Scrivere un rapporto d'affari

1. Presenta un`idea. Un rapporto che presenta un`idea è chiamato rapporto di raccomandazione/rapporto di consulenza. È possibile utilizzare questi report per fornire consigli alla direzione o ad altri decisori chiave. Questo rapporto di solito ha un riepilogo e una sezione centrale. Il riassunto sottolinea il tuo consiglio.

• Potresti volere una stampante 3D per il tuo dipartimento. Per convincere il tuo manager ad acquistarne uno, puoi scrivere un rapporto di consulenza chiedendo formalmente al team di gestione una stampante.

2. Presentare i rischi di una specifica opportunità. Un rapporto di ricerca può aiutare a determinare i rischi di un`azione specifica. Questo report aiuta un`azienda a vedere quali possibili conseguenze può aspettarsi. Questo rapporto include un`introduzione, un corpo e una conclusione. L`introduzione evidenzia il problema in esame. La sezione centrale è utilizzata per discutere i fatti ei risultati dell`indagine. E la conclusione riassume tutto.

3. Presentare le informazioni sulla conformità a un organo di governo. Questo rapporto, chiamato rapporto di conformità, aiuta le aziende a dimostrare la propria responsabilità. Un`azienda utilizza un rapporto di conformità per dimostrare a un organo di governo (autorità municipale, governo, ecc.) che segue tutte le leggi/norme applicabili e che spende denaro con saggezza. Questo rapporto contiene un`introduzione, un corpo e una conclusione. L`introduzione di solito contiene una panoramica dei capitoli principali della relazione. La sezione centrale contiene i dati specifici, i fatti, ecc., che l`organo di governo dovrebbe sapere. La conclusione riassume tutto.

4. Presentare la fattibilità di un`idea o di un progetto proposto. Un rapporto di ricerca che determina se un`idea funziona o meno è chiamato studio di fattibilità. Tale relazione deve contenere una sintesi e un corpo. Il riassunto presenta l`idea. Il corpo contiene i benefici, i potenziali problemi ei relativi costi dell`idea. Un`azienda può utilizzare uno studio di fattibilità per rispondere a domande come queste:

5. Presentare i risultati della ricerca di altri studi. Questo tipo di rapporto di ricerca presenta un`indagine su un problema particolare. Offre una prospettiva dettagliata su un problema molto specifico. La relazione deve contenere un abstract (riassunto), un`introduzione, metodi, risultati, conclusione e una raccomandazione. Dovrebbe anche citare le fonti di detti studi.

6. Aiuta un`azienda a migliorare le politiche, i prodotti o i processi attraverso il monitoraggio. Questo rapporto, chiamato rapporto periodico, viene scritto ogni tanto, ad esempio settimanale, mensile, trimestrale ecc. Esamina l`efficienza, il profitto e la perdita o altre metriche misurabili su un intervallo prescelto.

7. Riferire su una situazione specifica. Una situazione specifica - al contrario di un certo intervallo - richiede un`analisi situazionale. Una situazione può essere semplice come le informazioni presentate a una conferenza o complessa come un rapporto sulla risposta a un disastro naturale. Questi rapporti contengono un`introduzione, un corpo e una conclusione. Usa l`introduzione per descrivere l`evento e fornire una breve anteprima di ciò di cui parlerai nella sezione centrale. La conclusione discute le azioni intraprese o necessarie nella situazione.

8. Presenta soluzioni diverse a un problema o a una situazione. Utilizzare un rapporto di misura per fornire soluzioni diverse per una determinata situazione. Lo scrittore può proporre una determinata azione o azione in base ai risultati. La relazione deve contenere un`introduzione, un corpo e una conclusione. L`introduzione afferma lo scopo della relazione. La sezione centrale presenta la situazione o il problema, seguita da potenziali soluzioni/alternative. La conclusione rivela la migliore soluzione o alternativa.

1. Determina il tuo obiettivo e il formato. Chiediti cosa vuoi ottenere con il rapporto.Scegli uno dei rapporti come menzionato sopra, in base all`obiettivo desiderato.

• Crea un obiettivo preciso indipendentemente dalla risposta. Se è confuso, il tuo rapporto confonderà solo il tuo lettore, influendo sull`affidabilità del rapporto.
• Ad esempio, desideri un budget pubblicitario più ampio per il tuo dipartimento. Concentra il tuo rapporto sul budget pubblicitario corrente e su come potresti utilizzare in modo efficace un budget più ampio.

2. Determina chi è il tuo lettore. Il tuo lettore può essere una parte esterna (qualcuno che non lavora all`interno della tua azienda) o qualcuno all`interno della tua azienda. Pensa alle conoscenze che il tuo lettore ha sull`argomento e alla sua sicurezza. Pensa anche a come il lettore utilizzerà le informazioni nel rapporto.

3. Decidi cosa imparare. La parte più difficile della stesura di un report aziendale non è la scrittura stessa. Sta componendo la conclusione e raccogliendo i dati necessari per supportare tale conclusione. Ciò richiede diverse competenze, tra cui la raccolta di dati e l`analisi di mercato. Cosa dovete sapere voi - e in definitiva il management - per prendere una decisione informata sull`argomento?

4. Raccogli i dati giusti per il tuo rapporto. È importante che i tuoi dati provengano da ricerche approfondite; in caso contrario si corre il rischio di compromettere l`affidabilità. La raccolta dei dati dipende dal tipo di report che si sta scrivendo. Assicurati di utilizzare indicatori accurati pertinenti allo scopo del rapporto.

5. Compila il tuo rapporto. Il modo in cui componi il tuo rapporto dipende dal tuo obiettivo. Ad esempio, si compila un rapporto di conformità in modo diverso rispetto a uno studio di fattibilità. Una volta che hai un`idea di come vuoi costruire il tuo report, puoi scrivere il contenuto.

6. Trarre conclusioni con raccomandazioni specifiche. Trarre conclusioni chiare che seguono logicamente dai dati nel rapporto. Fornire una chiara raccomandazione sulla migliore politica, in base alla conclusione.

7. Scrivi il riassunto esecutivo. Il sommario esecutivo dovrebbe essere sulla prima pagina del rapporto, ma dovrebbe essere l`ultima cosa che scrivi. Il riepilogo esecutivo dovrebbe presentare i risultati e le conclusioni, nonché una panoramica concisa di ciò che qualcuno leggerà se sceglie di leggere l`intero rapporto. Come un trailer in un film o un abstract in un saggio accademico.

8. Usa le infografiche per i dati, se necessario. In alcuni casi può essere utile utilizzare grafici o grafici per presentare dati quantitativi. Usa il colore per attirare l`attenzione e far risaltare le informazioni. Quando possibile, utilizza punti elenco, numeri o caselle di testo per semplificare la lettura del rapporto. Ciò differenzia i tuoi dati dal resto del rapporto e ne migliora il significato.

9. Cita le tue fonti se necessario. A seconda del tipo di ricerca che hai svolto, dovrai spiegare da dove hai ottenuto le tue informazioni. Lo scopo di una bibliografia o di una pagina di risorse in un report aziendale è fornire ad altri la fonte delle informazioni nel caso in cui desiderino vedere i dati stessi.

10. Leggi di nuovo il tuo rapporto. Errori di ortografia o semplici errori grammaticali possono dare ai tuoi lettori l`impressione che tu non abbia fatto abbastanza sforzi. Questi errori possono anche mettere in dubbio l`affidabilità dei risultati. Assicurati inoltre di presentare le tue informazioni in modo chiaro e accurato.

11.Scrivi un sommario. Preparare il report aziendale nel modo più formale possibile e creare un sommario in modo che sia approfondito e le persone possano passare rapidamente a un capitolo. Includere tutti i capitoli rilevanti, in particolare il sommario esecutivo e la conclusione.

12. Rilega insieme il tuo report aziendale. Un rapporto approfondito e accuratamente studiato si sposa al meglio con una bella presentazione. Può essere una bella cartella, rilegatore o carta. Si tratta di rendere il tuo rapporto aziendale nitido che il tuo lettore vorrà leggerlo.