Istruzioni passo passo gratis 
Cosa sa già il tuo pubblico? Il tuo pubblico ha familiarità con l`organizzazione e le sue procedure? Conoscono la terminologia?? La lingua che usi dovrebbe corrispondere alla conoscenza e al contributo del lettore. Le abilità linguistiche del tuo pubblico. È possibile che ci siano persone che non parlano la tua lingua quando "leggono" la tua SOP? In tal caso, è una buona idea includere immagini con didascalie e diagrammi. La dimensione del tuo pubblico. Se la tua SOP viene letta da molte persone (in ruoli diversi) contemporaneamente, dovresti impostare il documento come un dialogo in un`opera teatrale: l`utente 1 fa qualcosa, poi l`utente 2 e così via. In questo modo, ogni utente può vedere come è un ingranaggio in una macchina ben funzionante. 
Se è un progetto che ti senti obbligato a portare a termine, non aver paura di chiedere quotidianamente aiuto a chi è coinvolto nella procedura. La conduzione delle interviste è una parte comune del processo di creazione delle SOP. 
Oltre allo scopo generale e ad altre informazioni rilevanti (data, autore, numero ID, ecc.), contiene solo un elenco di passaggi. Se non sono necessari ulteriori dettagli o chiarimenti, questo è sufficiente. 
Per garantire il rispetto degli standard di conformità Per massimizzare i requisiti di produzione per garantire che la procedura non abbia effetti negativi sull`ambiente Per garantire la sicurezza Per assicurarsi che tutto vada secondo i piani Per evitare difetti di fabbricazione Da utilizzare come documento di formazione Sapere cosa enfatizzare SOP rende più facile strutturare il documento attorno a quei punti. È anche più facile vedere quanto sia importante la tua SOP. 
Portata e applicabilità. In altre parole, descrivi lo scopo del processo, i suoi limiti, ma anche come viene utilizzato. Aggiungi standard, regolamenti, ruoli e responsabilità, input e output. Metodologia e procedure. Questa è la carne con le ossa: elenca tutti i passaggi, inclusi i dettagli necessari e tutte le attrezzature necessarie. Includere procedure e fattori decisionali successivi. Indica i punti "what... if" e le possibili violazioni o considerazioni sulla sicurezza. Chiarimento terminologico. Identifica le abbreviazioni e le frasi che non sono nel linguaggio comune. Avvisi per la salute e la sicurezza. Elencarli in un capitolo separato ed elencarli accanto ai passaggi a cui si riferiscono. Non banalizzare queste cose. Attrezzature e forniture. Elenca ciò che è necessario e quali attrezzature o standard di attrezzature puoi trovare quando e dove. Avvisi e problemi. Il reparto problemi, quindi. Parla di tutto ciò che potrebbe andare storto, a cosa prestare attenzione e quale potrebbe essere un problema per il prodotto finale e perfetto. Assegna a ogni argomento il suo capitolo (di solito numerato) per evitare di rendere la tua SOP troppo linguistica e confusa e per mantenere le cose accessibili. Questa non è una lista esaustiva; questa è solo la punta dell`iceberg procedurale. La tua organizzazione può indicare quali altri aspetti richiedono attenzione. 
Ecco un cattivo esempio: Assicurarsi di rimuovere tutta la polvere dalle prese d`aria prima di utilizzarle. Ecco un Buono esempio`: Prima dell`uso, aspirare tutta la polvere dalle prese d`aria. Non parlare di "tu" in generale. Parla da sé. Parla attivamente e inizia le frasi con l`imperativo. 
Se le cose non sono chiare, chiedi a persone diverse di prendere in considerazione tutti i ruoli e le responsabilità. Un membro del team può non aderire alla SOP e un altro può essere coinvolto solo in parte degli atti. 
Non usarli solo per ravvivare la tua SOP o per farla sembrare più impressionante; fallo solo se ha senso o se stai cercando di infrangere una barriera linguistica. 
Ogni pagina dovrebbe avere un titolo breve o un numero ID, la data e un numero di pagina. Potresti aver bisogno di note a piè di pagina; ciò dipende dalla politica della tua organizzazione su questo punto. 
Coinvolgendoli e rendendoli parte del processo, è più probabile che accettino questa SOP. E senza dubbio hanno delle buone idee! 
Utilizza i sistemi di routing ufficiali per ottenere le autorizzazioni sui documenti, in modo da essere sicuro che il percorso di approvazione sia correttamente firmato. Questo differisce da organizzazione a organizzazione. Vuoi solo assicurarti che tutti abbiano detto la loro e che tutte le regole siano seguite. Deve avere firme. La maggior parte delle aziende non ha più problemi con le firme elettroniche. 
Assicurati che la tua SOP rimanga aggiornata. Se non è più così, fornire immediatamente un aggiornamento, assicurarsi che gli aggiornamenti siano approvati e documentati e inviare nuovamente la SOP. La sicurezza, la produttività e il successo del tuo team dipendono da questo.
Scrivere una procedura operativa standard
Contenuto
Una procedura operativa standard (SOP) contiene informazioni su come eseguire un`attività passo dopo passo. Una SOP esistente deve solo essere modificata e aggiornata, ma potresti anche trovarti in una situazione in cui devi configurarne una da zero.
Passi
Parte 1 di 3: Configurare la tua SOP
1. Scegli la configurazione. Non esiste un modo giusto e uno sbagliato di scrivere una SOP. Ma la tua azienda probabilmente ha già una serie di SOP che puoi guardare per avere un`idea della configurazione desiderata. Usa le SOP esistenti, se presenti, come esempio. Se non ce ne sono, hai alcune opzioni:
- La configurazione con i semplici passaggi. In questo modo va bene per le procedure di routine, che sono brevi, danno pochi risultati possibili e sono abbastanza concrete. A parte la documentazione necessaria e le istruzioni di sicurezza, in realtà non è altro che un elenco di punti, che dice al lettore con semplici frasi cosa deve essere fatto.
- La struttura con i passaggi gerarchici. Questo funziona bene per procedure più lunghe, con più di dieci passaggi, che coinvolgono decisioni da prendere, chiarimenti e terminologia da spiegare. Questo è generalmente un elenco sequenziale dei passaggi principali e dei loro passaggi secondari.
- L`impostazione con i diagrammi di flusso. Se una procedura è più simile a una mappa, con molti risultati possibili diversi, un diagramma di flusso è la soluzione migliore. Dovresti optare per questa configurazione quando i risultati non possono essere previsti con precisione.
2. Pensa al tuo pubblico. Ci sono tre cose importanti da considerare prima di scrivere una SOP:
3. Pensa alla "tua" conoscenza. La linea di fondo è questa: sei la persona giusta per scriverlo? Capisci di cosa si tratta?? Come potrebbe andare storto? Come renderlo sicuro? In caso contrario, meglio affidare il lavoro a qualcun altro. Una SOP scritta male o, peggio, scritta in modo errato, non solo porta a una riduzione della produttività e al fallimento dell`organizzazione, ma può anche essere pericolosa e avere un impatto su tutto, dal tuo team all`ambiente. In breve, non c`è alcun rischio che tu voglia correre.
4. Scegli tra una SOP corta o lunga. Se stai scrivendo o aggiornando una SOP per un gruppo di persone che hanno familiarità con il protocollo, la terminologia, ecc. e vuoi solo una SOP breve e concisa, come una lista di controllo, può mantenerla breve.
5. Tieni a mente l`obiettivo della SOP. È chiaro che hai a che fare con una procedura che si ripete più e più volte nella tua organizzazione. Ma c`è una ragione specifica per cui questa SOP è così preziosa? Dovrebbe essere enfatizzata la sicurezza? Misure di conformità? È usato per l`allenamento o su base giornaliera? Ecco alcuni motivi per cui la tua SOP è necessaria per il successo del tuo team:
Parte 2 di 3: Scrivere la tua SOP
1. Descrivi il materiale necessario. Le SOP tecniche sono generalmente costituite da quattro elementi, "oltre" alla procedura stessa:
- frontespizio. Ciò include 1) il titolo del procedimento, 2) un numero di identificazione della SOP, 3) la data di emissione o modifica, 4) il nome della società, divisione o dipartimento a cui si riferisce la SOP e 5) le firme di coloro che hanno preparato e approvato la SOP. Puoi impostare questa pagina come preferisci, purché le informazioni siano chiare.
- Indice. Questo è necessario solo se la tua SOP è lunga, quindi puoi cercarla facilmente. Una semplice configurazione standard è ciò di cui hai bisogno qui.
- Qualità e controllo qualità. Una procedura non va bene se non può essere verificata. Assicurati di avere a disposizione i materiali e i dettagli necessari in modo che il lettore possa verificare se il risultato desiderato è stato raggiunto. Questo può essere sotto forma di altri documenti, come ad esempio esempi di valutazione.
- Riferimento. Assicurati di avere un elenco di tutte le opere di riferimento citate o citate. Quando si fa riferimento ad altre SOP, assicurarsi che le informazioni necessarie siano incluse nell`allegato.
- È possibile che la tua organizzazione utilizzi protocolli diversi da questi. Se puoi fare riferimento a eventuali SOP preesistenti, lascia andare questa struttura e attieniti a ciò che è già presente.
2. Durante la procedura stessa, assicurati di rispettare quanto segue:
3. Mantieni i tuoi scritti concisi e facili da leggere. È probabile che il tuo pubblico non li legga per divertimento. Mantienilo breve e diretto al punto, altrimenti perderai la concentrazione o non troveranno il documento da leggere e difficile da capire. Mantieni le tue frasi il più brevi possibile.
4. Intervistare, se necessario, i dipendenti che si occupano del processo su come svolgono il lavoro. L`ultima cosa che vuoi è scrivere una SOP che non è giusta. Metti in pericolo la sicurezza, l`efficacia e il tempo del tuo team e non prendi in considerazione le procedure già in uso, cosa per cui i tuoi colleghi non ti ringrazieranno. Fai domande se necessario! Questo deve essere fatto bene!
5. Suddividi grandi blocchi di testo in blocchi con diagrammi e diagrammi di flusso. Se hai a che fare con uno o due passaggi particolarmente difficili, rendi facile per i tuoi lettori un grafico o un diagramma. Diventa più facile da leggere e dà alla mente una pausa da tutti gli sforzi per capire tutto. E per te sembra più completo e ben scritto.
6. Assicurati che ogni pagina abbia la codifica corretta. La tua SOP è senza dubbio una delle tante SOP. Per questo motivo, la tua organizzazione dovrebbe mantenere una sorta di database in cui tutto è tenuto in base a un determinato sistema di indicizzazione. La tua SOP fa parte di quell`indicizzazione e quindi ha bisogno di una qualche forma di codifica per essere trovata. Ecco perché dovrebbe essere chiaro.
Parte 3 di 3: Garantire successo e precisione
1. Testare la procedura. Se non vuoi testare la tua procedura, probabilmente non l`hai scritta abbastanza bene. Chiedi a qualcuno con una "comprensione limitata" del processo (o qualcuno che sia rappresentativo del lettore occasionale) di utilizzare e farsi guidare dalla tua SOP. Quali problemi incontrano?? Se ci sono, è necessario affrontarli e apportare le modifiche necessarie.
- È meglio far testare la tua SOP da alcune persone. Persone diverse si imbattono in cose diverse, il che ti darà molte risposte (si spera utili).
- Assicurati che la procedura sia testata da qualcuno che non l`ha mai eseguita. Qualcuno con una conoscenza privilegiata farà ancora affidamento su quello e non in primo luogo sul tuo lavoro per progredire, in modo che manchi il suo obiettivo.
2. Far rivedere la SOP da coloro che effettivamente eseguono la procedura. Non importa alla fine vero da quello che pensano i tuoi capi della SOP. Si tratta di coloro che in realtà devono collaborare. Quindi, prima di inviarlo ai capi di cui sopra, mostra il frutto della tua penna a coloro che stanno per fare o stanno già facendo il lavoro. Trovare cosa lei di esso?
3. Fai controllare la tua SOP dai tuoi consulenti e dal dipartimento di controllo qualità. Una volta che il team è a posto, puoi inoltrarlo ai tuoi consulenti. Potrebbero avere meno da dire sul lavoro stesso, ma ti faranno sapere se l`installazione è buona, se hai dimenticato qualcosa e ti faranno sapere come rendere tutto ufficiale e parte del sistema.
4. Inizia a utilizzare la tua SOP non appena viene approvata. Potrebbe essere necessario organizzare prima la formazione per i dipendenti coinvolti, ma può anche significare che la carta è appesa nella toilette. In ogni caso, assicurati che il tuo lavoro venga utilizzato! ce l`hai fatta. Tempo per un piccolo riconoscimento!
Consigli
- Usa l`olandese semplice per spiegare i passaggi.
- Ricordarsi di coinvolgere le parti interessate ove possibile in modo che il processo scritto sia lo stesso del processo effettivo.
- Verifica se esiste una versione precedente della SOP. Forse puoi limitarti a qualche rapido aggiustamento. Assicurati di documentarlo bene!
- Avere una cronologia dei documenti con ogni nuova versione.
- Usa diagrammi di flusso e immagini per aiutare il lettore a seguire il processo.
- Presta attenzione alla luminosità. Assicurati che non siano possibili interpretazioni multiple. Mostra la procedura a qualcuno che non la conosce e chiedi cosa ne pensano: potresti avere una sorpresa.
- Fai controllare il tuo pezzo prima di farlo approvare.
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