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Piuttosto non presentare affermazioni come, "Penso che saremmo tutti molto più felici se potessimo indossare abiti casual venerdì." Sarebbe meglio ricercare studi su un possibile morale più alto in ufficio quando ai dipendenti viene data maggiore autonomia nella scelta dell`abbigliamento e menzionarlo nella tua nota. 
Ad esempio, prova quanto segue: "Secondo i nostri risultati,..." o "La ricerca dell`EPA lo dimostra...". 
Scegli anche un font semplice, come Times New Roman. Ora non è il momento di giocare con font "divertenti" come Comic Sans (sarà preso in giro se scegli questo)!). 
Di solito non è necessario indentare i paragrafi. 
Come proposta di idea o soluzione. Ad esempio, se pensi di avere una soluzione ai problemi di pianificazione degli straordinari, puoi scrivere queste idee in un promemoria e inviarle ai tuoi supervisori. Per dividere i compiti. Ad esempio, l`invio di un promemoria può essere un metodo efficiente per assegnare le responsabilità per una conferenza imminente ospitata dal tuo dipartimento. come rapporto. Puoi anche inviare un promemoria per aggiornare i tuoi colleghi su un evento recente, fornire un aggiornamento su un progetto, come rapporto sullo stato di avanzamento o rapporto sui risultati di un`indagine. 
Dovrebbero essere concisi, chiari e di facile lettura da parte di persone impegnate. Quindi è importante che le informazioni importanti non vengano trascurate. Mantenendo il promemoria concentrato, il tuo messaggio sarà ben accolto e compreso. 
Ad esempio, scriverai un tipo di promemoria diverso se vuoi informare i colleghi dei piani per una festa a sorpresa per le persone in ufficio nei compleanni estivi, rispetto a quelli per il tuo supervisore sui risultati della tua ricerca durata mesi. 
ON: i nomi e i titoli di tutti coloro che ricevono il tuo memo. OFF: Fornisci il tuo nome completo e titolo. DATA: Si prega di fornire la data completa e corretta - non dimenticare di includere l`anno. ARGOMENTO: Fornire una breve ma specifica descrizione di cosa tratta il memo. Sappi che è consuetudine indicare anche il soggetto con "m.B.T.:" (abbreviazione di rispetto a) o "Per quanto riguarda:". 
È una cattiva pratica commerciale inviare il promemoria a tutti i membri dell`azienda se riguarda o riguarda solo poche persone. Le persone vengono rapidamente sopraffatte dall`enorme numero di promemoria e potrebbero iniziare a ignorarli o non leggerli attentamente. 
Tienilo a mente quando compili le informazioni per tutti nell`elenco dei destinatari: includi i nomi completi e i titoli aziendali delle persone coinvolte. 
Ad esempio, hanno un dottorato di ricerca?? Se è così, è generalmente una buona idea riferirsi a loro come Dr. qual è il loro titolo? Ad esempio, sono un vicepresidente o un decano? In tal caso, dovresti affrontarli come tali nel tuo promemoria. 
Ad esempio: "Nuovo cliente" è piuttosto vago e se qualcuno sta cercando nei propri file di poche settimane o giorni fa, avrà difficoltà a trovare il tuo memo. Qualcosa sarebbe meglio, "Rapporto sullo stato di avanzamento della ricerca sull`ampliamento della base clienti". 
Questo è inteso come un modo rapido ed efficiente per trasmettere informazioni importanti e dovrebbe essere chiaro al tuo pubblico chi riceverà e non riceverà il memo. 
Ad esempio, "Sto scrivendo questo perché...". L`introduzione dovrebbe fornire una breve panoramica di ciò che i destinatari possono aspettarsi dal memo. 
Sii conciso: bastano poche frasi o un breve paragrafo. 
Ad esempio, puoi scegliere di organizzare le informazioni principali in base all`importanza del testo o, se stai spiegando una procedura, scomporre le parti principali del tuo promemoria in modo che corrispondano alle diverse fasi del processo. 
Ad esempio, puoi includere tutti i seguenti paragrafi quando scrivi di un prossimo trasloco d`ufficio: "Nuova sede per la nostra sede," "Linee guida importanti per l`imballaggio in ufficio", e "Cronologia per il completamento del trasloco dell`ufficio." 
I singoli paragrafi o paragrafi del tuo promemoria dovrebbero concentrarsi su una sola idea. 
Questo limite di pagina predefinito si applica a un documento con spaziatura dei caratteri regolare e righe vuote tra i paragrafi. 
Tuttavia, se le informazioni che hai delineato erano complicate o se hai inviato un promemoria più lungo del solito, potrebbe essere utile riassumere brevemente i punti chiave. 
Qual è lo scopo del promemoria? Vuoi che i destinatari facciano qualcosa? Devono rispondere in un determinato giorno? Se sì, per favore indicalo chiaramente. Se non sono necessarie ulteriori azioni, scrivi una semplice frase di chiusura, ad esempio "Vorrei discuterne ulteriormente" o "Fatemi sapere se avete domande o commenti". 
Se è consuetudine firmare formalmente (ad es, "Cordiali saluti, signora Smith"), fallo da solo. Anche se salti la firma, puoi comunque includere le tue iniziali alla fine del documento. 
Dovrai anche fare riferimento agli allegati nel corpo del memo. Ad esempio, se stai notificando ai tuoi dipendenti un imminente trasferimento di ufficio, potresti scrivere qualcosa di simile al seguente: "Puntiamo ad essere pronti con la mossa alla fine di questo trimestre. Si veda la Tabella 1 allegata per un calendario più dettagliato." 
Considera di non inviarlo per un po` dopo la prima correzione di bozze, se non è urgente. Se esamini il promemoria dopo un`ora o due, potresti notare errori che inizialmente hai trascurato. Se il memo contiene informazioni sensibili, rivedere le politiche aziendali per vedere chi può rivedere il memo per te e dare l`approvazione finale sul suo contenuto.
Scrivi un promemoria
Contenuto
Un memorandum, comunemente noto come memo, è un documento solitamente utilizzato per la comunicazione interna tra colleghi o dipendenti di un dipartimento. Questo articolo spiega come scrivere un promemoria aziendale.
Passi
Parte 1 di 3: impostazione della lingua e delle opzioni di formattazione
1. Evita un linguaggio eccessivamente informale. In generale, il tuo linguaggio dovrebbe essere chiaro e semplice, ma non troppo aziendale. Non usare un tono colloquiale eccessivamente banale nel tuo promemoria.
- Ad esempio, evita di scrivere cose come, "Hey ragazzi! TGIF, oppure no? Non importa, volevo solo discutere di una questione d`affari importante."
- Meglio invece andare dritti al punto: "Questo è il rapporto sullo stato di avanzamento del Progetto Z".
2. Evita il linguaggio emotivo. È anche meglio mantenere un tono neutro ed evitare un linguaggio carico di emozioni. Fai del tuo meglio per citare fatti e prove a sostegno delle tue affermazioni.
3. Usa le indicazioni. Quando citi prove o fai riferimento a una fonte, assicurati di utilizzare un linguaggio che consenta al lettore di sapere cosa stai facendo.
4. Scegli uno stile e una dimensione del carattere appropriati. Il tuo memo dovrebbe essere facile da leggere, quindi è meglio evitare caratteri estremamente piccoli: 11 o 12 punti sono standard.
5. Usa i margini predefiniti per il tuo promemoria. I margini di 1 pollice sono comuni per i promemoria aziendali, sebbene alcuni programmi di elaborazione testi abbiano modelli di note di credito preformattati con margini leggermente più ampi (ad es. 1,25 pollici).
6. Usa l`interlinea singola per il tuo documento. I promemoria aziendali di solito non vengono creati con una spaziatura doppia 2. Per mantenere basso il numero di pagine, è meglio utilizzare la spaziatura singola, ma lasciare righe vuote tra i singoli paragrafi o paragrafi.
Parte 2 di 3: Prepararsi a scrivere un promemoria aziendale
1. Mi chiedo se il promemoria debba essere inviato. Se devi informare più persone del tuo team su una questione aziendale importante, inviare un promemoria è un`ottima idea. Puoi anche inviare un promemoria se stai comunicando con una sola persona, ad esempio, se desideri oscurare la corrispondenza.
- Tuttavia, in alcuni casi potrebbe essere più semplice parlare direttamente con la persona in questione.
- Alcune informazioni potrebbero anche essere troppo sensibili per essere inserite in un promemoria.
2. Determina qual è il tuo obiettivo con il promemoria. A seconda del tuo scopo specifico, il contenuto e l`organizzazione del tuo memo cambieranno. La maggior parte dei memo vengono scritti per i seguenti motivi:
3. Limita l`argomento. Potresti lavorare a molti progetti contemporaneamente e sei tentato di inviare un promemoria per tenere informati i tuoi colleghi, superiori o clienti su tutto ciò su cui stai attualmente lavorando. Tuttavia, tieni presente che le note aziendali dovrebbero concentrarsi su un problema.
4. Pensa al tuo pubblico. Il contenuto, lo stile e il tono del tuo memo dipenderanno dal pubblico previsto, quindi pensa attentamente a chi riceverà il tuo memo.
Parte 3 di 3: Redigere il tuo promemoria aziendale
1. Tagga il tuo promemoria. Esistono diversi tipi di corrispondenza commerciale. La procedura standard per un memo è anche intitolare il documento come tale.
- Ad esempio: digita `Memo` o `Memorandum` nella parte superiore della pagina.
- Sta a te decidere se giustificare il titolo a sinistra o centrarlo. Una buona regola pratica consiste nell`utilizzare i promemoria aziendali ricevuti come esempio e copiare la formattazione.
2. Scrivi il titolo del tuo promemoria. La prima parte del tuo promemoria dovrebbe contenere quattro informazioni importanti. Nei passaggi successivi troverai informazioni più dettagliate su ciascuna parte.
3. Prepara con cura la tua lista di destinatari. Assicurati di includere chiunque abbia bisogno di essere informato. Limita la distribuzione del tuo promemoria a coloro che hanno bisogno di sapere.
4. Usa i nomi e i titoli corretti per le persone nell`elenco dei destinatari. Anche se insegni al tuo capo, è meglio mantenere la corrispondenza scritta più formale. Ad esempio, forse la chiami tu "Susanna" quando ti incontri nell`atrio, ma per il bene del tuo promemoria, rivolgiti a lei come "signora Willems" o "dott. Willem".
5. Controlla i titoli corretti delle persone a cui stai inviando un memo esterno. Se stai inviando un promemoria a qualcuno fuori dal tuo ufficio, è anche importante scoprire il titolo corretto. Prenditi il tempo per cercare il loro profilo; è probabile che le loro informazioni personali siano elencate sul sito Web della loro azienda.
6. Componi con cura la riga dell`oggetto. La tua riga dell`oggetto deve essere breve, ma anche chiara e non troppo generica.
7. Salta il saluto se necessario. Sta a te decidere se iniziare un promemoria con un saluto, ad esempio "Cara signora Winters" o "Cari colleghi". Tuttavia, tieni presente che questi saluti non sono previsti in un promemoria aziendale.
8. Componi la prima sezione introduttiva del memo. Descrivi chiaramente il tuo scopo per scrivere e inviare il memo.
9. Mantieni l`introduzione breve. Non è necessario inserire tutti i dettagli e/o le prove nel primo paragrafo della nota.
10. Decidi l`organizzazione del nucleo del tuo memo. Dopo l`introduzione, un promemoria commerciale di solito contiene da due a quattro paragrafi in più prima della chiusura. Il contenuto e l`organizzazione variano a seconda dell`argomento.
11. Decidi se includere sottotitoli e titoli. Il tuo promemoria aziendale dovrebbe avere paragrafi chiari. È normale che le note aziendali siano suddivise in sezioni chiare in modo che i destinatari possano leggere e assorbire facilmente le informazioni. Puoi aiutarli ulteriormente a comprendere i punti principali del tuo memo aggiungendo titoli per paragrafo.
12. Scrivi sottotitoli specifici. Assicurati che il focus di ogni paragrafo sia chiaro al tuo pubblico.
13. Includere frasi di argomento in ciascuno dei paragrafi del corpo del memo. La prima frase di ogni paragrafo o paragrafo dovrebbe chiarire al pubblico quale sarà il punto principale di quel paragrafo.
14. Considera l`utilizzo di punti elenco. Potrebbe essere utile utilizzare elenchi puntati o elenchi per evidenziare i punti importanti. Questo può aiutare i lettori a concentrarsi sui punti principali e leggere il promemoria in modo più rapido ed efficiente.
15. Sii conciso. Un tipico promemoria aziendale non dovrebbe essere più lungo di una o due pagine.
16. Decidi se hai bisogno di un paragrafo di riepilogo. In generale, non c`è bisogno di riassumere quello che hai appena scritto nel tuo promemoria, soprattutto se sei riuscito a tenerlo all`interno di una pagina.
17. Aggiungi un paragrafo o un paragrafo di chiusura. Anche se ritieni che non sia necessario riassumere la nota, dovrai comunque chiudere il testo. Pensa a quanto segue:
18. Firma il promemoria se vuoi. In genere non è necessario aggiungere il tuo nome completo o la tua firma alla fine del tuo promemoria. Tuttavia, tieni presente che è meglio seguire l`esempio dei colleghi.
19. Commenta eventuali allegati. Se includi allegati al tuo memo, come tabelle, grafici o rapporti, includilo alla fine del tuo memo. Ad esempio, "appendice: tabella 1".
20. Leggi attentamente il promemoria. Prima di inviare il promemoria, si prega di rileggere attentamente il testo. Verifica che le tue frasi siano grammaticalmente corrette, che non ci siano errori di ortografia o punteggiatura e che il contenuto sia chiaro.
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