Istruzioni passo passo gratis 
Se hai molti tipi diversi di articoli da archiviare (ricette, ricevute fiscali, lettere, ecc.), allora può essere utile utilizzare il formato dell`enciclopedia. Raggruppa gli elementi prima per tipo, quindi per ordine alfabetico degli elementi in ciascun gruppo. Mantieni i gruppi separati usando divisori o codifica a colori. 
Supponiamo di avere i seguenti elementi da indicizzare e archiviare: un articolo sui formichieri intitolato "Night feeding of anteaters", una biografia della nota esperta di formichieri Jane A. Doe e un opuscolo pubblicitario per una mostra di formichieri all`Artis. La biografia di Jane A. Doe verrebbe indicizzato come `Doe, Jane A`., poiché il cognome compare per primo nell`archivio. Sarebbe sotto la lettera `D`. sono archiviati. L`articolo "Nutrizione notturna dei formichieri" può essere indicizzato in questo modo, se si sceglie un raggruppamento simile a un dizionario. Può essere archiviato con la lettera `N` (per `Notte`), utilizzando questo raggruppamento. In alternativa, puoi indicizzare "Formichiere poppate notturne" come "Formichieri, poppate notturne di". Questo avrebbe senso se stessi usando un`enciclopedia come il raggruppamento e non solo l`archiviazione di cose relative al formichiere. L`articolo sarebbe quindi archiviato sotto la "A". L`opuscolo pubblicitario potrebbe essere indicizzato come `Formichieri, Mostre (Artis)`. Questo avrebbe senso se ti aspetti di avere materiali diversi su esibizioni di formichieri, ad esempio, potresti avere un altro oggetto indicizzato come "Formichieri, mostre (Zoo di Emmen)". L`opuscolo promozionale può anche essere indicizzato come `Artis (Mostra dei formichieri)`. Questo può essere utile se prevedi di avere più elementi sullo zoo Artis o se desideri utilizzare un raggruppamento simile a un`enciclopedia per archiviare gli elementi in base alla posizione geografica. 
L`ordine dei file indicizzati nel passaggio precedente potrebbe quindi essere il seguente (a seconda del sistema in uso): `Do, Jane A`., "Artis (Mostra dei formichieri)" e "Formichiere alimentazione notturna" o "Formichieri, mostre (Artis)", "Formichieri, alimentazione notturna" e "Doe, Jane A". Un file chiamato "Wallaby" viene quindi dopo quello di "Emu". Viene quindi inserito un file per "Kangaroo" e un file per "Aardvark" viene prima di "Bear". Questo produce il seguente ordine: Aardvark, Bear, Eme, Kangaroo, Wallaby. Se poi hai aggiunto un file per `Antilope`, verrà dopo tutti i file per `Aardvark`. Poiché entrambi iniziano con la lettera `A`, devi guardare la seconda lettera di ogni parola (rispettivamente `N` e `A`) per determinare l`ordine, quindi organizzare i file in base a quella. Il nuovo ordine sarebbe: Aardvark, `Antelope`, `Bear`, `Emu`, `Kangaroo`, `Wallaby`. 
Metti gli elementi nella cartella appropriata. Potresti anche trovare utile codificare a colori i tuoi file per migliorarne l`usabilità. Ad esempio, se stai utilizzando un raggruppamento simile a un`enciclopedia, assegna a ciascun gruppo un colore separato ed etichetta ogni elemento/file in ogni gruppo con il rispettivo colore. 
Ad esempio, `Jane A. Doe` sono indicizzati e archiviati come `Doe, Jane A`. Metti i titoli (Dott., Sig., Sig.ra., eccetera.) alla fine.`Dott. Jane A. Doe`, ad esempio, viene indicizzato e archiviato come `Doe, Jane A., dott.`. In generale, metti i nomi in ordine di ortografia. Come "MacDonald" viene prima di "McDonald". Chiamato anche `D`, `L`, `Le`, `Le`, `de`, ecc. considerato parte del nome, non unità separate. Questo è il modo in cui organizzi file come `Heinlein`, `Le Guin`, `L`Engle` e `Wolfe` in quest`ordine (e non come `L`Engle, `Le Guin`, `Heinlein`, `Wolfe` ). Un`eccezione comune a queste regole sui nomi è quando il nome di una persona fa parte del nome di una società o di un`organizzazione. In questi casi, trattare il nome della persona come unità all`interno del nome della società. Ad esempio, `Jane A. Doe Pest Control" sarebbe archiviato sotto "J" e non come "Doe, Jane A. Controllo dei parassiti`. 
"Uno studio delle abitudini alimentari della scimmia" potrebbe quindi essere archiviato sotto la "A" di "Scimmia" (la parola importante nel titolo di questa voce), invece di "E" per "A". "Doe and Smith Pest Control" viene poi dopo "Doe, Jane A". Entrambi i nomi indicizzati iniziano con la parola "Doe", quindi si passa al termine chiave successivo in ciascuno (rispettivamente "Smith" e "Jane") per determinare l`ordine dei file. Ignora la parola `e` perché non è significativa. 
Ad esempio: `Jane A. Do Office Supplies" sarebbe stato archiviato dopo "Jane A. Fare assicurazione`. 
Ad esempio: "3M Company" viene prima di "100 Great Entrepreneurial Ideas" (poiché "3" viene prima di "100"). "Grandi idee imprenditoriali" e "Grandi imprenditori" sono posti dopo "100 grandi idee imprenditoriali" perché i numeri vengono prima delle lettere. I numeri scritti sono trattati come parole. Ad esempio: archivio "100 grandi idee imprenditoriali", "grandi idee imprenditoriali" e "duecento grandi idee imprenditoriali" in quest`ordine. Tuttavia, se serve al tuo scopo di archiviazione, puoi fare un`eccezione e memorizzare sempre i numeri come se fossero scritti. 
La punteggiatura (come apostrofi, punti e virgole) viene generalmente ignorata durante l`indicizzazione e l`archiviazione di elementi. Quindi metti "Washington`s Best Coffee" e "Washington State Fair" in quest`ordine. I segni diacritici sono trattati come la lettera corrispondente senza i segni diacritici. Quindi archivia il tuo "Éclair" come "Eclair" e "Über" come "Uber. L`eccezione è quando si archivia secondo l`alfabeto di una lingua che utilizza segni diacritici, nel qual caso è necessario seguire il normale ordine alfabetico di quella lingua. 
Ad esempio, metti "North East Bank", "Northeast Bank" e "North East Manufacturing" in quell`ordine. Allo stesso modo, posiziona `Do, Jane A.` per `Fai, Jane A., dott.`. 
Se avevi oggetti per due persone diverse di nome Jane A. Fai, quindi puoi posizionarli per data di nascita. Posto `Do, Jane A. (B. 1853)` così per `Doe, Jane A. (B. 1967)`. Puoi anche ordinare gli articoli per area geografica quando devi differenziare. Se si dispone di file per tre banche diverse in tre posizioni diverse e ciascuna banca è denominata "Banca nazionale", è possibile ordinarli in ordine alfabetico nell`ordine "Banca nazionale (Utrecht)", "Banca nazionale (Groningen)" e "Banca nazionale banca (Amsterdam)`. Allo stesso modo, se hai articoli per due diversi orsi o tipi di orsi, puoi differenziarli ulteriormente in base alla specie, alla posizione geografica, ecc. Ad esempio, potresti avere file come "Bear, Brown" e "Bear, Grizzly" (in quest`ordine) o file su "Bears (Europe)" e "Bears (North America)" (in quest`ordine). 
Archivia in ordine alfabetico
Contenuto
L`archiviazione in ordine alfabetico è un modo standard per organizzare i documenti sia nella tua vita professionale che privata. L`archiviazione dei documenti in ordine alfabetico consente a te e ad altri di trovare e sostituire rapidamente qualsiasi file. Ciò garantisce che tutti i documenti siano disponibili in modo sicuro e semplice. Esistono molte regole su come archiviare in ordine alfabetico, per mantenere gestibile un sistema di archiviazione.
Passi
Parte 1 di 2: Archiviazione in ordine alfabetico
1. Decidi quale sistema alfabetico utilizzare. Anche qualcosa di semplice come l`archiviazione alfabetica offre diverse opzioni tra cui scegliere. È importante scegliere un sistema e usarlo in modo coerente.
- Quando si archivia per lettera, ogni lettera in ogni parola viene considerata in ordine di occorrenza, ignorando gli spazi tra le parole.
- L`archiviazione per parola organizza le cose in base alla prima lettera di ogni parola consecutiva.
- La classificazione per unità tiene conto di ogni parola, abbreviazione e sigla e classifica gli elementi di conseguenza. Questo sistema è generalmente raccomandato.
2. Raggruppa elementi. Una volta che hai tutti gli elementi che devi archiviare, decidi come vuoi raggruppare i file. Puoi scegliere il formato del dizionario, che mette tutti i file in un ordine alfabetico, indipendentemente dal tipo di file o dagli elementi che contiene. Puoi anche utilizzare il formato dell`enciclopedia, in cui gli elementi sono raggruppati per tipo o argomento e ogni gruppo è disposto in ordine alfabetico.
3. Indicizza i tuoi file. L`indicizzazione è il modo per mettere ogni sezione di un titolo nell`unità corretta. Per indicizzare gli elementi prima di archiviarli, è necessario dividere gli elementi del nome di ciascun elemento e creare un nuovo nome in ordine alfabetico, che potrebbe essere diverso dal nome predefinito. Ad esempio:
4. Organizza i file in ordine alfabetico in base al nome indicizzato. La regola generale per l`archiviazione in ordine alfabetico è disporre gli elementi in ordine dalla A (prima) alla Z (ultima). Utilizzare informazioni sempre più specifiche per distinguere e archiviare i singoli articoli. Ad esempio:
5. Etichetta le tue cartelle di file. Per facilitare la ricerca degli elementi, etichetta ogni cartella di file con il nome indicizzato appropriato degli elementi che contiene. Ciò semplifica anche l`aggiunta di nuovi file nell`ordine corretto.
6. Documenta il tuo sistema di indicizzazione e archiviazione. Sii coerente con il tuo sistema di indicizzazione e archiviazione, qualunque esso sia. Assicurati che tutti coloro che hanno accesso ai file siano a conoscenza del sistema. Ad esempio, puoi creare e condividere un documento che descrive le regole del tuo file system. Ciò aiuterà tutti a utilizzare il file system in modo efficiente.
7. Archivia correttamente i nuovi elementi. Metti i file nell`armadio in base ai loro nomi indicizzati e in ordine alfabetico, a seconda del sistema che stai utilizzando. Sposta i file correnti secondo necessità per archiviare i nuovi file nel posto giusto.
Parte 2 di 2: Gestione di casi speciali
1. Archivia gli elementi con un termine di firma. A volte ha senso archiviare gli elementi in base a parole chiave, indipendentemente dall`ordine in cui le parole appaiono in un titolo o in un nome. Ciò garantisce che un file possa essere indicizzato e individuato utilizzando il termine più logico. Ad esempio:
- "First Bank of Chicago" può essere indicizzata e archiviata come "Chicago, First Bank of". "Chicago" è il termine chiave in questa sezione, piuttosto che "Prima" o "Banca", soprattutto se hai altri articoli con nomi simili, come "First Bank of Tulsa" o "Chicago Bank and Trust".
2. Ordina i nomi per cognome. Gli standard di archiviazione comuni raccomandano di indicizzare le persone in base al cognome, poiché il cognome è considerato il termine importante.
3. Ignora articoli, congiunzioni e preposizioni. Articoli (come "the", "het" e "a"), congiunzioni (come "and", "but" e "or") e preposizioni (come "for", "of" e "in") vengono utilizzati rispetto a quelli generalmente ignorati durante l`indicizzazione e l`archiviazione in ordine alfabetico in quanto non sono considerati termini importanti. Questo è il caso anche quando sono l`inizio del nome di un elemento. Ad esempio:
4. Tratta le abbreviazioni come se fossero scritte. Durante l`indicizzazione e l`archiviazione di elementi, potresti incontrare abbreviazioni come `Prod.` (per `Produttore`) o `Inc.` (per `Incorporato`). In generale, dovresti indicizzare e archiviare gli elementi come se queste abbreviazioni fossero state scritte, piuttosto che solo come stringhe di lettere.
5. Archivia i valori numerici come al solito. Quando organizzi gli elementi in ordine alfabetico, potresti incontrare numeri all`interno dei titoli. In generale, organizzi i numeri come al solito, piuttosto che come se fossero scritti. I numeri sono anche ordinati prima delle lettere.
6. Elabora caratteri speciali. Tutti i caratteri non alfabetici o non numerici incontrati durante l`indicizzazione e la memorizzazione di elementi devono essere presi in considerazione. Tuttavia, cosa fare con questi personaggi dipende dal tipo:
7. Se necessario, usa la regola generale "niente per niente". In generale, gli spazi (inclusi i segni di punteggiatura e altri elementi ignorati) vengono ignorati durante l`archiviazione in ordine alfabetico. Tuttavia, nei casi in cui hai articoli che iniziano nello stesso modo, utilizza uno spazio o la riga "niente per niente" per determinare l`ordine.
8. Distinguere i file con informazioni più dettagliate, se necessario. In casi più rari, un`informazione alfabetica non è sufficiente per determinare l`ordine dei file. In questi casi, è necessario utilizzare ulteriori informazioni per indicizzare e organizzare gli elementi. Contrassegna queste informazioni aggiuntive sui rispettivi file per aiutarti a distinguerli l`uno dall`altro. Ad esempio:
9. Crea eccezioni e regole speciali. Assicurati che chiunque utilizzi i tuoi file sia a conoscenza di eventuali eccezioni alle linee guida standard incorporate nel tuo sistema di archiviazione. Ciò garantirà che tutti possano utilizzare il file system in modo corretto ed efficiente.
Consigli
- Se stai cercando indicazioni su questioni di archiviazione alfabetica più complesse o specializzate, contatta istituzioni come la National Information Standards Organization (NISO), l`American Library Association (ALA), l`Association of Records Managers and Administrators (ARMA), della Biblioteca del Congresso.
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