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Il modulo potrebbe essere disponibile sulla intranet della tua organizzazione o su un disco rigido condiviso. Se non lo trovi, chiedilo alla segreteria del consiglio. Se non viene prescritto alcun modulo o modello, assicurati di strutturare tu stesso la tua proposta. Assegna alla tua proposta un titolo che mostri chiaramente di cosa tratta la proposta, spiega perché stai facendo la proposta, qual è la proposta e quali sono le conseguenze della proposta. 
Vedi anche come presentare la proposta. Ad esempio, devi inviarlo via email a una persona specifica? Se ricevi un messaggio di assenteismo dopo aver inviato la proposta, assicurati di inviare anche la proposta al sostituto. Assicurati di inviare la proposta in modo completo e nel formato file corretto (ad es. PDF). Sarebbe un peccato se la tua proposta venisse restituita e manchi la scadenza. 
Da un lato, vuoi includere tutti i dettagli rilevanti. D`altra parte, non vuoi che la direzione affoghi nella quantità di informazioni. Prova a trovare la media aurea. In ogni caso, assicurati che tutte le informazioni essenziali siano nella proposta. Se hai abbastanza tempo per prepararti, può essere intelligente lasciare che qualcun altro guardi. Chiedi a un collega di leggere la proposta e chiedi se vede ancora cose non necessarie nella proposta. 
In generale, vuoi lasciare il minor spazio possibile all`interpretazione nella tua proposta. Ad esempio, se desideri che la tua azienda passi dall`agente per la pulizia ABC all`agente per la pulizia XYZ, assegna un nome specifico a tali marchi. 
Se stai utilizzando un programma di presentazione, posizionati accanto allo schermo. Assicurati di non essere tra lo schermo e le persone presenti. 
Mantieni la tua introduzione breve. Non devi raccontare la tua storia di vita; spesso basta dire qual è la tua posizione o il tuo ruolo nell`organizzazione. Supponi di aver inviato una proposta e qual è l`oggetto della proposta. Indicare quali documenti sono stati inviati con la proposta. Puoi chiedere se tutti hanno avuto modo di leggere la proposta. Ciò ti consente di determinare quanto ampiamente dovresti spiegare la tua proposta. 
La tua proposta deve essere sempre formulata positivamente. Dì al management cosa pensi che dovrebbero fare; non quello che pensi che siano non dover fare. Ad esempio, puoi dire: "Ti chiedo di decidere di interrompere l`uso del detergente ABC e di acquistare invece il detergente XYZ." 
Mantieni le tue risposte brevi e al punto. Se non capisci la domanda, chiedi chiarimenti. Oppure ripeti la domanda e la tua stessa formulazione e verifica con l`interrogante se questo è ciò che intende. 
Lascia che i membri del consiglio finiscano. Potresti sentirti dire cose con cui non sei affatto d`accordo. È importante che l`altra persona parli. Si prega di indirizzare la risposta all`intera direzione. Quando rispondi a un argomento, rivolgiti a tutti i presenti e non a una persona. 
Sii rispettoso, anche se non sei completamente d`accordo con ciò che sta dicendo qualcun altro. 
Assicurati di proporre solo aggiustamenti che sei sicuro siano fattibili. Metti in chiaro che queste alternative sono ben congegnate. Se dai l`impressione di inventarli sul posto, i membri del consiglio potrebbero iniziare a dubitare della fondatezza della tua proposta. Dopotutto, se puoi passare a un`alternativa così facilmente, perché non l`hai subito proposta? 
Se la discussione mostra che tutti sono d`accordo, il presidente può saltare la votazione e chiedere semplicemente se qualcuno ha obiezioni alla proposta. Se la tua proposta viene respinta, non discuterla in riunione. Piuttosto parla con coloro che si sono opposti alla proposta in seguito e vedi se riesci a presentare una proposta migliore con aggiustamenti che saranno accettati. 
È intelligente preparare in anticipo un simile progetto di decisione. Potrebbe essere necessario modificare alcune cose dopo la riunione, ma la decisione può essere presa in via definitiva subito dopo la riunione. Tu e la tua organizzazione potete quindi iniziare a implementare la decisione più velocemente.
Fare una proposta per il consiglio di amministrazione
Contenuto
Il consiglio di amministrazione dirige una società o un`organizzazione. Nelle società più grandi, un consiglio di amministrazione viene anche chiamato "consiglio di amministrazione". Se vuoi che la direzione intraprenda una determinata azione, dovrai presentare una proposta alla direzione. Tale proposta sarà poi discussa in una riunione del consiglio. Molti team di gestione hanno un metodo di lavoro prestabilito per tale proposta.
Passi
Parte 1 di 3: Scrivi la tua proposta
1. Controlla quali sono le regole all`interno della tua organizzazione. Il modo in cui dovresti presentare una proposta alla direzione della tua organizzazione può essere descritto in un`istruzione di lavoro o in un regolamento di gestione. È importante seguire il metodo di lavoro concordato se si desidera che la proposta venga gestita dalla direzione.
- Molte organizzazioni hanno le regole per presentare una proposta su carta. Se non sai dove trovarlo nella tua organizzazione, la segreteria del consiglio è un buon inizio.
- Verifica se hai bisogno di dire a qualcun altro quale proposta stai inviando. In ogni caso, informa il tuo responsabile, anche se ciò non è previsto nella modalità di lavoro concordata.
- Se non sei mai stato a una riunione del consiglio, verifica se puoi parteciparvi prima di presentare la tua proposta. Forse il tuo manager andrà al consiglio con una proposta diversa e tu puoi andare d`accordo. È quindi possibile vedere come viene discussa una proposta durante tale riunione.
2. Verifica se è necessario utilizzare un determinato modulo o modello. Se devi presentare la tua proposta per iscritto, la tua organizzazione può prescrivere un modulo specifico per questo. A volte le regole si applicano all`ordine degli argomenti nella proposta, a volte la proposta stessa è priva di forma, ma devi compilare una determinata copertina e aggiungerla alla tua proposta.
3. Verifica se c`è una scadenza entro la quale devi presentare la proposta. Nelle organizzazioni informali a volte puoi presentare la proposta durante la riunione stessa (e questo spesso non deve essere per iscritto). Molte organizzazioni richiedono di presentare la proposta con alcuni giorni di anticipo o anche con alcune settimane.
4. Usa un linguaggio chiaro. Spiega chiaramente cosa vuoi. Una buona proposta è breve e concisa e descrive accuratamente cosa vuoi che il consiglio faccia o quale posizione vuoi che il consiglio prenda. Usa parole attive e assicurati che ogni parola sia rilevante.
5. Assicurati che la tua proposta sia concreta. Se invii una proposta vaga, ci sono meno possibilità che la proposta venga accettata. È improbabile che i dirigenti votino a favore di una proposta se non capiscono cosa significa o se può essere interpretata in più modi.
Parte 2 di 3: Spiegare la tua proposta
1. Assicurati di essere puntuale. Se la riunione del consiglio non è pubblica, è spesso intenzione di aspettare fuori dalla sala riunioni fino al tuo turno. Invia un messaggio all`addetto alle note non appena arrivi in modo che sappia di chiamarti quando è il tuo turno.
- Se l`oratore di fronte a te lascia la sala riunioni, spesso puoi entrare direttamente. Guarda la direzione per assicurarti che sappiano che sei lì.
2. Aspetta di avere la parola. Quando sarà il tuo turno, il presidente ti darà la parola. Dì "Grazie". A seconda di ciò che è consuetudine nella tua organizzazione, rimani o ti siedi o stai di fronte al gruppo.
3. Dì perché sei lì. Se i partecipanti non ti conoscono, di` loro chi sei. Poi spiega perché sei lì.
4. Spiega la tua proposta. Spiega cosa comporta la proposta e perché la stai facendo. Termina con una frase che riassume la decisione che stai chiedendo alla direzione. Spesso c`è un lasso di tempo specifico per la discussione del punto all`ordine del giorno. Tieni a mente. Assicurati di rimanere entro il tempo con la tua spiegazione, in modo che ci sia tempo per la discussione.
5. Chiedi ai partecipanti se hanno domande. È possibile che uno o più membri della direzione abbiano domande sulla proposta. rispondi.
Parte 3 di 3: Prendi una decisione
1. Lascia parlare il presidente. Dopo che tutte le domande sono state poste e risposte, il presidente conclude la discussione. Il presidente chiederà quindi ai presenti cosa ne pensano della proposta.
- Ad esempio, se hai suggerito di cambiare detersivo, il presidente dirà qualcosa del tipo "La nostra organizzazione dovrebbe passare dal detersivo ABC al detersivo XYZ??Il presidente porrà tale domanda al resto del consiglio come una domanda sì/no.
2. Dai alla direzione una stanza per presentare argomenti. I membri della direzione hanno ora l`opportunità di esprimere il loro parere sulla proposta.
3. Partecipa alla discussione. Unisciti alla conversazione. In una riunione molto formale potrebbe essere necessario attendere che venga pronunciata la parola. In riunioni più informali, puoi rispondere direttamente agli altri.
4. Considera gli aggiustamenti. Se i dirigenti sono ampiamente d`accordo con la tua proposta, ma hanno difficoltà con uno o due punti, valuta la possibilità di modificarla. Ad esempio, se proponi di cambiare i prodotti per la pulizia a partire dal 1 giugno e la direzione apprezza così tanto la proposta da voler cambiare prima, allora proponi di passare a una data precedente. In tal modo, spiegare quali sono i rischi, ad esempio che l`organizzazione rimanga con grandi scorte del vecchio detergente.
5. Guarda il voto sulla proposta. Dopo che il presidente ritiene che tutte le opinioni siano state sufficientemente discusse, procede alla votazione. Questo può essere fatto per alzata di mano o un verbale "pro" o "contro". Solo i membri del consiglio possono votare. Quindi non tu stesso.
6. Aiutaci a scrivere la decisione. Se la tua proposta viene accettata, ti potrebbe essere chiesto di scrivere una bozza della decisione. Questo è spesso un riassunto della conclusione della tua proposta, con eventuali adeguamenti discussi durante la riunione.
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