Istruzioni passo passo gratis 
Qual è il coinvolgimento dei tuoi lettori nel progetto? In che modo l`esito del progetto influirà su di loro? (La connessione e l`effetto sul lettore saranno diversi per il tuo supervisore che per il cliente, ad esempio). Considera quale decisione dovranno prendere i tuoi lettori dopo aver letto il rapporto sullo stato di avanzamento (quale supporto, denaro, tempo investono, ad esempio). Considera le informazioni di cui il lettore ha bisogno per supervisionare e partecipare efficacemente al progetto. Quali aspetti tecnici del progetto dovrebbe sapere il lettore. Il lettore ha familiarità con il gergo tecnico? 
Una relazione sullo stato di avanzamento può essere una breve relazione orale in occasione di riunioni settimanali o mensili del personale. Possono essere e-mail periodiche ai colleghi. Possono essere promemoria formali o informali per le autorità di regolamentazione. Possono anche essere rapporti formali per clienti o dipartimenti governativi. 
Quando si tratta di informazioni per un cliente, un`agenzia governativa o un comitato di tesi, è meglio mantenerle formali. Indipendentemente dalla formalità o dall`informalità del tuo tono, desideri che il tuo rapporto sia chiaro, mirato e onesto. 
Anche le interruzioni possono contribuire alla chiarezza, in quanto consentono ai lettori o al tuo pubblico di sapere cosa aspettarsi in ogni paragrafo. Se c`è del materiale a cui sono particolarmente interessati, possono saltare direttamente ad esso. 
Il titolo dovrebbe includere la data di invio del rapporto, il nome e la posizione del destinatario, il nome e la posizione dell`autore e l`oggetto del rapporto. 
Includere: lo scopo della relazione, un`introduzione o un aggiornamento sullo stato di avanzamento del progetto. 
Indicare le attività che sono state completate dal rapporto precedente e quali attività sono ancora in sospeso. Discuti i problemi che hai riscontrato, i problemi che devono essere affrontati e le possibili soluzioni a questi problemi e problemi. Indicare le modifiche apportate e il motivo per cui è stato necessario apportarle. Puoi anche segnalare cose come cambi di personale, difficoltà nell`ottenere materiali, eventuali superamenti dei costi, ritardi o problemi con la sicurezza o la tecnologia. 
Indicare sicuramente se la scadenza del progetto è stata modificata o meno. Non far sembrare le cose più rosee di quello che sono, ma non allarmare inutilmente i lettori o promettere qualcosa che non puoi offrire. 
A seconda del tuo pubblico, potresti essere limitato a un numero specifico di pagine. Una buona regola pratica è di mantenerlo il più breve possibile, assicurandosi comunque di fornire le informazioni corrette. 
Crea un rapporto sullo stato di avanzamento
Contenuto
Le relazioni sullo stato di avanzamento sono una parte importante della gestione del progetto, che si tratti di una dissertazione o di un progetto al lavoro. Dovresti usarli per tenere informati i tuoi supervisori, colleghi o clienti sul progetto su cui stai lavorando. Ti concentrerai su ciò che hai raggiunto e su ciò che deve ancora essere fatto.
Passi
Parte 1 di 3: Avvio del processo
1. Determina qual è lo scopo della proposta. Ci sono diversi motivi per cui qualcuno potrebbe chiederti di scrivere un rapporto sullo stato di avanzamento. Ovviamente per mostrare che tipo di progressi hai fatto con un progetto specifico. Tuttavia, ci sono diversi tipi di proposte che dovresti considerare.
- Un rapporto sullo stato di avanzamento di un programma di ricerca o di un progetto è leggermente diverso da quello di un progetto al lavoro. Nel primo caso, dovrai citare le informazioni più spesso e in misura minore considerare cose come i costi (ma non sempre).
- Un rapporto commerciale per un cliente verrà letto in modo leggermente diverso da quello per un supervisore al lavoro. Dovresti considerare perché stai scrivendo questo rapporto per loro.
2. Sii consapevole del tuo pubblico. Quando conosci lo scopo del tuo rapporto sui progressi, devi considerare ciò che il tuo pubblico dovrebbe essere in grado di ottenere dal rapporto. Sebbene tutti i rapporti sullo stato di avanzamento abbiano cose in comune, dovresti considerare le seguenti specifiche:
3. Decidi il modo migliore per comunicare con il tuo pubblico di destinazione. Un rapporto sullo stato di avanzamento non è solo un documento scritto che si trasmette al proprio supervisore o insegnante. Potrebbero essere richiesti più moduli a seconda di ciò che è necessario.
4. Informati con il tuo supervisore. A meno che tu non abbia già scritto questo particolare tipo di rapporto sullo stato di avanzamento (nel qual caso, perché sei qui?), vorrai quante più indicazioni possibili dal tuo manager. C`è forse un formato specifico utilizzato nella tua azienda, nel qual caso devi assicurarti di seguire le regole.
5. Considera il tuo tono. Non tutte le relazioni sullo stato di avanzamento devono essere formali. In effetti, le segnalazioni interne a colleghi o supervisori hanno spesso un tono più informale. Ecco perché è così importante discutere con il tuo manager qual è l`intenzione.
Parte 2 di 3: scrivere il tuo rapporto
1. Decidi come vuoi presentare il materiale. Quando inizierai a scrivere il rapporto o il rapporto, avrai già capito quale dovrebbe essere il tono e di cosa si tratta. Ora devi determinare i modi migliori per presentare tali informazioni.
- Puoi scegliere di creare un elenco puntato. È un modo molto chiaro per presentare il materiale e facile per una rapida panoramica, senza compromettere la fornitura di informazioni. Tuttavia, potrebbe essere un modo leggermente meno formale per scrivere un rapporto sullo stato di avanzamento, quindi potrebbe essere meglio salvarlo per appunti ai dirigenti ed e-mail ai colleghi.
- Puoi anche considerare l`aggiunta di grafici e/o tabelle. Questo può essere particolarmente utile se stai facendo un rapporto sullo stato di avanzamento di un progetto per il quale stai cercando di ottenere finanziamenti o se vuoi dimostrare perché meriti il finanziamento che ti è stato dato.
2. Considera la divisione in paragrafi. Se vuoi scrivere un rapporto di avanzamento di successo, dovrebbe essere il più chiaro possibile. Suddividere il rapporto in paragrafi è un ottimo modo per raggruppare insieme tutto il materiale pertinente.
3. Scrivi il titolo. Di solito appare nella parte superiore del testo, se stai utilizzando un layout di pagina. Anche questo dipende da ciò che la tua azienda o università preferisce, quindi assicurati di controllare prima.
4. Scrivi l`introduzione. La parte introduttiva rientra nel titolo. Spesso si distingue dal resto del materiale perché è indicato in corsivo. Fornisce una breve panoramica del progetto e contiene una panoramica dello stato. Indichi quali progressi sono stati compiuti e se sono stati raggiunti determinati obiettivi.
5. Scrivi il nucleo della proposta. Il nucleo della proposta, suddiviso in paragrafi e oltre, in realtà è solo una versione più dettagliata dell`introduzione. Pensa alle informazioni che hai fornito nell`introduzione e assicurati di ampliarle.
6. Indica quale sarà la prossima attività per il tuo progetto. Anche se in realtà questo è ancora parte del corpo principale del rapporto, devi assicurarti che il tuo pubblico capisca dove vuoi andare con il progetto. Assicurati di menzionare eventuali problemi che potrebbero influenzare la scadenza, il budget o la struttura di governance.
7. Indicare il numero totale di ore lavorate sul progetto. Dovrai mostrare quanto lavoro tu e il tuo team (se ne avete) avete dedicato al progetto. Questo mostrerà al lettore (che si tratti di un dirigente, un cliente o un`agenzia governativa che può darti denaro) che hai lavorato sodo.
Parte 3 di 3: Evitare le difficoltà comuni
1. Non andare fuori tema. Finché ti attieni alle basi come descritto sopra, andrà tutto bene. Cerca di evitare di andare alla deriva in altri argomenti che sono solo indirettamente legati al progetto, per quanto interessanti.
- Ad esempio, se il tuo progetto riguarda il rilancio di un`organizzazione artistica locale senza scopo di lucro, potresti essere tentato di perderti in un discorso sul deplorevole stato dell`arte della finanza, ma non aiuterà davvero a chiarire come funziona.
2. Mantieni la semplicità. Il punto di un rapporto sui progressi è che puoi chiarire quali progressi sono stati compiuti senza sovraccaricare il lettore di parole e idee. Devi solo concentrarti sullo stato di un particolare progetto, su cosa deve essere lavorato e quali modifiche devono essere apportate.
3. Cerca di non essere vago. Devi assicurarti di fornire dettagli specifici sullo stato di avanzamento del tuo progetto. Ad esempio: non dire qualcosa del tipo "Stiamo facendo buoni progressi nell`ottenere i nostri finanziamenti per l`arte", ma piuttosto dire "Con le due sovvenzioni da € 5.000 da queste diverse fondazioni, siamo solo 2€.000 lontano dal nostro obiettivo di € 12.000.`
4. Usa un linguaggio conciso. Ancora una volta, vuoi che il tuo rapporto sia chiaro e conciso. Non è intenzione sopraffare i lettori con un linguaggio che non aggiungerà nulla al rapporto. Ad esempio, frasi come "disastro completo" o "successo strepitoso" sono troppo emotive e vaghe per essere utili a clienti o dirigenti.
5. Cita le tue fonti. Tutte le informazioni che utilizzi che provengono da fonti esterne, inclusi grafici e dati, devono essere citate correttamente. È possibile aggiungere una pagina di risorse extra al rapporto sullo stato di avanzamento.
Consigli
- Cerca di seguire lo stile del manager. Potrebbero preferire un certo tipo di report. Alcuni dirigenti vogliono più elenchi o elenchi puntati, altri vogliono che le informazioni siano il più concise possibile. Altri vogliono solo che tu sia il più completo possibile, indipendentemente dal numero di pagine necessarie.
- Sii specifico quando fai il rapporto sullo stato di avanzamento, ma non eccessivamente prolisso.
Avvertenze
- Per essere sempre ben preparati a fare un rapporto sullo stato di avanzamento, è una buona idea tenere dei registri durante tutto il progetto in modo che sia facile raccogliere tutte le informazioni.
Articoli sull'argomento "Crea un rapporto sullo stato di avanzamento"
Condividi sui social network:
Popolare
