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Ad esempio, se il tuo progetto prevede la produzione e la spedizione di 1000 magliette per 1000 euro, potresti essere preoccupato se ne hai realizzate solo 300 ma hai già speso 500 euro. Potresti anche vedere che sei in anticipo di due giorni sul programma e commentarlo. 
Ad esempio, se la tua azienda di magliette è in anticipo sui tempi e sul budget, potresti vedere questo come un motivo per aumentare la produzione e bilanciare le cose. 
Cerca di assicurarti che il tuo manager veda tutte le informazioni nei primi minuti di lettura del rapporto. Ad esempio, potresti iniziare immediatamente il tuo rapporto con qualcosa di diretto come: "Parker Transport è attualmente in anticipo sulla pianificazione. Abbiamo speso il 50% del budget e prodotto il 30% del prodotto. Accelerando la produzione possiamo ridurre i costi." Se i manager sono contenti di ciò che vedono all`inizio, potrebbero già sapere abbastanza. Se c`è qualcosa nel riepilogo che indica un problema, possono passare rapidamente da lì alle informazioni pertinenti più in basso nel rapporto. 
Ad esempio, non scrivere qualcosa del tipo "I nostri responsabili di produzione, Frank e Sandra, hanno fatto un buon lavoro. Frank è sempre lì molto presto e Sandra`s è sempre l`ultima ad andarsene, per assicurarsi che abbiamo prodotto tutto in tempo." Invece, sottolinea le date chiave: "Siamo in anticipo del 20% sul programma poiché i leader di produzione (Frank e Sandra) hanno esteso i tempi di produzione di due ore al giorno." 
Se il tuo manager vuole vedere la grande storia, puoi nominare un capitolo "Risultati", un altro capitolo "Sfide" e un terzo "Soluzioni". Per un manager a cui piace vedere le cose in ordine cronologico, prova un capitolo "Progressi di questa settimana" seguito da "Passaggi successivi". 
Se il tuo manager o la tua azienda richiede espressamente una relazione scritta completamente, devi ovviamente assecondare tale desiderio. 
Ad esempio, evita frasi come "I saldi di agosto stanno andando bene, il mese migliore in assoluto, grazie agli sforzi davvero eccezionali di Marie e Sam." Puoi dire la stessa cosa in modo molto più breve: "Le vendite di agosto sono ancora le migliori, grazie al duro lavoro di Marie e Sam." 
Se il tuo manager desidera ricevere rapporti meno spesso, ovviamente fai come ti viene chiesto.
Scrivi un rapporto sullo stato
Un rapporto sullo stato può sembrare un lavoro ingrato, ma scriverlo può effettivamente essere una grande opportunità per comunicare con il management. Indipendentemente dal progetto su cui stai lavorando, dovresti concentrarti sul fornire dettagli specifici che descrivono il budget e lo stato di avanzamento del progetto. Metti le informazioni più importanti in un riepilogo all`inizio. Quindi segui i dettagli principali che descrivono il progetto in termini di risultati e sfide. Mantieni le cose brevi ma informative e la direzione è felice.
Passi
Parte 1 di 2: Impostazione del rapporto
1. Concentrati sui costi e sui tempi. Indipendentemente dal progetto su cui stai lavorando, i manager vogliono sapere come stanno andando le cose in termini di budget e progressi. Imposta il tuo rapporto per raccogliere informazioni sull`andamento finanziario del progetto. Inoltre, fai alcuni commenti sul fatto che il progetto sia o meno nei tempi previsti.
2. Sii onesto sui problemi. Se sai che ci sono problemi di costi e di avanzamento del progetto, non nasconderli. Ciò porterà solo a problemi più grandi in seguito. Invece, pensa a come questi problemi si collegano alle cose che stanno andando bene.
3. Fornire soluzioni ai problemi. Parte dello scopo di un rapporto sullo stato è aiutare il manager a decidere i passaggi successivi. Puoi aiutare suggerendo soluzioni a determinati problemi che ti risaltano. Mentre crei il rapporto, prendi nota di come le tue soluzioni sono rilevanti per i costi e i progressi.
Parte 2 di 2: Mettere tutto insieme
1. Assegna un titolo al rapporto. Inizia la tua relazione scritta con un breve riassunto, titolo e data. Poiché i rapporti sullo stato devono essere brevi, non devono trovarsi su una pagina del titolo separata. Se stai inviando la segnalazione via e-mail, un oggetto chiaro sarà sufficiente affinché il tuo manager sappia di cosa tratta l`e-mail.
- Qualcosa come "Rapporto sui trasporti Parker di agosto 2017" va bene.
- Fornisci sempre i dati in modo che sia chiaro in quale periodo stai segnalando.
- Se la tua azienda utilizza formati specifici per i rapporti, assicurati di utilizzare anche quelli.
2. Inizia con un riassunto. I gestori sono impegnati e hanno bisogno di vedere immediatamente le informazioni più importanti. Poche righe all`inizio della relazione entrano nel vivo della questione, spiegando brevemente come sta procedendo il progetto in termini di budget e stato di avanzamento.
3. Fornisci i dettagli più rilevanti. Elenca i risultati più importanti finora, concentrandoti su pietre miliari e dati chiave. Informa il tuo manager in termini di risultati piuttosto che di attività.
4. Organizza i fatti. Qui puoi adattare il rapporto allo stile del tuo manager. Se conosci il modo di lavorare del tuo manager, puoi adattare il rapporto di conseguenza. Se non sei sicuro, concentrati su un breve riassunto diretto in uno stile che conosci bene.
5. Usa i proiettili. Ai gestori devono essere fornite le informazioni di cui hanno bisogno in modo rapido e di facile lettura. I paragrafi sono troppo lunghi per essere letti e oscurano le informazioni chiave. Ma con gli elenchi puntati, è facile esaminare il rapporto.
6. Aggiungi elementi visivi secondo necessità. Alcuni manager trovano utile aggiungere segnali visivi per spiegare come sta andando un progetto. Ad esempio, potresti mettere una luce verde accanto a un elenco di costi se va bene, ma una luce arancione accanto a una sull`avanzamento se sei un po` indietro.
7. Esamina il tuo rapporto e modificalo secondo necessità prima di inviarlo al tuo manager. Gli errori di ortografia e le frasi mancanti non vanno mai bene, nemmeno in un rapporto di stato breve e relativamente informale. Non fare affidamento esclusivamente sull`ortografia elettronica e sui correttori grammaticali. Per mantenere il resoconto breve e diretto, guarda cosa si può ancora fare (come avverbi e aggettivi non necessari).
8. Segnala almeno una volta al mese, a meno che tu non abbia altre istruzioni. La tua azienda potrebbe chiederti di fornire rapporti sullo stato in base a una pianificazione, ad esempio settimanale o bisettimanale. Segnalare almeno una volta al mese è generalmente utile per tenere informato il tuo manager. Contattalo se non sei sicuro di quando dovrebbero essere presenti i rapporti sullo stato.
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