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Bastano delle scuse brevi e semplici, del tipo: "Scusa non ce la faccio questa volta.` Non usare un linguaggio vago e non dire che "potresti" non essere in grado di mantenere l`accordo. È sempre meglio essere diretti e onesti. 
Non c`è bisogno di entrare nei dettagli sul motivo, anche se sei onesto. Il ricamo può far sembrare che tu stia inventando qualcosa. Non dire mai "è successo qualcosa di più importante" o qualcosa del genere. Non inventare scuse. Corri il rischio che l`altra persona scopra che non sei onesto, il che potrebbe peggiorare la situazione. 
Questo è particolarmente importante se l`altra persona ti incontra come favore, come un professionista nel tuo campo con più esperienza. 
Ad esempio, potresti dire "Sono libero il venerdì dopo le 14".00:00 e sempre il lunedì o il martedì dalle 13:00.00 ore e 17.00 ore. Quegli orari ti sono convenienti o preferisci un altro tempo?` 
Puoi anche suggerire una riunione Skype o Google Hangouts se la persona che stai cercando di riprogrammare è molto impegnata o lontana. 
Ad esempio, se non hai appuntamenti a dicembre, ma sai per esperienza che il tuo calendario si riempirà durante le vacanze, è meglio non riprogrammare l`appuntamento a quei giorni. 
Annulla un appuntamento
Contenuto
Che sia dovuto a un ritardo imprevisto, problemi di traffico o un malinteso nella pianificazione, a volte dover disdire un appuntamento è inevitabile. Dare la notizia alla persona con cui ti perderai l`appuntamento può essere scoraggiante, ma se sei onesto ed educato e faglielo sapere il prima possibile, la persona probabilmente capirà. Fissa un nuovo appuntamento nello stesso momento in cui annulli o il prima possibile e offri di incontrarti vicino alla persona per renderla più facile.
Passi
Parte 1 di 2: Annulla educatamente l`appuntamento
1. Si prega di contattare la persona con cui si è concordato il prima possibile. Più a lungo aspetti con quello, più difficile lo rendi per lui o lei. Cancellando con largo anticipo indichi che rispetti il suo tempo.
2. Chiama per disdire il tuo appuntamento di persona se annulli all`ultimo minuto. Se è meno di un giorno, devi chiamare direttamente la persona con cui hai concordato. Inviare e-mail, inviare SMS o chiamare un agente al tuo posto può sembrare sconsiderato quando lo infastidisci con un cambiamento dell`ultimo minuto.
3. Porgi le tue scuse sincere. Anche se annulli con molto anticipo, fagli sapere che ti dispiace dover annullare l`appuntamento. Lui o lei potrebbe aver annullato altri piani per incontrarti e potresti aver causato loro disagio annullandoti.
4. Spiega brevemente perché non ci riuscirai. Se hai una buona ragione, come problemi di traffico o una malattia, fagli sapere che è per questo che hai dovuto annullare. Se hai un motivo meno accettabile, come dimenticare l`appuntamento o programmare accidentalmente un appuntamento duplicato, fornisci una spiegazione generale, ad esempio "È saltato fuori qualcosa da cui non riesco a sottrarmi".`
5. Fai sapere alla persona che apprezzi il suo tempo. Assicurati di sottolineare che apprezzi il fatto che lui o lei stia spostando l`appuntamento e che ti penti di dover annullare. Metti in chiaro che riconosci che il suo tempo non è illimitato.
Parte 2 di 2: Fissa un altro appuntamento
1. Offriti di incontrarti di nuovo quando annulli. Questo non solo ti eviterà il fastidio di riprogrammare in seguito, ma dimostrerà anche che sei ancora interessato all`appuntamento. Quando chiami o invii un`e-mail per annullare, dovresti finire per dire che vuoi riprogrammare quando è più conveniente per lui o lei.
2. Si prega di indicare alcune volte quando si è disponibili per incontrarsi. Devi fare del tuo meglio per soddisfare l`agenda dell`altra persona, ma è utile dare loro alcune opzioni tra cui scegliere. Scopri tre o quattro volte che sei disponibile e chiedi se quei tempi gli vanno bene.
3. Offriti di incontrarti vicino a lui o lei. Per compensare l`annullamento del primo incontro, è una buona idea cercare di rendere più facile per lui o lei l`appuntamento riprogrammato. Offriti di incontrare la persona nel suo ufficio o in un posto vicino a dove si troverà in quel momento.
4. Scegli un momento in cui sai che ce la puoi fare. Annullare una volta può rendere ancora più irritante o scomodo annullare di nuovo e può danneggiare la tua reputazione con la persona con cui stai incontrando. Controlla attentamente la tua agenda e assicurati che il nuovo orario concordato sia conveniente per te e che non ci siano grandi possibilità di qualcosa di imprevisto durante quel periodo.
5. Prendere nota dell`orario concordato. Dopo aver scelto un orario per riprogrammare il tuo appuntamento, inseriscilo nel tuo calendario. Puoi anche prendere una nota fisica e metterla da qualche parte per ricordarla a te stesso.
6. Ringrazia la persona per la sua pazienza quando la incontri. Inizia il tuo appuntamento ringraziando la persona o le persone con cui hai concordato per aver spostato l`appuntamento. Non devi scusarti di nuovo, ma mostrare che lo apprezzi per aver modificato il tuo programma mostra che apprezzi il suo tempo.
Consigli
- Dovresti evitare il più possibile di annullare gli appuntamenti, perché questo può essere dannoso per te e danneggiare le tue relazioni.
- Se hai concordato con qualcuno di cui paghi i servizi, come un consulente, controlla se lui o lei ha una politica di cancellazione.
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