Scrivere istruzioni chiare

Se sei un insegnante o uno scrittore tecnico, probabilmente devi scrivere le istruzioni ogni giorno. Ma per molte altre persone, dare istruzioni chiare può essere difficile. Potresti perdere un passaggio importante perché presumi che i tuoi lettori lo faranno automaticamente, oppure potresti confondere i tuoi lettori includendo troppe azioni in un passaggio. Per creare istruzioni chiare, devi prima verificare di sapere esattamente come eseguire l`attività. Segui letteralmente le tue istruzioni per assicurarti che descrivano accuratamente l`attività.

Passi

Parte 1 di 3: Capire il compito

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1. Raccogli i materiali di cui hai bisogno. Se hai intenzione di redigere istruzioni, devi prima avere familiarità con il compito da solo. Raccogli tutti gli strumenti e le forniture di cui avrai bisogno e posizionali approssimativamente nell`ordine in cui li utilizzerai.
  • Scrivi tutto ciò di cui hai bisogno. Quando scrivi le tue istruzioni, potresti voler includere un elenco di strumenti o materiali necessari per completare l`attività.
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2. Fai il lavoro da solo. Anche se hai completato l`attività più volte, è comunque una buona idea esaminarla da solo prima di scrivere le istruzioni in modo da non dimenticare nulla.
  • Se hai familiarità con l`attività, potresti avere la tendenza a prendere scorciatoie, quindi assicurati di non saltare alcun passaggio o omettere informazioni che il tuo lettore potrebbe non avere.
  • Immagine titolata Write Clear Instructions Step 3
    3. Crea una panoramica dettagliata. Quando svolgi il compito, prenditi un momento per scrivere quello che hai fatto. Questo ti aiuterà a mettere le istruzioni nell`ordine logico. Se svolgi l`attività mentre esegui i passaggi, sai esattamente cosa deve essere fatto e quando.
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    4. Definisci il tuo pubblico. Le istruzioni per la stessa attività possono essere scritte in modi diversi, a seconda del lettore che sta cercando di seguire le tue istruzioni. Preparerai le istruzioni in modo diverso per gli adolescenti rispetto agli adulti.
  • Considera anche il motivo. Le istruzioni per i bambini che lavorano a un progetto differiranno dalle istruzioni per i genitori che aiutano i loro figli con un progetto.
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    5. Fai una breve introduzione. L`introduzione dice ai tuoi lettori cosa permetteranno loro di fare le tue istruzioni e quale sarà il risultato finale se seguiranno tutte le istruzioni completamente. Tieni presente che la maggior parte delle persone salta l`introduzione, o al massimo la sfoglia, quindi non includere informazioni vitali o avvertenze importanti solo nell`introduzione.
  • Se hai incluso un avviso importante nell`introduzione, assicurati di includerlo nei tuoi passaggi, nel caso qualcuno abbia saltato l`introduzione.
  • Ad esempio, se spieghi come preparare un panino con burro di arachidi e gelatina, puoi menzionare che burro di arachidi e gelatina è un`opzione sana e semplice che i bambini adorano per il pranzo o lo spuntino pomeridiano.
  • Parte 2 di 3: scrivere le tue istruzioni

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    1. Suddividi il compito in piccoli passi. Ogni passaggio dovrebbe spiegare una singola azione e non più. Se hai incluso più di una o due frasi per passaggio, probabilmente possono essere suddivise in passaggi più piccoli e meno complessi.
    • Ad esempio, invece di "Metti il ​​collare intorno al collo del cane e allaccia il guinzaglio", dividi in "Metti il ​​collare intorno al collo del cane" e "Stringi il guinzaglio al collare".`
    • "Metti il ​​collare intorno al collo del cane" è il primo passo e "Stringi il guinzaglio al collare", il secondo.
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    2. Inizia ogni passaggio con una parola d`azione. Ogni passo che scrivi deve poter essere un`azione. Usa verbi che dicono ai tuoi lettori esattamente quale azione intraprendere per completare quel passaggio dell`attività.
  • Indica le tue istruzioni in termini di ciò che qualcuno dovrebbe fare, non di ciò che qualcuno dovrebbe pensare o sapere.
  • Ad esempio, se stai scrivendo le istruzioni per portare a spasso un cane, "Controlla se il collare si adatta" è più un atto che "Assicurati di conoscere le dimensioni del collare.`
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    3. Segui una progressione logica. Si supponga che il lettore avvierà immediatamente l`attività dopo aver letto il primo passaggio. Di solito qualcuno non seguirà tutte le istruzioni fino alla fine. Se c`è qualcosa che i tuoi lettori devono sapere per completare un passaggio, assicurati che sia descritto nel passaggio stesso.
  • Se un passaggio particolare è in qualche modo pericoloso, includi questo avviso nel passaggio stesso, non nella tua introduzione o alla fine delle tue istruzioni quando è troppo tardi.
  • Includi guide per far sapere al tuo lettore quando ha eseguito correttamente il passaggio. Ad esempio, qualcosa del tipo: "Il collare per la tua mano si adatterà correttamente se puoi mettere due dita tra la parte posteriore del collare e il collo del tuo cane.`
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    4. Scegli le tue parole con attenzione. Usa un linguaggio semplice che tutti possono capire. Nella maggior parte dei casi è meglio omettere tutti i termini gergali o tecnici. Se devi usare una parola tecnica, fornisci anche una definizione breve e semplice.
  • Ad esempio: quando spieghi come formattare una lettera legale, potrebbe essere necessario utilizzare termini tecnici legali. Dare prima una definizione in un linguaggio semplice, poi il termine usato in tribunale.
  • Immagine titolata Write Clear Instructions Step 10
    5. Usa azioni positive. In generale, è meglio dire ai tuoi lettori cosa fare, piuttosto che cosa non fare. Quando qualcuno legge le istruzioni, quella persona vuole completare l`attività. Se poi inizi a dirgli cosa non fare, il lettore potrebbe confondersi e farlo comunque.
  • Ad esempio, se stai insegnando a portare a spasso un cane, è meglio dire "Controlla la vestibilità del collare" piuttosto che "Evita di usare un collare troppo piccolo".`
  • Immagine titolata Write Clear Instructions Step 11
    6. Scrivi in ​​seconda persona. Con il pronome `tu` ti rivolgi direttamente al lettore ed eviti confusione. Quando usi il pronome "tu", i lettori sanno esattamente cosa fare per completare l`attività e non devono indovinare.
  • Ad esempio: se dovessi scrivere `La leva deve essere spinta`, il lettore non saprà chi spingere la leva. `Devi spingere la leva` o anche `Spingi la leva` non lascia dubbi sul fatto che è il lettore che deve fare qualcosa.
  • Immagine titolata Write Clear Instructions Step 12
    7. Includi alternative. Per alcune attività, esiste più di un modo per eseguire un passaggio o più passaggi. Fornisci l`alternativa insieme al passaggio in modo che i lettori possano scegliere come vogliono completare l`attività.
  • Ad esempio: se spieghi come fare un panino al burro di arachidi con gelatina, puoi aggiungere: `Sostituisci il burro di arachidi con il burro di mandorle, in caso di allergia alle arachidi.`
  • Immagine titolata Write Clear Instructions Step 13
    8. Usa le immagini dove può essere utile. Probabilmente hai sentito l`espressione: `Un`immagine vale più di mille parole.Quando si tratta di istruzioni chiare, una figura o un diagramma a volte renderà una determinata azione più comprensibile per il lettore.
  • Per istruzioni più tecniche, il lettore dovrebbe essere in grado di vedere chiaramente cosa sta succedendo nell`immagine e l`azione non dovrebbe essere oscurata da strumenti o mani.
  • Parte 3 di 3: Testare le tue istruzioni

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    1. Organizza le tue istruzioni in parti. Alcuni compiti complicati sono costituiti da più di una parte. Se stai scrivendo istruzioni per un`attività più ampia che consiste in diversi passaggi più piccoli, dividile in sezioni separate.
    • Se aggiungi una numerazione alle tue istruzioni, riavvia la numerazione con ciascuna sezione. Il lettore sentirà un senso di realizzazione dopo aver completato ogni sezione.
    • Devi comunque dividere il tuo compito in sottoattività, anche se non ci sono parti semi-indipendenti. Troppi passaggi possono sopraffare i tuoi lettori.
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    2. Cerca di eseguire le istruzioni così come le hai scritte. Se non riesci a seguire le istruzioni come le hai scritte, nessuno sarà in grado di farlo. Inoltre, chiama gli amici per completare le tue istruzioni e chiedi loro di farti sapere se hanno trovato qualcosa di confuso.
  • Potrebbe essere necessario testare le istruzioni più volte, soprattutto se sono lunghe e/o complesse.
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    3. Si prega di controllare attentamente le istruzioni. Errori di battitura ed errori grammaticali possono rovinare un manuale altrimenti semplice, rendendo le istruzioni difficili da seguire. Leggili da capo a piedi e viceversa per assicurarti che non ci siano più errori.
  • Se non sei sicuro delle tue capacità di editing, chiedi a un amico di rivedere le tue istruzioni.
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    4. Includere un elenco di strumenti o forniture. Soprattutto se un`attività richiede strumenti o materiali specifici, un elenco sarà utile ai tuoi lettori. Metti l`elenco all`inizio delle tue istruzioni in modo che il tuo lettore possa raccogliere i materiali prima di iniziare l`attività.
  • Pensa a questo come a una ricetta in un libro di cucina. Le ricette mostrano sempre un elenco di ingredienti e utensili da cucina all`inizio in modo da poter raccogliere tutte queste cose prima di iniziare a preparare il piatto.
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    5. Fornire avvisi ove necessario. Dopo aver testato le tue istruzioni, potresti scoprire che esistono pericoli nascosti che non hai identificato nelle versioni precedenti delle istruzioni. Avvisa i tuoi lettori di questi pericoli in modo che possano prendere precauzioni.
  • Ad esempio, se dai istruzioni su come far bollire l`acqua, puoi includere un avviso che la pentola diventerà troppo calda per essere toccata, anche prima che l`acqua inizi a bollire.

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