Istruzioni passo passo gratis 
Tenendo traccia delle informazioni importanti prima, durante e dopo l`evento, puoi creare un rapporto più specifico e, in definitiva, più efficace. Questo ti permette anche di finirlo prima. Tieni presente che la raccolta dei dati è un processo continuo per il quale puoi coinvolgere più persone se necessario (inclusi eventuali stagisti). La linea di fondo è che non devi aspettare per fare il rapporto fino alla fine dell`evento. 
Scegli alcuni momenti salienti dell`evento su cui approfondire. Pensa a quali tre cose hanno funzionato meglio e quali sono state le tre cose più sorprendenti. Evita di ingombrare la relazione con dettagli banali, come il menu del pranzo o un riepilogo dettagliato dell`intera presentazione del relatore principale. Devi tirare fuori le cose che contano. 
Se l`evento riguardava un nuovo prodotto, puoi mostrarne una foto. Le foto dell`evento reale aiutano a illustrare il rapporto. Cerca di ottenere le foto degli sponsor dell`evento che puoi utilizzare per il tuo report. Questa è un`altra attività che non può aspettare fino a dopo l`evento. Campioni, riproduzioni e altri campioni in loco sono buoni da usare. Indica il numero di persone che hanno ricevuto coupon sponsor ecc. Documentare la promozione sia in loco che fuori sede generata dall`evento, nei media, al pubblico di destinazione e per gli sponsor. 
Oltre alla diffusione e alla copertura, concentrati sugli annunci stampati e sugli articoli con i nomi e le promozioni degli sponsor. Documentare la pubblicità televisiva, la pubblicità gratuita, la copertura, i costi pubblicitari e la copertura delle notizie. Non dimenticare di documentare la copertura radiofonica, gli annunci sui media, i costi pubblicitari, le promozioni, i rapporti di audit e così via. 
È possibile aggiungere il programma dell`evento. Puoi anche discutere chi sono stati i principali partecipanti all`evento. Tuttavia, mantieni queste parti brevi. Assicurati di dedicare la maggior parte del tempo a registrare e discutere i risultati chiave dell`evento e confrontarli con i risultati desiderati. Sii realistico e non cercare di far sembrare le cose migliori di come sono. 
È necessario specificare tutti i costi, comprese le attività di marketing e promozionali, i costi del personale e i costi di sponsorizzazione. È una buona idea aggiungere un budget dettagliato. I manager finanziari e i dirigenti vogliono vedere prove a sostegno delle conclusioni. Aggiungi un calcolo del guadagno oltre a costi, sponsorizzazioni e documenti giustificativi. Assicurati di confrontare il profitto ottenuto con il profitto preventivato. Rispetto a cosa? Questa è una buona domanda da fare. 
Altre statistiche e dati pertinenti possono includere il numero di contatti di vendita e il numero di visitatori in uno specifico stand. Citare i dati rende il rapporto più credibile. Fornire informazioni sui partecipanti/visitatori. Indicare le caratteristiche demografiche, il numero di visitatori e i risultati della ricerca dei visitatori (come il comportamento di acquisto). Rapporto sul numero di persone che hanno risposto alle campagne degli sponsor e sulle donazioni di beneficenza. Documentare l`impatto economico e la partecipazione dei dipendenti. 
Raccogli citazioni e feedback dai partecipanti all`evento e dai membri del team in modo che la valutazione del successo e dei difetti dell`evento non provenga esclusivamente dall`autore che scrive il rapporto. Allora è più credibile. Valuta anche se vuoi aggiungere ricerche esterne. Dare un valore alla promozione nei media è qualcosa che una terza parte può indagare. Valuta la posizione e l`impostazione. Dovresti dedicare un po` di tempo a valutare l`efficacia della sede e dell`allestimento dal punto di vista degli altri. Discutere come lo spazio è stato utilizzato dalla conferenza, dall`evento, ecc. 
Assicurati che le tue risposte abbiano profondità. Una buona regola pratica è la regola di scrittura "mostra, non dire".` Ciò significa fornire esempi specifici a sostegno di punti generali del rapporto. Non dimenticare il tuo pubblico di destinazione e assicurati che il tuo stile di scrittura sia formale e professionale. Un rapporto sull`evento non è un documento casuale; è un documento essenziale per determinare se l`evento è valso la pena, quindi deve essere autorevole.
Scrivi un rapporto sull'evento
Contenuto
Potrebbe essere necessario scrivere un rapporto sull`evento per determinare se un evento ha avuto successo confrontando i risultati con gli obiettivi. È un modo importante per le persone o le aziende che hanno ospitato eventi per valutare se devono apportare modifiche la prossima volta. Ci sono alcuni modi in cui puoi assicurarti di fare un rapporto di successo sull`evento. Questo è importante se stai pensando di ospitare un altro evento!
Passi
Parte 1 di 3: preparazione del rapporto sull`evento
1. Determina lo stile e il layout della presentazione per ciascun gruppo target. I rapporti sugli eventi sono disponibili in formato cartaceo, rilegati o pinzati, in formato digitale, PDF che possono essere inviati tramite e-mail, presentazioni PowerPoint e così via.
- Assicurati che il rapporto sull`evento sia diviso in sezioni chiare. È necessario valutare come si sono comportati i risultati dell`evento rispetto agli obiettivi. Riassumere i principali risultati dell`evento.
- Personalizza la copertura dell`evento in base alle esigenze e agli interessi di ogni sponsor e del tuo pubblico di destinazione. Pensa agli obiettivi degli sponsor. In una certa misura, gli sponsor sono il principale target di riferimento di un report di un evento. Vogliono sapere se valeva la pena sponsorizzare l`evento. Quindi pensa a cosa vogliono sapere e quali sono i loro argomenti caldi.
- Fai anche il rapporto sull`evento in modo tale che si adatti all`individualità dell`evento e degli sponsor. Non fare un semplice rapporto. Altri destinatari del rapporto sull`evento includono dirigenti e manager finanziari.
2. Crea un processo per tenere traccia delle informazioni di cui hai bisogno durante l`evento. Non dovresti fare affidamento solo sulla tua memoria.
3. Passiamo ai punti principali. Uno dei problemi con i rapporti sugli eventi è che fanno poco più che rimuginare sull`agenda o concentrarsi su affermazioni di benessere ed edificanti. Non farlo. Invece, sottolinea i punti principali con una visione chiara e analitica.
Parte 2 di 3: Portare il contenuto giusto nel tuo rapporto
1. Scrivi un riepilogo della gestione. Il rapporto sull`evento deve includere un riepilogo della gestione che è una versione ridotta del rapporto completo e dettagliato. Ricorda che il sommario esecutivo è come un`introduzione.
- Puoi creare due rapporti: un riepilogo esecutivo per le persone interessate ai risultati dell`evento e un rapporto più dettagliato e completo per le persone che hanno effettivamente contribuito o sponsorizzato l`evento.
- Nel riepilogo esecutivo dovresti concentrarti sugli obiettivi e sui risultati principali. Il sommario dovrebbe essere breve: solo una o due pagine. Dovrebbe riassumere i punti principali dell`evento e dovrebbe contenere una breve interpretazione dei dati.
2. Usa elementi visivi nel rapporto sull`evento. Spesso è più efficace usare un grafico per mostrare le statistiche, piuttosto che dare ai tuoi lettori un mucchio di numeri.
3. Documenta tutta la promozione e la copertura mediatica. Vuoi determinare con quanta forza l`evento è stato promosso nei media, rispetto ai suoi obiettivi.
4. Fare una dichiarazione sugli obiettivi dell`evento. È molto importante collegare gli obiettivi dell`evento ai risultati, quindi assicurati di includere un promemoria di quale fosse la missione originale dell`evento e quali obiettivi erano stati fissati.
5. Aggiungi informazioni finanziarie al rapporto sull`evento. È importante fornire un quadro dettagliato del budget dell`evento e di ciò che è stato effettivamente speso (o eventualmente ricevuto). Assicurati di includere un confronto tra le spese preventivate e le spese effettive, evidenziando le cose che hanno funzionato bene e le cose che potrebbero essere migliorate.
6. Aggiungi statistiche rilevanti per i lettori. Non dovresti fare un rapporto che contenga solo informazioni di benessere. Il numero di persone che hanno partecipato è un numero da menzionare. È una buona idea fornire dati misurabili.
7. Fornire un elemento qualitativo che contestualizzi i dati. Il tuo rapporto dovrebbe contenere statistiche, ma hai anche bisogno delle dichiarazioni dei partecipanti per fornire un feedback contestuale.
Parte 3 di 3: finalizzare il rapporto sull`evento
1.Completa il rapporto in tempo. Prova a scrivere e pubblicare il rapporto abbastanza presto dopo l`evento. Assicurati di programmarlo nel tuo calendario affinché accada. Alcune persone suggeriscono di pubblicare un rapporto sull`evento entro 30 giorni, ma altri affermano che puoi farlo entro pochi giorni.
- Qualunque sia la scadenza, assicurati di rispettarla. Forse scrivi il rapporto sull`evento per un`agenzia assunta da un cliente specifico. Presta attenzione a tutte le richieste.
- La linea di fondo è che il tuo pubblico di destinazione si aspetta un rapporto completo e puntuale. Quindi prenditi il tempo per farlo in modo corretto e corretto, ma non aspettare così a lungo che diventi obsoleto.
2.Leggi il rapporto sull`evento. Assicurati che il rapporto sull`evento abbia una grammatica corretta ed evita ortografia, punteggiatura e altri errori di stampa.
Consigli
- Scatta più foto di quante pensi di aver bisogno. Sarai felice con le opzioni in seguito.
- Quando vuoi una citazione da uno dei dirigenti e dei pianificatori, non andare prima da loro. Sono quelli che rimangono più a lungo, quindi chiedi prima al pubblico; sono quelli che tornano a casa più velocemente. Non molestare un oratore o un supervisore quando è impegnato con qualcos`altro; saranno disponibili per domande in seguito.
- Quando raccogli le citazioni, inizia la conversazione e continua a porre domande in modo naturale finché non trovi la persona con cui vuoi parlare.
- Raccogli più preventivi di quanto pensi di aver bisogno. Sarai felice con le opzioni in seguito.
- Le buone foto mostrano l`azione dell`evento o la reazione delle persone all`evento.
- Cerca di ottenere immagini dell`intero evento, inclusi il pubblico e l`oratore in una foto in modo da mostrare al lettore quanto fosse grande.
Necessità
- Una fotocamera digitale
- Un blocco note
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