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È possibile visualizzare un grafico per comunicare questi dati in modo rapido e chiaro. Puoi dividere i grafici in "consapevolezza", "livello di supporto" e "influenza" per ogni stakeholder, sulla base di un punteggio alto/medio/basso. Se possibile, puoi avere conversazioni individuali per reclutare supporto. 
Questo team include un iniziatore del processo di cambiamento dal più alto livello manageriale. Sottolinea che ciò implica un lavoro davvero attivo per guidare il cambiamento e non solo l`approvazione del piano. 
Le parti interessate dovrebbero avere l`opportunità di una comunicazione personale bidirezionale. Gli incontri privati sono molto importanti. La comunicazione dovrebbe provenire dall`iniziatore principale delle modifiche, dal supervisore diretto di ciascun dipendente e da qualsiasi portavoce aggiuntivo di fiducia dello stakeholder. Tutte le comunicazioni devono trasmettere un messaggio coerente. 
non si ha motivazione per cambiare o senso di urgenza non si capisce il quadro più ampio o perché i cambiamenti siano necessari manca la partecipazione al processo uno non è sicuro del proprio lavoro, posizione futura o requisiti e abilità il mancato soddisfacimento delle aspettative da parte della direzione in merito all`attuazione o alla comunicazione delle modifiche 
Per le modifiche alle descrizioni o alle procedure del lavoro, rendere prioritaria la formazione dei dipendenti. Se prevedi una transizione stressante o con poca motivazione, organizza un evento o offri vantaggi ai dipendenti. Se le parti interessate non sono motivate a cambiare, fornire incentivi. Se le parti interessate si sentono escluse, organizza un incontro per raccogliere feedback e considerare quali modifiche puoi apportare al piano. 
Un membro del team compila un modulo per richiedere una modifica e lo invia al project manager. Il project manager inserisce il modulo nel registro delle richieste di modifica e aggiorna questo registro quando le richieste vengono eseguite o rifiutate. Il manager incarica i membri del team di preparare un piano più dettagliato e stimare lo sforzo richiesto. Il project manager invia il piano allo sponsor del progetto per l`accettazione o il rifiuto. Il cambiamento è in corso di attuazione. Le parti interessate sono regolarmente informate dei progressi. 
data di modifica della richiesta numero della richiesta di modifica, che viene fornito dal project manager titolo e descrizione nome, email e numero di telefono del mittente priorità (alta, media o bassa). I piani di gestione delle modifiche urgenti hanno scadenze diverse. codice prodotto e versione (per progetti software) 
approvazione o rifiuto firma di chi approva o respinge la domanda termine per l`attuazione della modifica data di cessazione della modifica 
chi ha preso la decisione quando è stata presa la decisione una sintesi delle ragioni alla base della decisione e la procedura per l`attuazione di tale decisione. Aggiungere documenti relativi a questa procedura.
Preparare un piano di gestione del cambiamento
Contenuto
Esistono due tipi di piani di gestione delle modifiche. Uno si occupa dell`impatto che un cambiamento ha su un`organizzazione e di facilitare la transizione. L`altro apporta modifiche a un progetto e produce una registrazione chiara delle regolazioni o modifiche apportate al prodotto a livello di progetto. Entrambi i piani mirano a comunicare chiaramente ciò che deve essere fatto in modo corretto e accurato.
Passi
Metodo 1 di 2: creare un piano per gestire il cambiamento organizzativo
1. Mostra i motivi del cambiamento. Elencare i fattori che hanno portato alla decisione di cambiare, come divari di prestazioni, nuove tecnologie o un cambiamento nella missione dell`organizzazione.
- Un possibile approccio consiste nel descrivere la situazione attuale dell`organizzazione e la situazione futura che questo piano mira a raggiungere.
2. Determina quale cambiamento deve essere apportato e la sua entità. Descrivere brevemente la natura prevista del piano di gestione del cambiamento. Specificare se ciò avrà conseguenze per le mansioni, le procedure, la politica e/o l`organizzazione strutturale. Elenca i reparti, i gruppi di lavoro, i sistemi o altre parti che subiranno modifiche.
3. Creare una panoramica del supporto delle parti interessate. Elencare tutte le parti interessate interessate dal piano, come, ad esempio, il senior management, i project manager, gli sponsor del progetto, gli utenti finali e/o i dipendenti. Scrivi a ciascun gruppo se lo stakeholder sostiene il cambiamento.
4. Assembla un team di gestione del cambiamento. Questo team ha la responsabilità di comunicare bene con tutte le parti interessate, elencare le preoccupazioni e assicurarsi che il processo di cambiamento si svolga nel modo più fluido possibile. Per questo, scegli persone che godono di alta credibilità in azienda e hanno buone capacità comunicative.
5. Sviluppare un approccio alla leadership organizzativa a bordo. È della massima importanza ottenere il supporto dei leader dell`organizzazione per rendere il cambiamento un successo. Chiedi a ciascun membro dello staff senior di fornire un feedback sul cambiamento e di collaborare con ogni persona per assumere un ruolo attivo nella promozione del cambiamento.
6. Sviluppare un piano per ogni stakeholder. Valuta i rischi e le preoccupazioni per ogni stakeholder, compresi quelli che supportano il cambiamento. Assegnare al team di gestione del cambiamento il compito di risolvere questi problemi.
7. Elabora un piano di comunicazione. La comunicazione è la parte più importante del piano di gestione del cambiamento. Comunicare regolarmente con chiunque il cui lavoro sia interessato dalle modifiche. Sottolineare i motivi per apportare le modifiche e i vantaggi ad esse associati.
8. Scopri da dove viene l`opposizione. Il cambiamento porta sempre alla resistenza. Questo accade a livello individuale, quindi parla personalmente con le parti interessate per scoprire cosa sta causando questo. Tieni traccia dei reclami in modo che il team di gestione del cambiamento possa risolverli. Questi includono in particolare:
9. Affronta i blocchi. Molti reclami possono essere affrontati comunicando più intensamente o modificando la strategia di comunicazione in modo che vengano discussi problemi specifici. Altri reclami richiedono approcci diversi che possono essere integrati nel piano o assegnati al team di gestione del cambiamento per l`esecuzione. Considera quale di questi approcci si adatta alla situazione della tua organizzazione:
Metodo 2 di 2: Individuazione delle modifiche a un progetto
1. Determinare le funzioni di gestione del cambiamento. Elenca le funzioni che verranno assegnate per questo progetto. Descrivi le responsabilità e le competenze per ogni posizione. È necessario fornire almeno un project manager per implementare la modifica su base giornaliera e uno sponsor del progetto per monitorare i progressi complessivi e prendere decisioni di gestione delle modifiche di alto livello.
- Per progetti di grandi dimensioni in una grande organizzazione, puoi dividere il ruolo di project manager tra più persone che hanno ciascuna competenze specifiche.
2. Pensa alla creazione di un comitato per il controllo del cambiamento. I progetti software hanno generalmente un comitato di controllo del cambiamento composto da rappresentanti di ciascun gruppo di stakeholder. Questo comitato approva le richieste di modifica al posto del project manager e comunica le decisioni alle parti interessate. Questo approccio funziona bene per progetti che coinvolgono diverse parti interessate e progetti la cui portata e obiettivi devono essere rivalutati.
3. Stabilire una procedura per emettere richieste di modifica. Una volta che qualcuno nel team di progetto ha trovato un modo per andare avanti, come trasformare questa idea in realtà? Descrivere in questo piano la procedura approvata dal team. Ecco un esempio:
4. Crea un modulo per richiedere una modifica. Le seguenti informazioni devono essere incluse in ogni richiesta e aggiunte al registro:
5. Aggiungi ulteriori informazioni al registro delle modifiche. Questo registro dovrebbe anche registrare le decisioni e la loro attuazione. Oltre alle informazioni che provengono dal modulo di richiesta di modifica, è necessario fornire spazio per le seguenti informazioni:
6. Tieni traccia delle grandi decisioni. Oltre al registro delle modifiche che tiene traccia delle modifiche quotidiane, puoi anche tenere traccia di tutte le decisioni principali che vengono prese. Questo rapporto rende più facile trovare progetti a lungo termine o progetti che stanno subendo modifiche nella loro gestione. Questo rapporto può anche fungere da base per la comunicazione con i clienti o l`alta dirigenza. Per qualsiasi modifica dei tempi, delle dimensioni del progetto o dei requisiti del progetto, dei livelli di priorità o della strategia, tenere traccia delle seguenti informazioni:
Consigli
- Crea fiducia e lealtà sia con il tuo personale che con i clienti. Le persone spesso si sentono a disagio con il cambiamento. Inviando il messaggio che metti al primo posto gli interessi dei tuoi dipendenti, ottieni il loro sostegno.
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