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Digita la tua email con una dimensione del carattere leggibile, come la dimensione del carattere 12. Evita stili speciali come caratteri corsivi, evidenziati o multicolori a meno che il loro utilizzo non sia garantito dal contenuto e dallo scopo della tua email. Non scrivere in maiuscolo l`intero testo. Se scrivi tutto in maiuscolo sembra che tu stia urlando al destinatario.
Argomenti come: "Domanda", "Messaggio da parte mia" o "Email su un argomento importante" sono troppo vaghi o ridondanti e quindi completamente inutili. D`altra parte, un argomento come "Programma, Lista degli invitati, Preferenze per il pranzo e Panoramica delle riunioni del 12 marzo".S.` troppo tempo per essere in grado di gestire. Inoltre, questo titolo copre più argomenti. Un titolo come "Incontro con la scala mobile dei danni il 12 marzo" è breve e chiaro. Indirizza il destinatario a un singolo argomento principale e alla data associata.
Se non conosci il nome della persona a cui è indirizzata la tua e-mail, usa un saluto come "Gentile Signore/Signora", "Gentile Presidente/Gentile Consiglio", o se necessario: "A chi si tratta". Non iniziare la tua email con "Ciao", "Ciao", "Ciao" o altri saluti casuali. 
Ad esempio, se stai inviando un`e-mail a un insegnante, non sprecare spazio con cose non necessarie come: "Sono Diana Franssen. Mi conosci? La chimica 221 è la mia materia preferita al momento. Mi piace il modo in cui sono organizzate le lezioni. Posso sempre seguire tutto perfettamente e sapere sempre esattamente cosa aspettarmi da un esame. A proposito di esami, volevo chiedere della prossima settimana di esami.` Invece, è molto più chiaro scrivere qualcosa del tipo: `Mi chiamo Diana Franssen e sto portando con voi Chemistry 221. Vi scrivo con una domanda su un possibile conflitto nei prossimi orari degli esami.`
gergo Abbreviazioni o contrazioni inutili Emoticon e smiley linguaggio volgare Scherzi
"In attesa della tua risposta, rimango," `Cordiali saluti,` `Cordiali saluti,` `Molte grazie in anticipo,` `Grazie amichevoli,`
Ad esempio, aggiungi un commento del tipo: "Vi allego una copia del mio curriculum e portfolio in formato PDF.` 
Invia un'e-mail formale
Contenuto
Molte persone temono di scrivere un`e-mail formale. Di solito usi la posta elettronica per inviare messaggi personali e informali. Se devi inviare un`e-mail a un insegnante, datore di lavoro, cliente, agenzia governativa o altra destinazione formale, ci sono alcune semplici linee guida da seguire. Mantieni il tuo messaggio chiaro e conciso e segui gli standard generalmente accettati di stile, tono e formattazione. E non dimenticare di leggere e controllare attentamente la tua email prima di inviarla.
Passi
Metodo1 di 3:Scegliere il formato giusto
1. Usa un indirizzo email neutro. È meglio utilizzare un indirizzo e-mail che sia una variazione del tuo vero nome e non un nome utente, un soprannome o un soprannome. Per creare un indirizzo e-mail composto da nient`altro che il tuo nome, senza numeri o lettere extra, puoi utilizzare i punti e/o il collegamento o i trattini bassi.
- Un indirizzo email come [email protected], ad esempio, non sembra molto professionale. Con l`indirizzo [email protected], invece, fai un`impressione molto più seria.
2. Attenersi a un carattere professionale. La maggior parte dei provider di servizi di posta elettronica non consente di scegliere tra un`ampia varietà di caratteri e stili di formattazione. In ogni caso, in un`e-mail formale, è meglio attenersi a uno stile tradizionale, con un font come Times New Roman o Arial. Non utilizzare caratteri decorativi come Comic Sans o Old English. Inoltre, tieni presente quanto segue:
3. Scegli un argomento breve e preciso. Usa parole chiave nell`oggetto che indichino esattamente di cosa tratta l`email, in non più di poche parole. In questo modo eviti che il lettore trascuri il tuo messaggio perché l`e-mail non ha oggetto, un oggetto troppo vago o un oggetto che dà l`impressione che l`e-mail non sia importante.
Metodo 2 di 3: Scrivi il tuo messaggio
1. Scegli un saluto adatto. Inizia sempre un`e-mail formale con un saluto appropriato. È meglio chiamare il destinatario per nome (se lo conosci). In linea di principio, il saluto di un`e-mail formale inizia sempre con "Gentile...`, seguito dal titolo (signore/signora), il cognome della persona e una virgola. Se conosci già la persona a cui è indirizzata l`e-mail, puoi iniziare il saluto con "Gentile...` seguito dal nome.
2. Presentati nel primo paragrafo, se necessario. Se il tuo messaggio è indirizzato a qualcuno con cui non hai attualmente un rapporto esistente, come un nuovo cliente, il capo del Reparto Reclutamento & Selezione dell`azienda a cui vuoi candidarti, o un funzionario del comune, dì prima chi sei e il motivo del tuo messaggio. Fallo in una o due frasi all`inizio della tua email.
Ad esempio, se desideri inviare un`e-mail a un potenziale datore di lavoro, potresti dire: "Mi chiamo Erik van Raam. Il motivo di questa e-mail è che vorrei candidarmi per la posizione di assistente amministrativo elencata sul sito Web CareerXYZ.NL.`
3. Inizia con le informazioni più importanti. Dopo esserti presentato e aver riassunto il motivo del tuo messaggio, puoi passare al corpo principale della tua email. Metti le informazioni più importanti in alto. Con questo mostri rispetto per il tempo prezioso del destinatario e chiarisci rapidamente l`intenzione della tua e-mail.
Ad esempio, se stavi scrivendo a un funzionario di un`agenzia governativa, la prima cosa che potresti dire è: "Mi chiamo Aletta van Raam. Ho trovato il suo indirizzo e-mail sul sito web della Procura della Repubblica. Scrivo per mettere in discussione la citazione che ho ricevuto il 31 dicembre 2009 in relazione a una violazione del codice stradale. `
4. Dì direttamente di cosa si tratta. In un`e-mail formale, non è assolutamente un problema essere diretti, purché tu sia educato. Girando intorno al pasticcio caldo, ottieni solo che l`attenzione del tuo lettore svanisce, rendendo più difficile per lui o lei determinare esattamente cosa vuoi o hai bisogno.
5. mantienilo breve. Non esiste una regola standard per la lunghezza prescritta di un`e-mail. Tuttavia, è meglio mantenere una lunghezza massima della superficie di uno schermo (di un laptop o PC) per un`e-mail.
Se la tua email è relativamente lunga, suddividila in diversi brevi paragrafi. Inserisci una riga vuota tra due paragrafi, invece di far rientrare l`inizio di ogni paragrafo.
6. Mantieni la tua lingua formale. Scrivi un`e-mail formale in un contesto professionale, motivo per cui vuoi naturalmente fare una buona impressione. Usa frasi complete e formulazioni educate. Evita cose come:
7. Chiudi correttamente la tua email. Ciò che vale per il saluto vale anche per la chiusura. Puoi chiudere un`e-mail formale in diversi modi accettabili. Metti sempre il tuo nome completo e posizione sotto la chiusura. A seconda del contenuto della tua email, puoi utilizzare una o più delle seguenti chiusure:
Metodo 3 di 3: Prepara la tua email da inviare
1. Aggiungi gli allegati che desideri inviare. Se devi inviare determinati allegati con la tua e-mail, menzionali nel corpo della tua e-mail per far sapere al destinatario che l`e-mail contiene allegati. Si prega di mantenere piccolo il numero e la dimensione degli allegati e optare per tipi di file tradizionali e ampiamente compatibili.
2. Controlla attentamente la tua e-mail per errori di ortografia e grammatica. Non fare affidamento ciecamente sul controllo ortografico o sul programma di elaborazione testi del tuo provider di servizi di posta elettronica. Leggere la tua email ad alta voce o chiedere a qualcun altro di controllarla per te è un ottimo modo per correggere errori di battitura, errori di ortografia o frasi poco chiare.
3. Assicurati che non ci siano informazioni riservate nella tua e-mail. Tieni sempre presente che la posta elettronica non è un sistema di comunicazione sicuro al 100%. Tieni presente che i server di posta elettronica potrebbero essere violati o che il destinatario potrebbe condividere intenzionalmente o meno informazioni che non volevi rendere pubbliche.
Si prega di non includere password, numeri di conto o altre informazioni riservate in un`e-mail.
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