente che le e-mail non inviano segnali sociali come le espressioni facciali e il tono della voce. Pertanto, usa un linguaggio chiaro ed evita il sarcasmo. Gli emoji sono utili nelle e-mail social, ma non nella maggior parte delle e-mail aziendali. 
Se insisti nell`affrontare più argomenti contemporaneamente, fornisci una definizione chiara. Usa i punti elenco o organizzali in modo diverso per chiarire il contenuto. 
Prevenire la comunicazione errata
Contenuto
L`errore di comunicazione può essere sia divertente che frustrante. Se vuoi ridurre i problemi di comunicazione, parla chiaramente e non dare per scontato nulla. Verificare con la persona per assicurarsi di essere capito. Quando comunichi elettronicamente, sii chiaro, conciso e informativo. Essere un buon ascoltatore può anche aiutare a prevenire problemi di comunicazione. Mantenere la concentrazione sulle conversazioni può ridurre la possibilità di problemi di comunicazione.
Passi
Parte 1 di 3: Comunicare chiaramente
1. Pensa prima di parlare.Pensando prima a quello che dirai puoi organizzare i tuoi pensieri e prepararti a dire qualcosa di significativo. Soprattutto se stai per avere una conversazione importante, assicurati che le tue parole siano in ordine in modo da poter dire cosa intendi.
- Ricorda che il tuo atteggiamento e il tuo tono possono trasmettere molto. Limita la tua attenzione all`argomento e cerca di non allontanarti da esso.
- Se hai difficoltà a dire quello che vuoi dire, annota alcuni punti per assicurarti di non dimenticare quello che vuoi dire.
- Fai una pausa consapevole prima di parlare. Spesso abbiamo la tendenza a buttarci a capofitto in una conversazione, ma prendendo deliberatamente delle pause e dedicando qualche momento per organizzare i nostri pensieri prima di parlare, è più probabile che la nostra comunicazione sia chiara e gli astanti siano disposti ad ascoltare.
2. richiamare l`attenzione. Avere l`attenzione di una persona significa assicurarsi che ascolti e capisca quello che stai dicendo. Stabilisci il contatto visivo e assicurati che la persona stia ascoltando. Se l`altra persona è distratta o occupata con qualcos`altro, chiedi la sua attenzione o prova un`altra volta. Se l`altra persona sembra distratta da qualcos`altro, chiedi attenzione dicendo: "Voglio assicurarmi che tu capisca" o "Apprezzerei la tua piena attenzione".
3. Controlla le tue ipotesi. Puoi presumere che tutti capiscano cosa stai dicendo o chiedendo loro di fare, ma solo per essere sicuri, chiarisci qualsiasi cosa di cui la persona potrebbe non essere sicura. Ad esempio, se stai dando indicazioni, spiega cosa deve ancora fare la persona per prepararsi. Puoi sopravvalutare o sottovalutare le conoscenze o le abilità di qualcuno, quindi è meglio chiedere.
4. Sii educato. Essere educati nel comunicare significa essere aperti, onesti e amichevoli. Non dici nulla che possa essere passivo-aggressivo, sarcastico o offensivo nei confronti o nei confronti della persona con cui stai parlando. Concentrati sull`essere gentile e dì quello che intendi in un modo che sia facile da capire. Se interrompi altre persone, sei scortese o irrispettoso, non comunicherai in modo efficace.
5. Verifica la comprensione. Controlla se la persona ti ha capito. Lo fai semplicemente chiedendo: `È chiaro??` oppure: `Hai delle domande??` Questo dà alla persona la possibilità di esprimere qualsiasi dubbio o problema che potrebbe avere.
6. Azione supplementare. Verifica con la persona con cui stai comunicando per assicurarti di aver comunicato chiaramente. Ad esempio, se hai inviato un`e-mail, inviane un`altra chiedendo "Come stai?? Avete domande?` Se hai parlato con qualcuno, chiedigli qualche giorno dopo: `Sto solo controllando. Tutto bene?`
Parte 2 di 3: Essere un buon ascoltatore
1. Comprendere il linguaggio del corpo. Gran parte della comunicazione è non verbale. Prestare attenzione ad esso; può essere molto importante. Mantieni il contatto visivo e presta attenzione a qualsiasi cambiamento nel tuo contatto visivo o nel contatto visivo dell`altra persona. Presta attenzione alla postura e alle espressioni facciali di una persona e verifica se ci sono contraddizioni. Se notate differenze, chiedete nuovamente o chiedete chiarimenti.
2. ascolta attentamente. Presta tutta la tua attenzione quando qualcuno parla. Molte persone cercano di pensare a cosa dire dopo, ma rimangono impegnate con la persona che sta parlando. Le persone apprezzano quando si sentono ascoltate e comprese e uno dei modi migliori per farlo è attraverso l`ascolto attivo. Rivolgi il tuo corpo verso di loro e inclinati verso di loro. Non distrarti (ad esempio dai telefoni cellulari) e rimani presente con la persona.
3. Non interrompere gli altri. Quando qualcun altro sta parlando, fai del tuo meglio per non interromperlo. Lascia che la persona finisca i suoi pensieri prima di aggiungere o dire qualsiasi altra cosa. Questo dimostra che stai ascoltando e che ti preoccupi di ciò che la persona sta dicendo. Se tendi a interrompere spesso le persone, potrebbero sentirsi frustrate e non dire tutto ciò che vorrebbero dire.
4. Fare domande. Se qualcosa non è chiaro o se non capisci completamente qualcosa, assicurati di fare una domanda al riguardo. Prova a dire qualcosa del tipo: "Chiariresti cosa intendi con ___?` o `Non sono sicuro di aver capito ___. Puoi spiegarlo??`
Parte 3 di 3: Comunicazione elettronica
1. Organizza le informazioni. Se stai cercando di ottenere informazioni, devi assicurarti che le informazioni raggiungano la persona in modo efficace. Ad esempio, se stai pianificando un evento, dovresti fornire dettagli importanti: luogo, ora e cosa le persone dovrebbero portare. Fornisci indicazioni o passaggi chiari per le persone e assicurati che le informazioni siano chiare.
- Prima di inviare le informazioni o l`invito, si prega di verificare che contenga tutte le informazioni necessarie.
2. Usa meno parole. Quando comunichi tramite messaggi di testo o e-mail, vai al punto. Una lunga email può confondere ciò che vuoi trasmettere. Ad esempio, se fai una richiesta, vai dritto al punto e fai la tua richiesta. Puoi dire perché la richiesta dovrebbe essere fatta, ma non andare avanti all`infinito. Dì solo quello che ti serve e termina l`e-mail poco dopo.
3. Concentrati su un argomento. Mantieni il messaggio il più semplice possibile. Non divagare o entrare in molti dettagli extra e non coprire più argomenti in un`e-mail. È meglio concentrarsi su un elemento o un argomento alla volta piuttosto che su molte cose in una singola e-mail. Se avete diverse cose di cui discutere, discutetene una alla volta via e-mail. In questo modo, la persona può eliminare qualsiasi e-mail quando ha finito con ogni argomento, senza dimenticare di fare o coprire qualsiasi cosa.
4. Vai dritto al punto. Anche se va bene iniziare le tue e-mail con "Come stai??` o qualche altra gentilezza, non passare troppo tempo a parlare di qualcosa che non ha nulla a che fare con ciò che vuoi trasmettere. Concentrati sulla tua richiesta o sulle informazioni che desideri condividere con la persona. Non girare intorno al cespuglio e non fare lunghe presentazioni. Invece, vai al cuore di ciò che vuoi o devi dire.
Consigli
- Assicurati di non usare il sarcasmo in chat, messaggistica istantanea o e-mail senza emoji. Il sarcasmo spesso non viene comunicato bene via testo, quindi è meglio farlo di persona.
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