Organizza una tavola rotonda

1. Scegli un argomento. Prova a scegliere un argomento che interessa un bel po` di persone in modo da poter costruire un panel composto da persone di background diversi che hanno tutti punti di vista diversi. Devi anche assicurarti che l`argomento non sia così vago o generale che la discussione in realtà non riguardi nulla.

• Se trovi difficile trovare un equilibrio tra un argomento sufficientemente ampio ma non troppo vago, ricorda che l`argomento non deve essere definitivo. A volte una tavola rotonda ha principalmente lo scopo di fornire consigli o informazioni, nel qual caso non discute necessariamente di idee contraddittorie tra loro.

2. Fornire un gruppo eterogeneo di partecipanti. Un panel di tre o cinque partecipanti di solito produce le discussioni più interessanti. Cerca persone esperte provenienti da una varietà di background, ad esempio qualcuno "per strada" coinvolto nell`argomento, qualcuno che ha esperienza con l`argomento attraverso il proprio lavoro presso un`azienda o un`organizzazione senza scopo di lucro e un esperto che ha studiato la materia a livello scientifico. Assicurarsi inoltre che vi siano variazioni di età, sesso ed etnia all`interno del panel, poiché il background di una persona può influenzare notevolmente il modo in cui vede un particolare argomento.

3. Invita un presidente. Oltre ai partecipanti, scegli anche qualcuno che conduca la discussione. Se possibile, scegli qualcuno che abbia esperienza nel condurre discussioni di gruppo. Cerca di trovare qualcuno che conosca abbastanza l`argomento per seguire la discussione e che abbia anche ottime capacità sociali. Il compito principale del leader è mantenere i partecipanti concentrati sul pubblico, mantenere la discussione scorrevole e aiutare i partecipanti quando rimangono bloccati.

4. Pianifica la disposizione fisica della stanza. Se i partecipanti si siedono su sedie uno accanto all`altro, sembrerà che siano più vicini al pubblico e quindi le persone nel pubblico saranno più inclini a unirsi alla discussione. Questo di solito non è il caso quando i partecipanti sono tutti seduti attorno a un grande tavolo. Disporre le sedie a semicerchio, ma assicurarsi che ciascuno dei relatori possa stabilire il maggior contatto visivo possibile con il pubblico. In questo modo i partecipanti possono discutere più facilmente l`argomento tra loro. Fornire anche tavolini o supporti per eventuali appunti e assicurarsi che ogni partecipante abbia un bicchiere d`acqua a portata di mano durante la discussione. Se c`è posto per più di trenta persone, è necessario predisporre anche almeno un microfono ogni due partecipanti e un microfono separato per il presidente.

1. Determina gli obiettivi della discussione. Assicurarsi che tutti i partecipanti siano informati con largo anticipo del motivo della tavola rotonda in modo che abbiano abbastanza tempo per prepararsi. Ad esempio, la discussione può mirare a trovare una soluzione pratica a un problema, condurre un dibattito astratto e complesso o fornire informazioni su un argomento particolare. Far sapere ai partecipanti se intendono presentare l`argomento in una forma più generalizzata durante la tavola rotonda, o se possono aspettarsi che il pubblico sia ragionevolmente informato e aspettarsi di ascoltare consigli di livello superiore o punti di vista più sfumati.

2. Determina la durata della discussione. In genere, la durata consigliata per una tavola rotonda, soprattutto se la tavola rotonda fa parte di un convegno, conferenza o altro evento più ampio, è compresa tra 45 minuti e un`ora. Se la tavola rotonda è a sé stante, o se l`argomento della discussione è molto importante o popolare, si raccomanda che la discussione duri un`ora e mezza.

3. Se vuoi, puoi prima dare la parola a ciascun oratore uno per uno. Una tavola rotonda riguarda ovviamente principalmente la discussione, ma se la tavola rotonda ha anche lo scopo di informare le persone, può essere utile far parlare i relatori uno per uno prima di discutere tra loro.Puoi chiedere a ciascun partecipante di fornire una breve spiegazione sull`argomento o chiedere loro di spiegare il loro punto di vista sull`argomento uno per uno. Riserva un massimo di dieci minuti a persona per questo.

4. Fai sapere ai relatori che non dovrebbero mostrare immagini durante la tavola rotonda. A meno che non sia assolutamente necessario per l`argomento, evita le presentazioni e le diapositive PowerPoint, poiché possono ostacolare la discussione e rendere più difficile la partecipazione del pubblico. Inoltre, le immagini per il pubblico sono spesso noiose. Puoi mostrare alcune diapositive se necessario, ma fallo solo se vuoi mostrare determinati grafici o grafici o altre informazioni difficili da trasmettere con le sole parole.

5. Scrivi domande per i membri del pannello. Prova a formulare alcune domande aperte. I relatori possono quindi adattare le loro risposte al corso della discussione e alle loro conoscenze. Puoi anche pensare ad alcune domande più specifiche da porre a un relatore in particolare, ma prova a porre a ciascun relatore lo stesso numero di domande. Cerca di pensare in anticipo a quali domande potrebbe porre il pubblico e includi quelle domande nelle tue domande ai relatori. Dovresti sempre preparare più domande di quante ti aspetti di poter porre. Metti le domande più importanti in cima e completa l`elenco con le domande meno importanti. Cerca anche di assicurarti che ogni domanda si colleghi alla precedente, in modo che l`argomento della discussione non cambi troppo all`improvviso.

6. Pianificare il corso del resto della tavola rotonda. Decidi quanto tempo vuoi riservare per rispondere alle domande; di solito si tratta di un periodo che dura la metà della durata della tavola rotonda, o più. Concedi al pubblico da un minimo di 20 minuti a mezz`ora per porre domande e partecipare alla discussione, o 15 minuti se il tempo è poco o se la tua tavola rotonda è più incentrata sulle informazioni fornite dai singoli partecipanti.

7. Fai in modo che i membri del panel si conoscano in anticipo. Puoi dare ai partecipanti al panel l`opportunità di incontrarsi di persona prima della discussione, oppure puoi organizzare una teleconferenza a cui partecipano tutti. Fallo almeno una settimana prima del giorno della tavola rotonda. Spiega brevemente ai partecipanti come procederà la tavola rotonda e lascia che tutti abbiano voce in capitolo. A quel punto, possono già stabilire brevemente chi risponderà alle domande su quale argomento, ma non è intenzione che tu ci faccia sapere in anticipo quali domande specifiche verranno poste. La discussione dovrebbe essere spontanea e non dovrebbe essere provata e provata in anticipo.

1. Fai sedere le persone in prima fila. Se il panel è vicino al pubblico, l`atmosfera durante il dibattito diventerà naturalmente più vivace e tutti si sentiranno più coinvolti nella discussione. Dai alle persone che siedono davanti se vuoi un piccolo "omaggio", come un bottone o una caramella.

2. Presentare brevemente la giuria e ogni singolo partecipante al pubblico. Riassumi l`argomento della tavola rotonda in una o due frasi, poiché la maggior parte delle persone tra il pubblico probabilmente saprà già di cosa si tratta e avrà una certa familiarità con l`argomento. Presentare brevemente i singoli relatori al pubblico, affermando al massimo alcuni fatti pertinenti relativi alla loro esperienza e al loro rapporto con l`argomento. Non tentare di fornire una biografia completa di ciascun relatore; l`introduzione dei relatori non dovrebbe richiedere più di dieci minuti.

3. Coinvolgere il pubblico fin dall`inizio nella discussione. Coinvolgi il pubblico nella tavola rotonda chiedendo a tutti nella sala di partecipare fin dall`inizio. Un modo semplice e veloce per farlo è eseguire un breve sondaggio relativo all`argomento, chiedendo alle persone tra il pubblico di alzare la mano o applaudire. Puoi anche valutare la conoscenza dell`argomento da parte del pubblico. In questo modo puoi anche concentrare meglio la discussione sugli argomenti più rilevanti per il pubblico.

4. Poni ai membri del panel le domande che hai preparato in anticipo. Quando si pongono le domande, è meglio attenersi inizialmente all`ordine impostato in anticipo, ma se la discussione prende inaspettatamente una direzione diversa e interessante, non esitate a modificare l`ordine in cui si pongono le domande. Dividi le domande tra i partecipanti in modo tale da porre ogni domanda alla persona che ne sa di più sull`argomento. Concedi agli altri membri del panel un po` di tempo per rispondere e poi poni la seguente domanda.

5. Se necessario, approfondisci un argomento ponendoti altre domande. Puoi discostarti dalle domande che hai preparato in qualsiasi momento se ritieni che possa aiutare il progresso della discussione. Soprattutto se ritieni che uno dei membri del panel abbia dato una risposta insoddisfacente, puoi esercitare un`ulteriore pressione sul membro del panel in questione con un`ulteriore domanda. Prova a riformulare la tua domanda originale, o meglio ancora, trova una domanda più articolata che introduca un punto di discussione successivo attraverso l`ultima risposta data o faccia riferimento a un punto di vista precedentemente menzionato.

6. Tieni traccia del tempo. Per tenere traccia dell`ora, ad esempio, puoi usare un orologio che è vicino al palco o appeso alla parete di fronte a te, ma poi quell`orologio deve essere ben visibile. Un`altra possibilità è chiedere a qualcuno di stare in fondo alla stanza e chiedere loro di alzare un cartello ogni volta che ci si avvicina alla fine di una sezione dove, ad esempio "10 minuti," "5 minuti" e "1 minuto" è scritto.

7. Assicurati che i relatori non si allontanino. Se uno dei relatori parla troppo a lungo o va fuori tema, riporta gentilmente la discussione in carreggiata. Se un partecipante si ferma per respirare, interrompilo, ad esempio, con uno dei seguenti passaggi. Se lo desideri, puoi far sapere in anticipo ai relatori quali frasi intendi utilizzare per rimetterli in carreggiata.

8. Lascia che il pubblico faccia domande. Dì al pubblico che stai contando sulle loro domande, ad esempio chiedendo alle persone tra il pubblico di alzare la mano o facendole aspettare in fila davanti a un microfono. Quindi ascolta ogni domanda e ripetila chiaramente in modo che tutti nella stanza possano ascoltare la domanda, quindi dai la parola al partecipante del panel che sembra più interessato.

9. Ringrazio tutti coloro che hanno contribuito alla tavola rotonda. Ringraziamo i partecipanti, gli ospiti e le persone che hanno organizzato l`evento. Se sei a un simposio o a una conferenza, comunica al pubblico dove e quando si terrà la prossima attività.