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Questo è importante anche se vuoi apparire intelligente quando invii l`e-mail. Se chiedi qualcosa quando la risposta è già chiaramente indicata sul sito Web, potrebbero pensare al servizio clienti che sei esigente e pigro, e quindi non redditizio. Visualizza anche le domande frequenti (FAQ). Spesso la domanda che vuoi porre è già nelle domande frequenti. Ecco perché la maggior parte dei siti Web ha una pagina del genere, per ridurre al minimo le e-mail del servizio clienti.
Prova a trovare un nome da mettere con il tuo saluto. Nelle aziende più piccole, i nomi dei rappresentanti del servizio clienti sono talvolta menzionati sul sito Web, quindi se li usi il tuo messaggio è più personale, il che rende più piacevole lavorare con. Puoi terminare il saluto con una virgola o due punti. Il miglior servizio clienti, oMiglior servizio clienti:
Usa l`URL del prodotto, se ne hai uno, in modo che il dipendente possa vedere immediatamente di cosa si tratta. Inserisci anche il numero dell`ordine nell`e-mail, perché la maggior parte dei dipendenti te lo chiederà comunque. Questo numero d`ordine si riferisce a come l`ordine è nel loro sistema. 
Ovviamente devi aggiungere un allegato a una lettera di presentazione quando ti viene chiesto di aggiungere il tuo CV come documento Word. Inoltre, non inserire mai nomi utente, password o dettagli della carta di credito.
Invia un'e-mail a un rappresentante del servizio clienti
Contenuto
Alcune persone hanno difficoltà a inviare un`e-mail al servizio clienti di un`azienda. Come si compone una lettera del genere sotto forma di e-mail, mentre in passato venivano davvero messe su carta? Quali moduli o protocolli si applicano quando si pone una domanda al servizio clienti?? Sebbene ciò vari in base al settore, alla regione e alla cultura, esistono alcune linee guida generali per garantire che la tua email sia ben accolta dal servizio clienti.
Passi
Parte 1 di 3: Visualizzazione del sito web
1. Cerca la risposta. Prima di scrivere un`e-mail al team del servizio clienti di un`azienda, assicurati che la risposta non sia solo sul sito web. Molte aziende mettono le risposte alle domande più frequenti in una pagina speciale del proprio sito Web, di solito sotto l`intestazione "FAQ" o "Domande frequenti".
- Di solito puoi trovare queste pagine scorrendo fino in fondo alla pagina e facendo clic "Contatto" o "Assistenza clienti".
2. Trova la pagina "Assistenza clienti". Se non vedi un link in fondo al sito, a volte puoi trovare la pagina digitando la parola nella casella di ricerca. Di solito vedrai un campo con l`icona di una lente d`ingrandimento nell`angolo in alto a destra della home page. Digita termini come "assistenza clienti" o "Contatto" e quindi premere invio.
Sulla pagina "Contatto" di solito contiene un modulo e-mail in cui i clienti possono scrivere reclami o commenti.
Controlla questa pagina per vedere se riceverai una copia del messaggio inviato; in caso contrario, cerca nel sito Web un indirizzo e-mail che puoi raggiungere dal tuo account e-mail personale in modo da avere una prova di corrispondenza.
3. Usa la casella di ricerca. Cerca l`argomento su cui vuoi porre una domanda, nella stessa finestra che hai utilizzato per trovare l`indirizzo email del servizio clienti. Se cerchi l`oggetto o la domanda in questo modo, potresti trovare la risposta senza dover inviare un`e-mail.
4. Visualizza le politiche aziendali. Se non riesci a trovare la risposta alla tua domanda tramite la casella di ricerca o le domande frequenti, puoi comunque cercare nella pagina "Chi siamo", o con la politica di reso. Scorri di nuovo fino alla fine del sito Web e guarda quali collegamenti ci sono. Cerca un link che possa contenere la risposta alla tua domanda: chi siamo, ordini e consegne, resi, garanzia e riparazione, ecc.
Anche se non riesci a trovare la risposta in questi link, potrebbe essere utile controllare le pagine in modo da poter trovare ulteriori informazioni sull`azienda da includere nella tua email.
Parte 2 di 3: Scrivere l`e-mail
1. Determina se si tratta di un reclamo o di un complimento. Non tutti i messaggi del servizio clienti devono essere reclami o domande. Forse vuoi solo ringraziarli per il buon servizio. Anche le e-mail positive sono benvenute, così come le e-mail con domande.
- È un dato di fatto che a volte è più rapido e diretto trasmettere un reclamo per telefono. L`e-mail funziona meglio per esprimere gratitudine o porre una domanda che non necessita di una risposta immediata, ma se vuoi risolvere subito il problema, chiama.
2. Scrivi un argomento chiaro. Assicurati che l`oggetto dell`email sia chiaro e significativo. Vuoi che il rappresentante del servizio clienti veda prima la tua e-mail in modo da ottenere una risposta più rapida. Mantieni l`oggetto breve, assicurati che riassuma brevemente la tua e-mail e che l`agente si senta obbligato ad aprire rapidamente l`e-mail.
Ad esempio: "Carta di garanzia per cani mangiati - deve essere sostituita"
3. Inizia con un saluto. Una volta che hai trovato un buon argomento, il passaggio successivo è salutare il rappresentante del servizio clienti. Non iniziare subito con il tuo problema. Saluti prima qualcuno al telefono, giusto? Potrebbe essere qualcosa di veramente semplice come "Il miglior servizio clienti".
4. Attenersi ai metodi di scrittura standard. Ottieni il rispetto del dipendente utilizzando metodi di scrittura standard. Non digitare tutto in maiuscolo e non utilizzare caratteri molto grandi o spessi. Usa la punteggiatura, l`ortografia e le maiuscole normali. Quindi la tua e-mail verrà presa sul serio.
5. Scrivi in tono educato. Scrivi educatamente, anche se presenti un reclamo o vuoi esprimere la tua frustrazione. Verrai quindi apprezzato di più come cliente e probabilmente verrai trattato in modo più cortese.
6. Dì chi sei. Presentati dopo il saluto. Scrivi il tuo nome e spiega che tipo di cliente sei e se sei un cliente per la prima volta o un cliente abituale. In entrambi i casi, il dipendente preferirebbe mantenerti come cliente. Indica anche la tua posizione geografica, se pertinente.
7. Sii specifico. Usa una lingua specifica nella tua email. Evita termini generici come "il mio prodotto". Descrivi invece in dettaglio qual è il prodotto o servizio e perché lo stai inviando via email. Descrivi tutti gli eventi rilevanti in modo che il dipendente sappia esattamente qual è il problema. Se inserisci subito queste informazioni nella prima e-mail, eviti un lungo scambio di e-mail.
8. Poni domande chiare. Sii chiaro nella tua email. Non girarti. Dopo aver salutato il dipendente e presentato te stesso, inizia un nuovo paragrafo spiegando cosa sta succedendo, nella stessa lingua specifica menzionata nel passaggio precedente.
Chiedi subito il compenso che desideri. Forse non hai il coraggio di chiedere, ma metti da parte la tua timidezza nella tua email. Se vuoi qualcosa in cambio di un prodotto difettoso, dillo e basta.
9. Scrivi brevi paragrafi. Assicurati che i tuoi paragrafi siano brevi. È più facile leggere un paragrafo di una, due o al massimo tre frasi. Il dipendente può quindi scansionare l`e-mail più velocemente per vedere se ha la priorità e, se hai scritto un blocco di testo di grandi dimensioni, il tuo messaggio potrebbe essere posizionato in fondo alla pila perché non capisce immediatamente cosa intendi.
10. Chiudere con una semplice firma. Termina l`e-mail con una frase di chiusura che riassume la tua richiesta o complimento, seguita da un saluto. Puoi finire con "Cordiali saluti", ma puoi anche inserire subito il tuo nome o la tua firma e-mail. Puoi anche dimostrare che desideri una risposta rapida dicendo: "Aspettando la tua risposta", o qualcosa del genere.
Una firma e-mail è un breve blocco di testo che contiene il tuo nome, professione e informazioni di contatto. Puoi creare una firma e-mail nelle impostazioni del tuo account e-mail, in modo che appaia sempre automaticamente sotto un nuovo messaggio.
11. Non inviare ancora allegati. Non inviare ancora allegati con un primo messaggio. Molti siti Web dispongono di filtri antispam che ripescano le e-mail con allegati, mettendo il messaggio nel cestino prima che venga letto.
12. Leggi di nuovo il tuo messaggio prima di inviarlo. Quando la tua email è pronta, non premere troppo avidamente "da spedire". Dovresti prima leggere di nuovo l`e-mail per assicurarti che non ci siano errori di battitura o di ortografia che sminuiscono il tuo messaggio. Anche se hai scritto l`e-mail sul tuo smartphone, il messaggio automatico lo è "Inviato dal mio iPhone" nessuna scusa per fare errori di ortografia o errori grammaticali.
13. Invia un promemoria. Se non hai ricevuto risposta alla tua e-mail dopo alcuni giorni, è possibile che il tuo messaggio sia finito nella casella di spam o sia finito in fondo alla pila. Scrivi una e-mail menzionando la precedente e-mail e chiedi se è stata ben ricevuta.
Parte 3 di 3: Rimani educato
1. Assicurati di avere una buona grammatica e ortografia. Potresti non rendertene conto, ma una buona grammatica e ortografia fa parte di un tono educato. Se fai del tuo meglio per comunicare in modo chiaro, mostri rispetto per l`altra parte e dimostri di essere generalmente una persona educata.
2. Dimostra di essere intelligente. Non essere pretenzioso, ma mostra la tua intelligenza mostrando un ampio vocabolario. Controllando il sito Web dell`azienda e conoscendo le loro politiche, puoi dimostrare di aver letto tutto attentamente ma non hai ancora trovato una risposta alla tua domanda.
3. non scherzare. Commenti intelligenti e battute hanno il loro posto, e non è in un`e-mail che dovrebbe essere presa sul serio, almeno non nella prima corrispondenza. Questo tipo di linguaggio può essere percepito come inappropriato e vuoi evitarlo quando hai a che fare con un`azienda.
Dopo aver inviato un mucchio di e-mail avanti e indietro con un rappresentante del servizio clienti, è più probabile che le battute vengano accettate e comprese.
4. Non esprimerti in modo aggressivo. Anche se potresti essere frustrato dal modo in cui un prodotto o servizio è stato gestito, inserirlo in un`e-mail arrabbiata non ti porterà da nessuna parte. Se discuti il tuo problema con rispetto e cortesia, otterrai prima ciò che desideri.
Ricorda che è difficile esprimere le tue emozioni in parole. Se sei arrabbiato per un problema e desideri una soluzione immediata, è meglio che chiami.
5. Dai un nome alla tua lealtà e gratitudine. Se scrivi nella tua email quanto sei sempre stato fedele all`azienda, il dipendente apprezzerà il tuo messaggio e risponderà più velocemente.
Avvertenze
Non includere mai nomi utente, password o informazioni di pagamento (carta di credito o numeri di conto) in un`e-mail al servizio clienti.
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