Rispondere a un rsvp via e-mail: 10 passaggi (con immagini)

Contenuto

Passi

Con la crescente popolarità dell`e-mail come alternativa alla posta tradizionale, gli inviti e-mail stanno diventando sempre più popolari per matrimoni, compleanni, riunioni di famiglia, ecc. Gli organizzatori di eventi oggi si affidano alle e-mail RSVP molto più che mai. Poiché le e-mail RSVP sono così nuove, molte persone non capiscono come rispondere correttamente. Fortunatamente, determinando come e quando rispondere, prestando attenzione al testo della tua risposta e verificando la ricezione, puoi essere più in grado di rispondere a un`e-mail RSVP.

Passi

Parte 1 di 3: Determinare come e quando rispondere

Immagine titolata Reply to an RSVP Email Step 1

1. Mi chiedo se ci vai o no. Il tuo primo passo e la tua decisione sarà determinare se andrai all`evento vero e proprio. Dovresti pensare di partecipare all`evento una volta ricevuta l`e-mail RSVP.

Pensa al luogo dell`evento e se hai bisogno di viaggiare. Ad esempio, se qualcuno ti invita a un matrimonio fuori città, potresti dover acquistare i biglietti aerei per arrivarci. Questo può essere costoso.
Pianifica per assicurarti di non avere altri eventi in quel giorno e in quell`ora.
Parla con il tuo partner e altri membri della tua famiglia per assicurarti che siano disponibili. Puoi accettare l`invito per alcuni membri e non per altri.

Immagine titolata Reply to an RSVP Email Step 2

2. Riconosci il tipo di occasione. Diversi tipi di occasioni richiedono linguaggi e livelli di formalità differenti. Quindi dovresti pensare all`occasione prima di rispondere all`invito. Questo ti aiuterà a non commettere un passo falso sociale.

È un evento informale?. Ad esempio, è un barbecue che il tuo vicino ha senza motivo e su cui invia un`e-mail informale?? Questo tipo di evento può guadagnare un tono disinvolto nella tua risposta e potresti avere meno tempo per rispondere.

È un evento formale?. Eventi come matrimoni, feste di compleanno, bar o bat mitzvah richiedono che tu risponda con lo stesso tono formale in cui sei stato invitato.

Immagine titolata Reply to an RSVP Email Step 3

3. Rispondi in tempo. Dopo aver preso la tua decisione e aver pensato all`evento, devi rispondere in modo tempestivo. In definitiva, questo è uno degli aspetti più importanti della risposta a un`e-mail RSVP, poiché devi far sapere alla persona se stai partecipando o meno all`evento.

Leggi cosa dice l`invito come data "RSVP per". Questa data non è un suggerimento. Assicurati di aver letto l`RSVP per quella data.

Rispondi il prima possibile. Anche se la persona che ti ha invitato potrebbe averti concesso un mese o due per rispondere, ciò non significa che dovresti prenderti tutto quel tempo. Invece, dovresti rispondere non appena hai preso una decisione concreta se venire o meno.

Parte 2 di 3: Scrivi la tua risposta

Immagine titolata Reply to an RSVP Email Step 4

1. Inserisci la riga dell`oggetto. Dopo aver deciso come e quando rispondere, dovrai redigere la tua lettera. Puoi farlo iniziando con la riga dell`oggetto. La riga dell`oggetto deve contenere l`accettazione o il rifiuto dell`invito e riflettere il tono di tale decisione.

Per gli eventi formali, usa un tono formale. Ad esempio, scrivi "Annullamento Roger e Anne per il ballo e il banchetto dell`11 maggio.`
Per gli eventi casuali, come il barbecue del tuo vicino, potresti scrivere: "Impossibile venire al tuo barbecue l`11 maggio.`

Immagine titolata Reply to an RSVP Email Step 5

2. Scrivi il saluto. È importante utilizzare il saluto corretto per la tua risposta, poiché imposta il tono della tua risposta. Inoltre, utilizzando un saluto appropriato, dai alla persona che ti ha invitato all`evento un`idea di come ti senti nei loro confronti.

Scegli un saluto come: "Caro", "A" o "Mio caro amico".

Un evento informale richiede un semplice saluto alla persona che ti ha inviato un`e-mail. Ad esempio: "Cari John e Marcy".

Immagine titolata Reply to an RSVP Email Step 6

3. Scrivi il testo del messaggio. Il corpo del messaggio è probabilmente la parte più importante dell`e-mail. Riflette il tono dell`evento e risponde direttamente all`invito. Alcuni esempi di come accettare o rifiutare un invito includono:

Un evento più informale richiede una risposta informale, ad esempio: "Ehi Tom, grazie per averci invitato al barbecue, ma quel giorno non saremo a casa".

Un evento formale richiede un tono più formale. Ad esempio: "La famiglia Haarssen accetta il tuo invito al matrimonio di Josh e Belinda il 5 novembre 2019",. Un altro esempio è: `Jan e Sarah Appel sono felici di accettare il tuo invito per il compleanno di Marta Roden.`

Un rifiuto formale potrebbe essere: "Purtroppo, la famiglia Parker non potrà partecipare al matrimonio di Jan e Belinda il 5 novembre 2019".`

Immagine titolata Reply to an RSVP Email Step 7

4. Termina l`e-mail con un saluto e digita il tuo nome. Dopo aver scritto il tuo messaggio, devi firmare l`e-mail RSVP. Firmare l`e-mail è più di una formalità: rappresenta il tipo di relazione che hai con la persona. Indica anche come ti senti nei confronti della persona.

Scegli un saluto formale. Ad esempio, scegli qualcosa come: "Cordiali saluti", "Cordiali saluti" o "Cordiali saluti" (molto formale).

Scegli un saluto informale come "Tu...", "Amore", "Cordiali saluti" o "Saluti".

Scegli un saluto che corrisponda a un annullamento o a un impegno. Ad esempio, scegli "Scusa" o "Grazie".

Digita il tuo nome dopo la frase di chiusura. Per eventi più casual, firma con il tuo nome insieme ai nomi di tutti gli invitati. Per eventi più formali, digita i nomi di tutti gli invitati e il cognome dopo il cognome. In alcune circostanze, ad esempio quando conosci bene la persona, puoi firmare con "The Smith Family".

Parte 3 di 3: Gestione delle e-mail automatiche e risoluzione dei problemi

Immagine titolata Reply to an RSVP Email Step 8

1. Premi Rifiuta o Accetta, se l`e-mail contiene un pulsante automatico. Molte persone che pianificano eventi formali si affidano sempre più a servizi RSVP automatizzati per inviare e-mail. Se qualcuno utilizza tale servizio per inviarti un`e-mail RSVP, l`e-mail sarà probabilmente generata da una terza parte. Inoltre, è probabile che siano presenti pulsanti integrati nell`e-mail che ti consentono di scegliere "accetta" o "rifiuta".

Non è necessario inviare un`e-mail alla persona reale se si riceve tale e-mail.
Se hai accettato o rifiutato l`invito, le informazioni verranno inviate al servizio di posta, che le inoltrerà alla persona che ha pianificato l`evento.
Le e-mail di servizio RSVP automatizzate di terze parti sono comunemente utilizzate per eventi semi-formali come feste di compleanno, feste di quartiere, ecc.

Immagine titolata Reply to an RSVP Email Step 9

2. Clicca su `Ricevuta di ricevuta`. Se vuoi assicurarti che la persona riceva la tua risposta, considera di fare clic sul pulsante "Conferma di reso" nel tuo programma di posta elettronica. Facendo clic su questo, il tuo servizio di posta elettronica avrà generato un`e-mail di conferma quando la persona a cui stai rispondendo riceve o apre la tua risposta. In questo modo sai che hanno ricevuto il tuo messaggio.

Il pulsante Conferma consegna può trovarsi in posizioni diverse, a seconda del programma di posta elettronica che stai utilizzando.

Alcuni servizi di posta elettronica potrebbero non offrire questa opzione.

Immagine titolata Reply to an RSVP Email Step 10

3. Invia un`e-mail di follow-up se cambi i tuoi piani. In alcuni casi potrebbe essere necessario modificare la risposta. Se hai accettato l`invito e poi scopri che non puoi partecipare, o se hai rifiutato e sei improvvisamente in grado di andare, devi quindi contattare la persona che ti ha invitato per farlo sapere.

Se hai accidentalmente accettato un`e-mail RSVP automatizzata, basata su pulsanti, dovresti inviare immediatamente un`e-mail alla persona per correggere l`errore.

Se desideri rifiutare un invito che hai inizialmente accettato, informa il mittente. Ad esempio, invia loro un`e-mail con l`oggetto "Modifica la mia RSVP" e scrivi qualcosa come "A causa di eventi imprevisti, io e Sarah non potremo partecipare alla tua festa del 20° compleanno il 14 di questo mese". Ci scusiamo per il cambiamento e speriamo di rivederti presto.`

Se devi accettare un invito che hai già rifiutato, dillo alla persona. Ad esempio, invia loro un`e-mail con oggetto "Modifica la mia RSVP" e scrivi "Mi piacerebbe partecipare al tuo evento, se hai ancora l`opportunità di ospitare più ospiti.`

Le modifiche RSVP dovrebbero essere apportate al più presto. Gli eventi informali possono essere modificati entro giorni dall`evento, ma le modifiche alle RSVP in occasione di eventi formali (come i matrimoni) devono essere comunicate con almeno un mese di anticipo.