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Questo passaggio sembra ovvio, ma spesso viene dimenticato dai chiamanti. Se hai un titolo di lavoro specifico o una tua descrizione che potrebbe essere utile al destinatario per il colloquio di follow-up, includilo dopo il tuo nome. Ad esempio "Mi chiamo Dott. Versluis, radiologo presso l`ospedale universitario di Amsterdam" o "Questa è Ariane Janssens, la madre di Chloë che è in classe con tua figlia". 
Un modo semplice per includere il tuo numero di telefono all`inizio di un messaggio è dire qualcosa come "Questo è (il tuo nome), il mio numero è (il tuo numero di telefono)" o "Il mio nome è (nome) e sto chiamando ( numero )`. Nonostante le funzioni dell`ID chiamante siano onnipresenti, si consiglia sempre di lasciare il proprio numero di telefono nel caso in cui la persona che dovrebbe chiamarti non abbia salvato il tuo numero o nel caso in cui tu richieda di essere richiamato su un altro numero. 
Prova ad aggiungere una breve introduzione che susciti l`interesse dell`ascoltatore, ad esempio "Ho avuto il tuo numero da Patrick, che mi ha detto che stavi pensando di vendere la tua barca".` Anche se non stai effettuando una chiamata di lavoro, trovare un punto di connessione è importante per rassicurare il destinatario. "Questo è Bob, il tuo vicino proprio di fronte a te" è più personale di "Questo è Bob Vermeersch". 
D`altra parte, un messaggio di posta vocale troppo breve può far sentire il destinatario come se non fosse importante, consentendogli di eliminarlo senza nemmeno ascoltarlo. Ciò è particolarmente vero quando si chiama da un numero privato. Lo scopo di lasciare un messaggio vocale è convincere qualcuno a richiamare. Non è intenzione di fornire tutte le informazioni, poiché questa era l`intenzione della conversazione telefonica. 
Non hai molto tempo per esprimere il tuo punto di vista. Se non sei etero, il tuo ascoltatore cancellerà il messaggio prima che abbia sentito le informazioni cruciali. È meglio portare subito cattive notizie come "papà in ospedale". Usa il resto del messaggio per confortare e spiegare. Almeno è meglio che evitare l`argomento e lasciare che il tuo ascoltatore si preoccupi. 
Quando sembri che stai leggendo un copione, il tuo ascoltatore si sentirà come se stessi facendo un`altra telefonata perché devi. 
Menzionare il tuo numero di telefono più di due volte al termine di una telefonata è eccessivo e potrebbe essere interpretato come scortese. Non preoccuparti di questo passaggio se si tratta di un messaggio quotidiano per un amico o un familiare. 
Terminare gentilmente con qualcosa come "Non vedo l`ora di avere tue notizie" è più caloroso e quindi più efficace di frasi commerciali generiche come "Buona giornata.` Non ti è permesso ricapitolare o riassumere il tuo messaggio alla fine. Se il destinatario ha bisogno di ascoltare di nuovo un particolare dettaglio, può riprodurre il messaggio in un secondo momento.
Lascia il messaggio vocale perfetto
Contenuto
Se il tuo lavoro richiede spesso di chiamare i clienti, ci sono buone probabilità che tu debba spesso lasciare un messaggio vocale. Ma cosa dovresti dire esattamente dopo il segnale acustico? Può essere snervante ricordare tutte le informazioni pertinenti che devi comunicare, il che significa che i dettagli importanti potrebbero non essere detti. Utilizzando un sistema di posta vocale non dovrai mai più lasciare messaggi vocali confusi e improvvisati. Scorrendo rapidamente una lista di controllo nella tua testa puoi assicurarti di aver fornito tutte le informazioni necessarie e di avere maggiori possibilità di essere richiamato.
Passi
Parte 1 di 3: Identificarsi
1. Usa l`intonazione corretta. Dal momento in cui inizia la registrazione del tuo messaggio, devi parlare in modo chiaro e comprensibile. Cerca di non borbottare o parlare troppo velocemente. Fai del tuo meglio per sembrare interessato e allegro per attirare l`attenzione dell`ascoltatore. Sebbene il destinatario non possa vederti, la tua intonazione generale verrà rilevata dal telefono, quindi assicurati di trasmettere quella corretta.
- Articola tutto ciò che dici. Una cattiva ricezione può distorcere la tua voce e farti abbandonare. Anche una voce normale può suonare come un borbottio al telefono.
- La tua voce dovrebbe essere in sintonia con il tipo di telefonata che fai. Ad esempio, va bene sembrare allegro quando si lascia un messaggio vocale per congratularsi con tuo nipote per il diploma di scuola superiore. Tuttavia, se desideri esprimere le tue condoglianze a un amico in lutto, devi assicurarti che la tua voce sia solenne e rispettosa.
2. Menziona il tuo nome. La prima cosa da fare è menzionare il tuo nome. In questo modo la persona che ti chiama saprà immediatamente con chi ha a che fare. Un semplice "questo è (il tuo nome)" è sufficiente per la maggior parte delle situazioni. Se non hai ancora incontrato qualcuno, puoi scegliere "il mio nome è (il tuo nome completo)". Amici e parenti ti riconosceranno senza doverti identificare. Se si tratta di una chiamata di lavoro, l`altra persona avrà immediatamente un nome da associare alla voce e al messaggio, magari consentendo una forma di comunicazione più personale.
3. Lascia il tuo numero di telefono. Si prega di fornire il proprio numero di telefono subito dopo aver inserito il proprio nome. La maggior parte dei chiamanti attende fino alla fine del messaggio vocale per fornire le proprie informazioni di contatto, ma se il destinatario non riesce a scriverle correttamente la prima volta, è costretto ad ascoltare nuovamente l`intero messaggio. Ricorda di parlare lentamente e di articolare tutto quando fornisci il tuo numero di telefono in modo che sia comprensibile.
4. Fornisci una connessione. Quando si ascoltano messaggi vocali aziendali o messaggi da mittenti sconosciuti, le persone si insospettiranno rapidamente o perderanno interesse se non sanno chi sei e perché stai chiamando. Rassicurali menzionando un amico comune o un riferimento che ti ha dato il suo numero. Questo assicura ancora una volta che la chiamata sia più professionale. La segreteria telefonica suonerà meno invadente e avrai maggiori probabilità di essere richiamato.
Parte 2 di 3: Dì la tua
1. Pensa in anticipo a cosa dirai. Prima di lasciare un messaggio vocale, assicurati di avere le idee chiare su cosa dirai. Questo non dovrebbe essere un problema se stai chiamando per un motivo speciale, ma sentire il segnale acustico all`altro capo della linea e rendersi conto che stai ricevendo una risposta può farti dimenticare quello che hai detto per un po`. Suddividi le informazioni in singoli punti e copri ciascuno di essi prima di riagganciare.
- Per messaggi vocali molto urgenti o importanti, puoi considerare di scrivere in anticipo una versione approssimativa della sceneggiatura.
- Se ti ritrovi a perdere spesso la linea, concentrati solo a dire in poche parole il tuo nome, un numero da richiamare e il motivo per cui stai chiamando.
- Immagina di inviare un messaggio vocale per dare seguito alla serata romantica di ieri. Redigere mentalmente il tuo messaggio prima di registrarlo può fare una grande differenza per apparire calmo, calmo e composto o balbettante e nervoso.
2. Mantieni il tuo messaggio conciso. Limita i tuoi messaggi di posta vocale a 20-30 secondi. Non ci sono molte situazioni in cui un messaggio vocale deve essere più lungo. Non dovresti annoiare il destinatario con un`introduzione o una storia molto lunga. Sii conciso. A proposito, un breve messaggio può suscitare più curiosità e persuadere qualcuno a riportare indietro quando altrimenti non potrebbe.
3. Inizia con le informazioni più importanti. Sii diretto e indica chiaramente il motivo per cui stai chiamando. Se fai un sondaggio solo, ad esempio quando hai una proposta di acquisto o se segui una transazione o vuoi confermare un appuntamento, devi renderlo chiaro al destinatario. Il tuo ascoltatore perderà rapidamente interesse se non gli dici perché lo stai contattando all`inizio.
4. Sii personale e sincero. Resisti alla tentazione di adottare una "voce telefonica" artificiosa e dal suono generico. Sii gentile, sii te stesso e parla in modo naturale. Le persone sanno quando stanno cercando di vendere qualcosa in un certo modo ed è più probabile che ti diano una possibilità se sentono che ti stai rivolgendo a loro come un pari.
Parte 3 di 3: Fine
1. Fai una domanda specifica o richiedi qualcosa. Quando finalizzi il messaggio, assicurati di indicare in modo specifico il motivo per cui desideri che il destinatario ti richiami. Fai una domanda precisa o richiedi qualcosa che li spinga ad alzare il telefono. Se dopo aver ascoltato il messaggio vocale si sentono confusi o insicuri su cosa si desidera esattamente, allora il messaggio vocale ha mancato il suo obiettivo.
- Prova frasi come "Fammi sapere se ti è piaciuta la ricetta che ti ho inviato" o "Mi piacerebbe sentire la tua opinione su questa proposta.`
- Le persone sono più motivate a mettersi in contatto quando hai menzionato una richiesta specifica piuttosto che semplicemente la frase "richiama".
2. Si prega di includere il proprio nome e le informazioni di contatto. Completa il tuo messaggio menzionando di nuovo il tuo nome e le informazioni di contatto. Ripeti la tua canzone due volte in modo che l`ascoltatore possa scriverla correttamente e non fraintendere un numero. Assicurati di includere tutti i dettagli che potrebbero essere utili per richiamare il tuo ascoltatore, ad esempio quando sei e quando non sei disponibile e l`ora migliore della giornata per chiamare.
3. Evita un finale prolisso. Quando è il momento di riagganciare, non allungare il messaggio inutilmente. A meno che non sia una telefonata faccia a faccia con una persona cara, non c`è bisogno di augurare una buona giornata a nessuno. L`attenzione del destinatario scomparirà man mano che il messaggio continua, quindi cerca di non perdere la concentrazione alla fine. Ringraziali per il loro tempo e lascia loro il passaggio successivo della comunicazione.
Consigli
- Pensa ai messaggi vocali che hai ricevuto in cui hai pensato "cosa vuole questa persona da me"?`. Lascia un messaggio vocale che vorresti ricevere tu stesso.
- Se è rilevante per il destinatario, puoi anche citare il tuo indirizzo e-mail o un altro metodo di contatto oltre al tuo numero di telefono.
- Non dimenticare di includere la data se condividi informazioni sensibili al fattore tempo.
- Sorriso! Anche attraverso il telefono questo può essere sentito.
- Se stai chiamando per un argomento sensibile, dovresti limitare le informazioni che includi nel messaggio vocale nel caso in cui venga ascoltato da altre persone.
- In caso di emergenza o calamità naturale, puoi utilizzare un messaggio di posta vocale in uscita per far sapere alle persone che stai bene.
Avvertenze
- Se stai cercando di farti richiamare da qualcuno, non parlare dei precedenti tentativi di chiamata falliti. Questo può sembrare infastidito, rendendo l`ascoltatore meno a suo agio nel parlare con te.
- In circostanze di lavoro dovresti sempre lasciare un messaggio vocale se la persona che stai chiamando non risponde. Vedere più chiamate perse senza messaggi di posta vocale indebolirà l`importanza della tua attività.
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