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Differenze linguistiche o regionali possono causare problemi di comunicazione. Quando le persone cercano di usare il sarcasmo o l`umorismo in un`e-mail, spesso viene erroneamente interpretato come scortesia. 
Puoi quindi rispondere con: `Tutti i miei rapporti sono terminati tranne quello in scadenza domani. Hai bisogno di una bozza di copia per un progetto oggi?` Non chiedere una spiegazione di cosa significano e non essere brusco. Ad esempio, non chiedere: `Cosa significa??` o `Cosa intendi con questo??` 
Di`: "Ho ripensato al progetto e ho pensato che sarebbe stato più facile parlarne di persona. Hai un momento?` Puoi anche dire: "La tua email ha suggerito che le specifiche dovrebbero essere già pronte, ma la scadenza che mi è stata data indica che non è fino alla prossima settimana". Sto lavorando con il programma sbagliato??` 
Non essere schietto nella tua risposta perché potrebbe sembrare scortese. 
Dopo aver scritto la risposta, mettila da parte per circa un`ora. Se sai di aver scritto per emozione, passa a un altro compito finché non ti sei calmato un po`. Aggiungi l`indirizzo email per ultimo per evitare di inviare l`email per errore. 
Scegli un argomento correlato al lavoro su cui concentrarti. 
Ad esempio, se l`e-mail scortese chiedeva lo stato di una segnalazione, potresti dire: "Grazie per il controllo. Ho ricevuto i nuovi dati stamattina, quindi sto aggiornando il mio rapporto. Il nuovo rapporto sarà disponibile nel pomeriggio.` Ciò mantiene il focus della risposta sul lavoro assegnato a te e sullo stato di avanzamento del tuo progetto, non sulla tua risposta al tuo collega maleducato. 
Non accusare l`altra persona di comportamento scortese. Tieni i tuoi sentimenti fuori dalla posta elettronica. Prima di premere invia, chiediti se ti stai difendendo in qualsiasi parte dell`e-mail. 
Quando decidi a chi segnalarlo, pensa alla situazione nel tuo ufficio. Ad esempio, se il tuo manager ha un buon rapporto con la persona incriminata, è meglio rivolgersi al dipartimento delle risorse umane. 
Segnalare le e-mail maleducate alle risorse umane è l`unico modo in cui il comportamento del tuo manager nei tuoi confronti può essere affrontato, se continua. Devi creare un file dalle e-mail.
Rispondere a e-mail maleducate
Contenuto
Ricevere e-mail maleducate al lavoro può essere difficile da gestire. Anche se potresti essere tentato di reagire duramente quando ritieni che qualcuno sia scortese con te, dovrai mantenere un comportamento professionale. Prima di rispondere, tramite e-mail o di persona, prenditi un momento per fare alcuni respiri profondi, dichiara chiaramente l`intento della tua risposta e formula ciò che vuoi dire.
Passi
Parte 1 di 3: Comprendere l`intento del mittente
1. Decidi se vale il tuo tempo e le tue energie. Si è tentati di rispondere subito, ma prima cerca di calmarti facendo alcuni respiri profondi. Quindi chiediti se l`e-mail merita davvero la tua attenzione. Anche se potresti sentirti offeso, non lasciare che questa persona dica come ti senti o come andrà il resto della tua giornata.
- Concentrati su ciò che è giusto per te.
- Chiediti: `Cosa voglio ottenere con questo? Cosa accadrà se affronto questa persona? Cosa accadrà se non lo faccio?`
2. Evita le supposizioni. Comunichiamo in modi diversi e scrivere non è l`abilità più forte di tutti. Ciò che una persona trova essere un`affermazione professionale e diretta può sembrare sfacciato o scortese con un`altra. Non dare subito per scontato che la persona lo intenda in modo sgarbato.
3. Chiedi maggiori informazioni al mittente. Rispondi chiedendo maggiori informazioni, citando i commenti specifici che vorresti chiarire. A volte i messaggi maleducati sono solo formulati male. Ad esempio, il tuo collega potrebbe averti inviato un messaggio che diceva "Spero che tu abbia tempo oggi per fare i tuoi rapporti".`
4. Parla con il mittente. Parlando con la persona puoi sentire meglio il tono delle sue parole. Vai sul posto di lavoro o chiama la persona per discutere del lavoro condiviso o di argomenti relativi all`e-mail. Quindi chiedi una spiegazione sui commenti schietti nell`e-mail.
Parte 2 di 3: Scrivere una risposta
1. Non rispondere se non è richiesta alcuna risposta. Se l`e-mail non richiede una risposta, non rispondere è l`opzione migliore. Considera la possibilità di non rispondere se ricevi e-mail che non hanno senso e non richiedono la tua attenzione.
- Ad esempio, i colleghi a volte possono fare ipotesi sulle tue abitudini di lavoro. Non rispondere a un`e-mail del tipo "Deve essere bello fare pranzi molto lunghi" o "Tutti sanno che le tue riunioni non durano davvero tutto il pomeriggio".Finché il tuo manager conosce la verità, puoi stare lontano dai drammi in ufficio.
2. Rimani professionale. Se è necessaria una risposta, il tono dovrebbe essere professionale, anche se il mittente non era professionale. Leggi la tua email ad alta voce prima di inviarla per assicurarti che suoni professionale e non scortese o emotivo.
3. Prenditi il tuo tempo per scrivere la tua risposta. La tua risposta dovrebbe essere calma e professionale, quindi non avere fretta. La maggior parte delle e-mail non è sensibile al tempo, quindi puoi dedicare tutto il giorno a rispondere se lo desideri.
4. Mantieni il tuo messaggio breve e semplice. Non cercare di rispondere a tutto e non fare lunghe difese personali. Se vuoi schiacciare il comportamento maleducato, assicurati di mantenere l`e-mail focalizzata su argomenti relativi al lavoro.
5. Attenersi ai fatti e non elaborare. Per assicurarti che la tua email sia professionale, discuti solo dei fatti. I fatti includono cose specifiche come quale lavoro è stato assegnato e completato, date di scadenza, scadenze, dati e argomenti correlati.
6. Non lasciare che le emozioni scorrano attraverso la tua risposta. Si è tentati di rispondere in modo difensivo o sgarbato a un`e-mail ingiuriosa, ma non farà che peggiorare la situazione. Invece, è meglio che ti comporti in modo professionale.
Parte 3 di 3: Ottenere supporto extra
1. Segnala un linguaggio offensivo o un attacco personale. Se l`e-mail contiene minacce o un attacco personale, dovresti fare una copia e discutere il caso con il tuo manager e le risorse umane. Assicurati che l`incidente sia documentato dal tuo posto di lavoro e richiedi un`indagine.
- Dicci se ritieni che il contenuto dell`e-mail crei un ambiente di lavoro ostile.
2. Racconta quando la maleducazione si trasforma in intimidazione. Tieni traccia di ogni volta che si verifica un incidente per dimostrare un modello di comportamento. Se ricevi frequentemente e-mail maleducate che influiscono sul tuo ambiente di lavoro, porta i tuoi registri di queste e-mail al tuo manager o al dipartimento delle risorse umane. Porta copie delle e-mail per mostrare cosa intendi.
3. Parla con le risorse umane se il tuo manager ti invia un`e-mail scortese. Questo dipartimento, o il supervisore del tuo manager, può aiutarti se il tuo manager è il mittente di un`e-mail maleducata. Prima di segnalare l`incidente, dovresti essere in grado di spiegare perché ritieni che l`e-mail sia scortese. A seconda di ciò che è stato detto, ti potrebbe essere chiesto di completare un rapporto sull`incidente, di incontrare un mediatore o di essere trasferito a un altro dipartimento.
Consigli
- Se il mittente è qualcuno con una storia di e-mail maleducate, tienilo a mente quando ti avvicini all`e-mail.
- Se vuoi eliminare la tua rabbia, fallo in un`e-mail vuota o in un documento Word. In questo modo puoi eliminarlo e non premere accidentalmente invia.
- Suggerisci che il tuo posto di lavoro faccia una sessione sull`etichetta e-mail. Se nessuno sa come tenere un corso del genere, chiedi di assumere qualcuno che lo possa fare; questo potrebbe anche essere un segno che tale formazione è necessaria.
- Un modo per trattare con un collega che invia costantemente e-mail maleducate è inviarlo in CC al tuo capo o ad un altro collega rilevante ogni volta che rispondi.
- Inviare e-mail è difficile, anche per un professionista, quindi ricorda che trasmettere correttamente emozioni e intenzioni non è sempre possibile tramite un`e-mail.
Avvertenze
- Alcune persone sono bombe a orologeria e possono dirigere la loro rabbia su di te se reagisci in modo sgarbato. Rimani educato e professionale e, se hai domande o dubbi, parla con il tuo capo o con il dipartimento delle risorse umane.
- Qualsiasi contenuto diffamatorio, offensivo, molesto, diffamatorio, razzista o offensivo contenuto in un`e-mail può essere segnalato. L`e-mail è considerata pubblica nella maggior parte delle giurisdizioni e può esporre la tua azienda a controversie legali. Una persona che invia tali e-mail può aspettarsi un`azione disciplinare e persino il licenziamento. Se sei preoccupato che l`e-mail contenga tale contenuto offensivo, rivolgiti al tuo capo o alle risorse umane per ulteriori consigli o al tuo rappresentante legale se non desideri discuterne con il posto di lavoro.
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