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Chi leggerà il rapporto? Includi chiunque nel tuo pubblico di destinazione che possa ragionevolmente utilizzare il rapporto. Se stai scrivendo per diversi tipi di lettori, includi tutte le informazioni necessarie in modo che anche il lettore meno informato possa capirle facilmente. Tuttavia, usa i titoli per ogni sezione in modo che i lettori informati possano saltare le informazioni che sono per loro superflue. Puoi anche includere sezioni per ciascun pubblico per soddisfare le sue esigenze individuali. 
Dettagli finanziari Tabelle Grafici Statistiche Sondaggi Questionari Conversazioni con esperti, colleghi, clienti, ecc. 
La durata del progetto è cambiata? Quali attività hai svolto dall`ultimo rapporto sullo stato di avanzamento? Quali compiti farai dopo?? Sei sulla buona strada per completare il progetto in tempo? Se no, perché? Quali colli di bottiglia hai riscontrato e come li risolverai? Hai imparato qualcosa questo mese? 
Nella maggior parte dei casi, dovresti iniziare il rapporto spiegando i risultati e le conclusioni o raccomandazioni. Quindi spiega come sei arrivato a questo punto e il tuo ragionamento, se presente. Se stai per trarre una conclusione o una raccomandazione controversa, spiega prima il processo e il ragionamento in modo che il tuo pubblico di destinazione sia in grado di capire perché ti è venuta questa idea. 
Non è necessario riassumere il rapporto completo. Concentrati solo sulle idee principali nella relazione, come le raccomandazioni o le conclusioni principali che presenti. Se stai scrivendo un rapporto sullo stato di avanzamento, puoi saltare questa sezione. 
Utilizzare titoli e intestazioni per ciascuna sezione per semplificare la lettura del rapporto. Se stai scrivendo un rapporto sullo stato di avanzamento, di solito non è necessario includere un sommario a meno che il tuo capo non lo preferisca. Tuttavia, aggiungi titoli e intestazioni per ciascuna sezione per facilitare la navigazione nel rapporto. 
L`introduzione non deve essere lunga. Sii diretto e specifico in modo che il lettore comprenda il contesto e lo scopo senza una lunga spiegazione. Scrivi da due a quattro paragrafi per l`introduzione. In una relazione sullo stato di avanzamento, l`introduzione non dovrebbe contenere più di uno o due paragrafi. Dovrebbe riassumere il progetto e ciò che speri di ottenere. Puoi anche indicare cosa hai già completato e cosa farai dopo. 
Nella maggior parte dei casi, questa sezione contiene un paragrafo introduttivo e un elenco delle conclusioni che hai tratto. Ecco come appare una conclusione: `1. La nostra popolazione sta invecchiando, il che porta a maggiori rischi per la salute dei nostri clienti.` Quando scrivi un rapporto sullo stato di avanzamento, non hai risultati o conclusioni da presentare. Invece, elenca i tuoi risultati o le attività completate nella sezione dopo la tua introduzione. In questa sezione puoi anche scrivere un breve paragrafo di due o quattro frasi. Di solito, tuttavia, è sufficiente un elenco. Puoi elencare: "Raccolto € 200 per pagare la tenda del festival", "Contratto con il piano del partito per gestire il programma del festival" e "1500 residenti intervistati per raccogliere contributi pubblici.` 
Ad esempio, potresti scrivere: `1. Addestra tutti i dipendenti per eseguire la RCP.` Quando scrivi un rapporto sullo stato di avanzamento, elenchi invece le attività o gli obiettivi che desideri raggiungere nel prossimo periodo di lavoro. Ad esempio, puoi elencare "Trova fornitori di festival", "Approva design di festival" e "Ordina poster promozionali". 
Ciò include una discussione più lunga della ricerca e delle valutazioni. Questa sezione dovrebbe essere la più lunga del rapporto. Se stai scrivendo un rapporto sullo stato di avanzamento, puoi saltare questa sezione. Invece, includi una sezione sugli ostacoli che hai incontrato mentre lavoravi al progetto e su come li hai gestiti. Potresti scrivere: `Molti residenti non hanno restituito il sondaggio perché non era timbrato. In futuro includeremo la posta prepagata nei nostri sondaggi o offriremo ai residenti la possibilità di completare il loro sondaggio digitalmente.` 
Salvo diversa indicazione, utilizzare il formato APA per rapporti commerciali. Puoi saltare questa sezione se stai preparando un rapporto sullo stato di avanzamento. 
Ad esempio: "Appendice A", "Appendice B" e "Appendice C.` Se stai scrivendo un rapporto sullo stato di avanzamento, non è necessario includere questa sezione. 
Potresti scrivere: "Il progetto di pianificazione del festival d`arte è sulla buona strada e sarà completato nei tempi previsti. Abbiamo completato il 90% delle nostre attività di pre-pianificazione e ora stiamo spostando la nostra attenzione sull`approvvigionamento delle attrezzature necessarie. Il progetto non presenta ostacoli eccezionali, ma affronteremo eventuali ostacoli futuri lungo il percorso.` 
Potresti scrivere "Reddito in aumento del 50% per il quarto trimestre" invece di "Reddito in aumento del 50% per generare grandi entrate nel quarto trimestre.` 
Tieni presente che alcuni rapporti di lavoro possono essere piuttosto lunghi in quanto possono contenere molte informazioni. Tuttavia, la tua scrittura dovrebbe essere sempre concisa. Va bene scrivere "Le vendite sono aumentate nell`ultimo trimestre dopo che la forza vendita ha applicato le chiamate a freddo", piuttosto che "Abbiamo assistito a un aumento esponenziale delle entrate nell`ultimo trimestre quando i nostri venditori di talento e dedicati hanno trasformato potenziali clienti hanno iniziato a chiamare per chiedere loro per acquistare più prodotti.` 
Invece di scrivere "I dipendenti disimpegnati hanno il morale basso, il che rende l`ufficio una macchina senz`anima", potresti scrivere "Il personale i cui punteggi di produttività erano inferiori rispetto ad altri hanno riferito di sentirsi disimpegnato".` 
Mantieni la tua lingua professionale per tutto il rapporto. 
Se possibile, chiedi a qualcun altro di controllare il rapporto per te, poiché è difficile individuare i tuoi errori. Se il tempo lo consente, dovresti mettere da parte il rapporto per almeno 24 ore prima di esaminarlo.
Scrivere un rapporto di lavoro
Contenuto
Scrivere un rapporto di lavoro può essere impressionante, anche se può essere più facile di quanto si possa pensare. I rapporti di lavoro vengono solitamente utilizzati per spiegare lo stato di avanzamento di un progetto di lavoro o per fornire conclusioni e raccomandazioni su questioni relative al luogo di lavoro. Per scrivere facilmente un rapporto di lavoro efficace, inizia considerando il tuo obiettivo, il tuo pubblico, la ricerca e il messaggio. Quindi prepara il tuo rapporto utilizzando un formato di rapporto aziendale standard. Infine, puoi modificare il rapporto per renderlo effettivo.
Passi
Parte 1 di 3: Pianificazione di un rapporto di lavoro
1. Determinare l`obiettivo e l`oggetto della relazione. Forse qualcuno ti ha chiesto un rapporto. È probabile che l`obiettivo o il soggetto siano inclusi nella richiesta. Se non sei sicuro di quale sia l`obiettivo o l`argomento, considera ciò che stai trasmettendo al tuo pubblico. Puoi anche chiedere chiarimenti al tuo capo o supervisore.
- Ad esempio, l`obiettivo potrebbe essere quello di analizzare un problema aziendale, spiegare i risultati di un progetto su cui hai lavorato o fornire al tuo supervisore una panoramica dello stato di avanzamento del lavoro.
2. Determinare il tono e la lingua adatti al gruppo target. Considera ciò che il pubblico di destinazione sa già, così come il gergo che capirà. Quando scrivi un rapporto di lavoro, puoi spesso usare un linguaggio e un gergo più professionali rispetto a quando scrivi per il grande pubblico.
3. Raccogli le tue ricerche e il materiale di supporto, se applicabile. Includi il materiale che hai utilizzato per trarre conclusioni o sviluppare raccomandazioni. Farai riferimento a questo mentre prepari il rapporto e potrebbe essere necessario includerlo nelle appendici del rapporto. Questi sono i tipi di cose che puoi includere durante la preparazione del rapporto:
4. Guarda i tuoi progressi quando scrivi un rapporto sullo stato di avanzamento. Un buon rapporto sullo stato di avanzamento offre una rapida panoramica del lavoro svolto, di cosa farai e se il progetto è sulla buona strada. È meglio pensarla come una risposta alle domande che le persone hanno sul tuo progetto. Ecco cosa includere nel rapporto:
5.Fai una panoramica con le informazioni che devi includere nel tuo rapporto. Annota le tue idee in una panoramica e usala come ausilio per la scrittura. Mentre lo fai, sviluppa i titoli per il tuo rapporto per aiutarti a organizzare cosa dire. La panoramica non deve essere ordinata o ben sviluppata, perché è solo per uso personale.
Parte 2 di 3: Preparazione di un rapporto di lavoro
1. Usa una copertina o una pagina del titolo. Il frontespizio dovrebbe contenere il nome del rapporto, seguito dalla data, su una riga separata, di averlo inviato. In una terza riga menzioni i nomi di tutti gli autori. Quindi scrivi il nome della tua organizzazione sulla quarta riga.
- In alcuni casi puoi anche aggiungere una lettera di motivazione per spiegare perché hai scritto la relazione, cosa comporta e cosa pensi di dover fare dopo. Questo è più comune con i rapporti che hanno richiesto molto tempo per essere preparati o che richiedono spiegazioni aggiuntive prima che il lettore visualizzi il rapporto di persona.
- Con un rapporto di avanzamento dichiari il tuo nome, il nome del progetto, la data e il periodo di rendicontazione su un frontespizio. Metti ogni articolo su una riga separata. Puoi etichettare ogni riga con `nome`, `nome progetto`, `data` e `periodo di rendicontazione`, oppure puoi semplicemente elencare le informazioni.
- Chiedi al tuo capo se ci sono raccomandazioni specifiche per la stesura del tuo rapporto di lavoro. Lui o lei è la migliore fonte per preparare il tuo rapporto.
2. Fornire un riepilogo delle informazioni più importanti. Includi le tue conclusioni, motivazioni e raccomandazioni. Ciò consente di comprendere i punti principali della tua relazione senza dover leggere la relazione nella sua interezza. Non è necessario scrivere una spiegazione dettagliata, ma il lettore dovrebbe essere in grado di capire di cosa tratta il rapporto. Il riepilogo dovrebbe essere da una a cinque pagine.
3. Incorpora un sommario con cosa c`è nel rapporto. Indicare i titoli delle sezioni nel sommario, nonché i numeri di pagina in cui inizia la sezione. Consente ai lettori di navigare facilmente nel report per trovare le informazioni necessarie.
4.Scrivi un`introduzione per dare una panoramica del rapporto. Spiega al lettore perché hai scritto questo rapporto di lavoro. Riassumi il contesto attorno al rapporto e spiega il tuo obiettivo. Indica le domande a cui risponderai o il problema che risolverai. Indicare la scadenza del rapporto e un piano d`azione con i suoi contenuti.
5. Spiega i risultati o le conclusioni che presenti. Fornisci una panoramica di base della ricerca o delle valutazioni che hai completato in relazione a questo progetto. Quindi discuti e interpreta le tue osservazioni e come si riferiscono all`argomento del rapporto.
6. Dai i tuoi consigli per il futuro. I tuoi consigli dovrebbero spiegare cosa accadrà in futuro. Spiega cosa porteranno le soluzioni e come si collegano alle tue conclusioni. Dopo aver scritto la tua spiegazione, fornisci i tuoi consigli sotto forma di punti di azione in un elenco numerato. Elenca i tuoi consigli dal più importante al meno importante.
7. Discuti il processo e il ragionamento che hanno portato alle tue conclusioni. Spiega come hai affrontato l`argomento, il problema o il problema. Controlla le tue osservazioni e poi spiega come portano ai tuoi consigli. Separa la discussione in diverse sezioni con titoli che dicono al lettore cosa c`è in quella sezione.
8. Elenca tutti i riferimenti che hai utilizzato nella preparazione del rapporto. I riferimenti possono includere articoli di riviste, articoli di notizie, interviste, sondaggi, questionari, statistiche e altre informazioni correlate. Cita questi riferimenti alla fine del rapporto e fai riferimento alla pagina come "Riferimenti".
9. Fornire allegati di materiali come sondaggi, questionari o e-mail. Non tutti i rapporti di lavoro necessitano di allegati. Tuttavia, puoi includerli se desideri fornire ai lettori il materiale a cui hai fatto riferimento o se desideri fornire informazioni aggiuntive per aiutarli a comprendere meglio l`argomento o le tue osservazioni. Etichetta ogni allegato con una lettera separata.
10. Chiudi una breve conclusione insieme a un riepilogo delle tue osservazioni o progressi. Potrebbe non essere necessario concludere, ma scriverlo può essere un bel riassunto dei tuoi sforzi. Mantieni la tua conclusione a tre o quattro frasi che riassumono le informazioni che hai presentato nel tuo rapporto.
Parte 3 di 3: Rendere efficace il rapporto
1. Usa titoli chiari per aiutare il tuo pubblico a navigare nel rapporto. Crea titoli diretti e vai dritto al punto. Il lettore dovrebbe sapere esattamente cosa contiene il rapporto.
- I titoli potrebbero essere: Introduzione, Compiti completati, Obiettivi per il prossimo trimestre, Ostacoli e soluzioni e Conclusione.
- Allineare le sezioni con le informazioni nel rapporto.
- In un rapporto sullo stato di avanzamento, è probabile che i lettori siano il tuo supervisore, il team o i clienti.
2. Usa un linguaggio semplice e diretto per trasmettere le tue idee. Un rapporto di lavoro non deve necessariamente contenere parole difficili e frasi creative. Devi solo esprimere il tuo punto di vista al lettore. Esprimi le tue idee con le parole più semplici possibili e al punto.
3. Scrivi in modo conciso per mantenere il rapporto il più breve possibile. La scrittura non necessaria fa sprecare sia il tuo tempo che quello dei lettori. Non essere superficiale e vai subito al lavoro.
4. Esprimi le tue idee con un linguaggio oggettivo e non emotivo. Attenersi ai fatti e lasciare che il lettore tragga le proprie conclusioni sulla base di una visione obiettiva dell`argomento. Anche se puoi dare consigli per un problema, non cercare di evocare le emozioni dei lettori per convincerli. Lascia che il lettore formi le proprie idee e giudizi sulla base di una visione obiettiva dei fatti.
5. Evita di usare lo slang, così come la parola "I" nella maggior parte dei rapporti. Potrebbe essere appropriato utilizzare "I" in un rapporto sullo stato di avanzamento, quando si scrive di un progetto su cui si sta lavorando da soli. In caso contrario, non usare la parola "io" o altri slang nel tuo rapporto di lavoro. Tuttavia, va bene usare "tu" quando prendi di mira una frase.
6. Esamina il tuo rapporto per assicurarti che non contenga errori. Errori grammaticali e di ortografia minano la professionalità della tua relazione di lavoro. È essenziale rivedere la segnalazione per assicurarsi di non aver utilizzato errori di battitura, parole errate o parole usate in modo improprio. È meglio controllare il rapporto almeno due volte.
Consigli
- Dopo aver scritto il tuo primo rapporto di lavoro, puoi usarlo come modello per i rapporti futuri.
- Probabilmente hai già un modello di rapporto di lavoro sul posto di lavoro. Verifica con il tuo supervisore se puoi utilizzare un modello per il tuo rapporto.
- Se possibile, basa il formato del rapporto su un rapporto di lavoro esistente della tua azienda o organizzazione. Controlla i file nel tuo ufficio o chiedi a un collega o supervisore una copia di un rapporto esistente.
Avvertenze
- Se stai utilizzando un rapporto esistente come esempio, non copiare il testo in esso contenuto. Questo è plagio e probabilmente porterà a conseguenze professionali.
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