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Ad esempio, se pensi che la tua azienda debba cambiare catering, parla con il personale di cucina che lavora per l`attuale catering. Cosa ne pensano? Hanno forse lavorato altrove con altri ristoratori? Quali differenze vedono? Cosa pensano i tuoi colleghi del ristoratore? Se non sei soddisfatto del cibo, potrebbe essere solo il tuo gusto personale piuttosto che la qualità scadente. 
Ad esempio, nell`esempio del ristoratore, potresti scrivere: "L`azienda X collabora con il ristoratore Y da 7 anni ormai. Durante questo periodo, il numero di pasti tra cui scegliere è diminuito da cinque a due. Il numero di piatti vegetariani è diminuito e in alcuni giorni non vengono offerti piatti vegetariani." 
Ad esempio, potresti scrivere: “Consiglio all`azienda X di passare a un altro ristoratore. La società X ha diverse opzioni al riguardo. Il Caterer W e il Caterer Z offrono entrambi una scelta più ampia nei pasti e hanno un livello di costo paragonabile a quello dell`attuale fornitore. Inoltre, Cateraar Z può soddisfare maggiormente le esigenze dei nostri dipendenti, poiché dispongono di un`ampia gamma di piatti vegetariani, vegani e senza glutine. Sebbene Caterer W offra meno piatti vegani, anche loro sarebbero una buona opzione. Una ricerca all`inizio di quest`anno mostra che il 40% dei nostri dipendenti è vegetariano, il 10% è vegano e il 2% dei nostri dipendenti segue una dieta priva di glutine." 
”Per cambiare ristoratore è necessario: 1. Rescindere il contratto in essere con il Ristoratore Y; 2. invitare il Caterer W e il Caterer Z per una degustazione; 3. Fai una scelta per uno dei due ristoratori; 4. Per concludere un contratto con il ristoratore selezionato. Il costo del nuovo contratto dovrebbe essere paragonabile al costo dell`attuale contratto con il Caterer Y. Se rispettiamo il periodo di preavviso che è stato concordato nel contratto in vigore con il Catering Y, non ci sono costi associati alla cancellazione. Il passaggio a un altro ristoratore può quindi essere a costo zero, con possibili effetti positivi sulla soddisfazione dei dipendenti perché l`offerta in mensa è aumentata." 
Richiesto: gruppo di lavoro che valuta i diversi ristoratori (4 dipendenti provenienti da diverse parti dell`organizzazione), 2 ore per la sessione di degustazione, 3 ore per la redazione del rapporto di valutazione." 
”Come mostra questa proposta, il Caterer Y ha ridotto la gamma di piatti negli ultimi 7 anni. Caterer W e Caterer Z offrono una gamma più ampia allo stesso costo. Consiglio di organizzare una sessione di prova con questi due ristoratori con l`obiettivo di selezionare un nuovo catering per la nostra azienda. L`aspettativa è che ciò aumenterà la soddisfazione e la fidelizzazione dei dipendenti." Nomina i vantaggi finanziari e quantitativi. La tua innovazione, ad esempio, porta a risparmi sui costi? Quindi indicalo. Nomina i vantaggi qualitativi. A volte i vantaggi di una proposta non possono essere dichiarati con cifre rigide. Ad esempio, se la tua proposta aumenta la soddisfazione dei dipendenti, indicalo. I vantaggi qualitativi possono essere tanto preziosi quanto quelli quantitativi. 
Una volta trovata la persona giusta, prova a programmare un incontro fisico con loro per discutere la proposta. In questo modo ottieni più attenzione per la proposta rispetto a quando la invii su carta o via e-mail.
Scrivere una proposta per la gestione
Redigere una proposta per il management ha senso se si vedono opportunità per migliorare i processi, aumentare le vendite o realizzare risparmi. Puoi anche scrivere una proposta se vedi qualcosa che ritieni debba o potrebbe essere fatto diversamente. Se vuoi preparare una proposta per la gestione della tua azienda, prenditi del tempo per raccogliere le informazioni necessarie. Discutere la proposta con i colleghi per vedere se sono d`accordo. Affronta la gestione nel modo giusto.
Passi
Parte 1 di 2: scrivere la tua proposta
1. Determina qual è il problema. Sia che tu voglia proporre una razionalizzazione dei processi o una riduzione dei costi, devi avere un quadro chiaro di quale sia il problema. Spesso ne hai una foto da solo, ma se vuoi chiarire un punto e risolvere qualcosa, assicurati di poter esporre il problema in modo conciso.
2. Fare ricerca. Prima di iniziare a scrivere la tua proposta, è importante controllare tutti i fatti. Parla con le persone coinvolte. Può trattarsi, ad esempio, di colleghi, supervisori o clienti. Leggi di aziende simili e cosa potrebbero fare in modo diverso.
3. Scrivi una descrizione del problema. Per presentare la tua proposta, descrivi la situazione attuale. Fornire tutti i fatti rilevanti. Ad esempio, chi è coinvolto, date e luoghi. Non dare un giudizio di valore in questa sezione; limitarsi a uno schizzo oggettivo della situazione attuale.
4. Spiega qual è la tua soluzione. Dopo aver identificato il problema, descrivi la soluzione che proponi. Se la tua proposta è composta da più elementi, inizia con l`elemento più importante della tua proposta. Dimostra che i tuoi risultati si basano sulla ricerca.
5. Fare un piano. Descrivere ogni passo da compiere per attuare la proposta. Indicare per fase quali sono i costi associati a tale fase e qual è il lead time. Siate trasparenti su quali costi sono certi e quali dipendono da determinati fattori. Puoi numerare i passaggi se vuoi. Quindi fornire informazioni più dettagliate. Non sopravvalutare i vantaggi della tua proposta. Indicare il più oggettivamente possibile quali sono i rendimenti attesi.
6. Indicare quali obiezioni potrebbero esserci. Dimostra che ti rendi conto che ci sono potenziali obiezioni alla proposta. Ad esempio, ci si deve aspettare resistenza da parte dei dipendenti?? Forse alcuni colleghi sono grandi fan dell`attuale ristoratore. Indicare cosa si può fare per rimuovere eventuali obiezioni e ridurre al minimo i rischi.
7. Si prega di indicare cosa è necessario per attuare la proposta. Se la tua proposta significa che le cose devono essere acquistate o devono essere impiegati dipendenti extra per l`implementazione, indicalo. Indicare anche quale impegno di tempo è necessario. Puoi farlo sotto forma di una lista di controllo. Ad esempio:
8. Concludi con i principali vantaggi. Qualunque cambiamento tu proponi, ripetilo alla fine. Riassumi i tuoi tre punti principali e concludi con una frase riassuntiva. Pensa a questo come al sommario esecutivo. Ad esempio:
Parte 2 di 2: Invia la tua proposta
1. Mostra la proposta a un collega. Chiedi a un collega di darti un feedback sulla tua proposta. Forse il tuo collega è pienamente d`accordo con la tua proposta. Se il tuo collega non è completamente d`accordo con la tua proposta, pensa alle sue obiezioni. Se ritieni che le obiezioni siano giustificate, modifica la tua proposta. Se ritieni che le obiezioni siano di per sé giustificate, ma non portino a una conclusione diversa, esprimi le obiezioni nella sezione in cui illustri le possibili obiezioni alla proposta.
2. Racimolare. Una volta che la tua proposta è pronta e l`hai fatta revisionare da qualcun altro, ripassala di nuovo a fondo. Tutte le frasi vengono eseguite correttamente, non ci sono errori di ortografia, è abbastanza conciso. Non vuoi che la tua proposta sia troppo lunga, perché la direzione potrebbe non leggerla. Un massimo di due pagine è una bella lunghezza.
3. Presentare la proposta alla direzione. Una volta completata la tua proposta, determina a chi inviarla. In alcune organizzazioni è chiaro chi ha voce in capitolo su un particolare argomento. In altre organizzazioni questo è meno chiaro. Chiedi a chi contattare. I segretari spesso ne sono ben consapevoli.
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