Istruzioni passo passo gratis 
Pensa a tre cose che vuoi che accadano come risultato dell`evento. Questi possono essere obiettivi finanziari, obiettivi sociali e obiettivi personali. Hai il controllo. 
Assicurati di tenere informati i membri del tuo team sui tuoi piani. Se gli altri sanno qual è l`obiettivo, possono aiutarti meglio e saranno più motivati a lavorare con te verso il tuo obiettivo. Se non puoi reclutare volontari, assumi persone. La posizione in cui organizzi il tuo evento può probabilmente aiutarti in questo. 
Cerca dei modi per mantenere bassi i tuoi costi. Ad esempio, una posizione più economica o prenditi cura della decorazione da solo. Un semplice incontro ben organizzato lascia più impressione di una grande festa organizzata che si rivela un flop. 
Prendi il calendario e pensa a chi è il tuo pubblico. Stai prendendo di mira mamme e papà casalinghi? Quindi una mattina nei giorni feriali è una buona scelta. Stai prendendo di mira gli studenti? Quindi scegli una località facilmente raggiungibile in treno o in bicicletta. Alcune località devono essere prenotate con largo anticipo. Una volta che sai dove vuoi tenere il tuo evento, contatta quel luogo e chiedi se sono disponibili nella data desiderata. Organizzalo il prima possibile; posizioni popolari sono mesi di anticipo. 
È importante esaminare l`intero elenco con il team e vedere cosa ti manca ancora. Quali problemi pratici puoi incontrare e come risolverli in anticipo? 
Pensa ad altri modi per promuovere il tuo evento. E-mail? Volantino? social media? Pensa a come puoi incoraggiare le persone a venire al tuo evento e come puoi tenerle lì durante l`evento. 
Crea una sequenza temporale per ogni attività. Quando inizia e finisce l`attività, chi è necessario per quale momento, di quali attributi hai bisogno e quando per quale attività. In questo modo, la tua panoramica delle attività diventa gradualmente uno script completo. 
Esamina la pianificazione in dettaglio con il tuo team e i tuoi volontari. Va tutto bene? Dove ci sono ancora colli di bottiglia nella pianificazione e come risolverli insieme? Assicurati che non ci siano problemi all`interno del team. Non devi essere tutti i migliori amici l`uno dell`altro, ma assicurati che le persone possano lavorare bene insieme. 
È importante che i visitatori dell`evento si sentano i benvenuti. Avere un comitato di accoglienza di una o due persone che accolga tutti all`ingresso e possa rispondere alle domande dei visitatori. 
Quali social media sono utili da usare dipende da chi è il tuo pubblico di destinazione. Snapchat e Weibo per i giovani, Instagram per i giovani più anziani, Twitter per i trentenni e quarantenni, LinkedIn per i lavoratori (per lo più con un`istruzione superiore). 
Assicurati di conservare tutte le ricevute e le fatture. Avrai bisogno di tutti loro. Più chiaramente tieni traccia di ciò dall`inizio, più facile sarà in seguito trovare determinate fatture ed eseguire la contabilità. 
Pensa a chi è il tuo gruppo target e scegli i media che corrispondono. Sopra abbiamo già parlato di vari social media. Lo stesso vale per i supporti cartacei: scopri quali giornali o riviste legge il tuo gruppo target e fai pubblicità su di essi. 
Prenditi il tuo tempo per questo. Non smettere di pensare alle cose finché non ti vengono in mente almeno cinque cose a cui non avevi pensato prima. Penne, cassette di pronto soccorso, prolunghe, lavagne a fogli mobili, attaccapanni, ecc. 
Ordina cibo e bevande in tempo o fallo preparare al momento (non dimenticare il caffè – e il latte, lo zucchero, i dolcificanti, i cucchiai e i biscotti). Se c`è cibo per i visitatori durante il tuo evento (spuntini o un pasto), assicurati di prendere in considerazione le esigenze dietetiche (il vegetariano per esempio, ma anche il senza glutine è popolare in questi giorni). Controlla se ci sono abbastanza tavoli, sedie, microfoni, proiettori, podi, ecc. Fornire attrezzature aggiuntive se necessario. 
Supponiamo che il ristoratore non sia presente all`orario concordato. Cosa stai facendo allora? Vai alla tua lista super maneggevole sul tuo telefono e chiamali. Oh, pensavano che saresti venuto a prendere tu stesso quei 100 chili di carne alla griglia? Oh, perchè no. Tu dai l`indirizzo a Tim, lui salta in macchina e lo sistema. Una crisi è stata prevenuta. E per la prossima volta sai che devi organizzare un altro catering, o almeno fare accordi più chiari. 
Parla con il tuo contatto di posizione. Conoscono la posizione meglio di chiunque altro. Ci sono cose di cui dovresti tenere conto?? Ad esempio, il volume della musica o un orario di chiusura prescritto? 
Anche se nessuno ha più domande, controlli se tutti sanno cosa fare. Verifica se la collaborazione sta ancora andando bene e correggilo se non lo è. 
Chiama o invia un messaggio agli ospiti VIP per ricordare loro che sono attesi. Noterai che alcuni di loro se ne erano già dimenticati. 
Controlla se hai abbastanza volontari. Non importa quanto sia leale la tua squadra, qualcuno può sempre ammalarsi. Organizzare la sostituzione se necessario. 
Puoi farlo per tutti i visitatori o solo per gli ospiti principali e i tuoi volontari. 
Se vuoi davvero essere super organizzato, puoi creare un copione per tutti i relatori e i volontari. In esso metti le informazioni rilevanti per i relatori o per i volontari. Per i volontari, questo può essere, ad esempio, una panoramica quando è necessaria l`attrezzatura e dove, o un protocollo di pulizia. 
Se i membri del tuo team hanno degli oggetti a casa che devono portare con sé, ricordaglielo. Sarebbe un peccato se solo durante l`evento scoprissi che il 12.000 bicchieri di carta per il caffè sono ancora da qualche parte in una soffitta. 
Uno striscione all`ingresso aiuta a far capire ai visitatori dove andare. Assicurati anche che il parcheggio sia ben segnalato. Crea una reception. Assicurati che sia chiaro a relatori e visitatori dove possono segnalare. Sopra abbiamo già parlato di un comitato di benvenuto; assicurati che uno o più membri del tuo team siano pronti ad accogliere i visitatori. Accendi la musica. Soprattutto se all`inizio è un po` tranquillo, la musica aiuta a prevenire silenzi imbarazzanti. 
Se vuoi fare ancora meglio, assumi un fotografo professionista. Hai già abbastanza da fare e, non importa quanto sia buono il tuo iPhone o Samsung, un fotografo professionista scatta foto ancora migliori. 
Puoi anche fornire ai tuoi visitatori un link a un sondaggio online con il quale possono fornire feedback. Se i tuoi partecipanti ti fanno sapere cosa gli è piaciuto dell`evento e cosa non gli è piaciuto, puoi organizzare un evento ancora migliore la prossima volta. 
Verifica che i tuoi visitatori non abbiano lasciato nulla alle spalle. Se gli oggetti di valore vengono lasciati indietro, informa il locale che li stai portando con te in modo da poter restituire gli articoli quando il proprietario lo segnala. Se qualcosa è stato danneggiato durante l`evento, informa il tuo referente presso la sede. Lo scopriranno comunque, e allora è meglio che tu ne parli subito. Pulisci i rifiuti nel miglior modo possibile. In ogni caso, assicurati che tutti i rifiuti siano nei bidoni della spazzatura o nei sacchetti dei rifiuti. La posizione può quindi smaltire i rifiuti. 
Ringrazio tutti i membri del team, in particolare sponsor e volontari. Non sarebbe stato possibile senza di loro. Completa la contabilità. Fallo il prima possibile. Prima la finisci, meglio è. Organizza una festa di ringraziamento per i tuoi volontari e sponsor. Vuoi che si sentano apprezzati e vuoi che sappiano quanto sono importanti. Restituire i materiali noleggiati. Invia un messaggio agli ospiti VIP quanto apprezzi la loro partecipazione. Pubblica le migliori foto sul sito web dell`evento. 
Se ricevi un feedback, agisci di conseguenza. Se non ricevi feedback dai partecipanti, chiedi ai membri del tuo team cosa ne pensano dell`evento e della collaborazione. Determina cosa puoi fare tu stesso, cosa possono fare i membri del tuo team e per cosa hai bisogno dell`aiuto degli altri. Se puoi assumere altri dipende da quanto hai bisogno del loro aiuto e dal tuo budget. Sorriso. L`aspetto felice fa miracoli. Ti senti meglio e i membri del tuo team fanno il possibile. Rendi le persone nel tuo team responsabili di quanto segue: sponsor visitatori Ospiti VIP e relatori Design del logo, slogan, sito web Premi, certificati, borse per visitatori, regali d`addio Trasporti, ristorazione, posizione Stampa e promozione Se altri offrono il loro aiuto (mani, cose o denaro), rispondi immediatamente e ringraziali sinceramente. Cose da tenere a mente quando si sceglie una posizione e si negozia il prezzo: Capacità Opzioni di cibo e bevande Orari (quando l`evento può iniziare, c`è un`ora di fine fissa, puoi impostare le cose il giorno prima) Luce (particolarmente importante se il tuo evento è di notte) Quali apparecchiature sono presenti (microfoni, schermi di proiezione, amplificatori, ecc.) Mobili (tavoli, sedie, tovaglie) La musica è consentita Accessibilità Disponibilità di spazi extra per l`organizzazione, spogliatoi, ecc Costi totali La pianificazione è necessaria. Discuti la pianificazione e la determini con il tuo team. attenersi ad esso. Durante l`evento, affida ai membri del team la responsabilità di: Coordinamento generale Accoglienza dei relatori Cibo e bevande Attività sceniche Presidente della giornata / presentazione Apparecchiature (audio, luci, computer, ecc.) Fotografia Accoglienza visitatori Parcheggio Sicurezza Cose da tenere a mente quando si imposta una data: I tuoi ospiti più importanti sono disponibili in quella data Che tipo di giornata funziona bene per il tuo gruppo target Se c`è un problema, non incolpare gli altri: risolvilo. Se stai organizzando un evento davvero grande, assicurati di avere la sicurezza e i primi soccorritori presenti.
Organizza un evento
Contenuto
Organizzare un evento è un lavoro enorme. C`è molto da guardare. Puoi evitare molto stress se pianifichi bene. Una buona preparazione inizia con mesi di anticipo. A cosa devi pensare per essere la pace stessa nel grande giorno? Di seguito troverai consigli utili con cui organizzare tutto fino all`ultimo dettaglio.
Passi
Parte 1 di 4: inizia a pianificare con mesi di anticipo
1. Determina lo scopo dell`evento. Se sai qual è l`obiettivo, ti dà una buona idea per progettare il tuo evento. Vuoi trasferire la conoscenza su un tema specifico? Vuoi reclutare donatori per una buona causa? O semplicemente organizzare una grande festa? Cerca di rendere l`obiettivo il più concreto possibile: cosa vuoi raggiungere e perché.
- L`obiettivo è la tua missione. Il tuo percorso verso il successo. Se sai esattamente cosa vuoi, è molto più facile ottenerlo.
2. Completa il tuo obiettivo. Che cosa esattamente vuoi ottenere? Con questo non intendiamo quante persone vuoi venire, o se l`evento si svolge, ma cosa vuoi ottenere con il tuo evento. Ad esempio, se vuoi reclutare donatori per una buona causa, sei soddisfatto se hai 5 nuovi donatori, o 50, o 500? O vuoi che le persone siano convinte di una certa idea? O che mesi dopo alla gente piacciono ancora i video della tua festa su Facebook?
3. Recluta volontari. L`organizzazione di un evento non si fa da soli. Hai bisogno di membri del team con abilità diverse. Persone che possono aiutarti nella stesura di uno scenario e di un budget, che possono realizzare inviti e locandine, ma anche persone che sono presenti nella giornata stessa, ad esempio per accogliere gli ospiti e per fare le pulizie dopo. Il tuo team ti aiuta a portare a termine il lavoro. Se possibile, assicurati di raccogliere intorno a te persone che conosci e di cui ti fidi.
4.Imposta un budget. Il tuo budget dovrebbe includere tutte le possibili spese e entrate. Includi anche i soldi della sponsorizzazione in questo. Se non imposti un budget, ti ritroverai con una pila di ricevute e un conto bancario vuoto. Sii realistico fin dal primo momento. Questo evita brutte sorprese.
5. Imposta una data e un luogo. Questa è la cosa più importante quando organizzi il tuo evento. Oltre al tema, la data e il luogo sono determinanti per la scelta delle persone se vogliono venire o meno. Vuoi scegliere una data in cui molte persone possono andare e un luogo che sia facilmente accessibile e attraente per il tuo gruppo target. Tieni inoltre presente che la posizione deve essere conveniente per te.
6. Pensa alla logistica. La logistica di tutto. Di quanto parcheggio hai bisogno e quanto è disponibile? Il luogo è accessibile ai disabili?? Quanti spazi utilizzabili ha la location? Di che tipo di attrezzatura hai bisogno? Di quali elementi extra hai bisogno (acqua per gli altoparlanti, targhette, cartelline, ecc.) e per quali devi pagare un extra? Di quante persone hai bisogno per far funzionare tutto senza intoppi?
7. Pensa al marketing. Pensa a un poster che indichi la data e l`ora dell`evento, il luogo, l`ospite o gli invitati principali, il nome dell`evento e il tema dell`evento. Non è necessario progettare un poster finale in questa fase, ma è bene creare un`idea in anticipo per vedere quanto sarà interessante e usarla come base per altri materiali promozionali.
8. Organizzati. Riesci ancora a vedere la foresta per gli alberi? Fai un respiro profondo e apri Excel. Fai una pianificazione iniziale delle attività durante il tuo evento. Quali attività organizzerai e come si inseriranno tutte in quel giorno. Crea diverse schede per organizzare i tuoi pensieri. Più Excel diventa pieno, più chiaro diventa nella tua testa.
Parte 2 di 4: Organizza l`evento con due settimane di anticipo
1. Assicurati che tutto sia organizzato. Con almeno due settimane di anticipo, è necessario confermare la data, il luogo, l`ospite principale, i volontari durante l`evento e il nome dell`evento. Assicurati che tutte queste cose importanti siano confermate in bianco e nero.
2. Raduna la tua squadra. Discuti con il tuo team il budget finale e il programma giornaliero. Se ci sono domande sul budget o sulla pianificazione, ora è il momento di tirarle fuori. Tutti sanno cosa ci si aspetta da lui o lei??
3. Delega il lavoro a più persone e chiedi a qualcuno con esperienza di coordinarlo. Se si tratta di un evento molto grande, avrai bisogno di più coordinatori con una sola persona che mantenga la visione d`insieme.
4. Assicurati che le informazioni sul tuo evento su Internet siano aggiornate. Probabilmente sei su Facebook e Instagram con il tuo evento, ma ci sono altri siti Web in cui puoi annunciare il tuo evento. Ad esempio, Meetup e Nearify. Se vuoi vendere biglietti online, ci sono diversi siti web attraverso i quali puoi organizzarlo, come i biglietti GO.
5. Raccogli sponsor. Organizzare un evento costa un sacco di soldi. Non vuoi pagare tutto da solo. Se addebiti una quota d`ingresso, puoi riavere una parte delle tue spese, ma gli sponsor possono anche contribuire finanziariamente (o una pietra). Ad esempio, in cambio di un contributo finanziario potresti citare i nomi degli sponsor sulla locandina o sul tuo sito web, ma potresti anche dare agli sponsor l`opportunità di far distribuire il proprio materiale promozionale durante l`evento.
6. Promuovi il tuo evento. Abbiamo già menzionato il poster. Inoltre si possono pensare a volantini, annunci sui giornali locali, comunicati stampa, ecc. Assicurati che le persone sappiano quale grande evento stai organizzando. Vuoi essere completo nelle informazioni pratiche di cui le persone hanno bisogno. Fornisci informazioni sufficienti sul contenuto del tuo evento per incuriosire le persone.
7. Raccogli le provviste per il tuo evento. A seconda del tuo evento, questi includono i premi che vuoi dare, penne e taccuini, regali che fai a relatori e volontari come ringraziamento e così via. Non dimenticare le cose ovvie, come tavoli e sedie, tovaglie, apparecchiature audio e segnaletica.
8. Preparati a qualsiasi cosa. Assicurati di aver scattato foto e video. Assicurati che ci sia il trasporto per gli altoparlanti. Assicurati che ci sia cibo per il personale addetto alle pulizie. Spunta ciò che hai già organizzato in modo da sapere cosa devi ancora organizzare.
9. Crea un elenco di dettagli di contatto. Raccogli i numeri di telefono, gli indirizzi e gli indirizzi email dei membri del tuo team. Fai anche un elenco con i dettagli di contatto dei relatori e degli altri ospiti e di tutti i fornitori. Se qualcuno non si presenta o è in ritardo, questo elenco ti farà risparmiare un sacco di ricerche sul numero di telefono giusto.
10. Vai alla posizione con i membri del tuo team. Assicurati di sapere dove si trovano i parcheggi, i servizi igienici, gli spogliatoi, gli ingressi e le uscite di emergenza. Vedi anche quali negozi sono vicini e dove puoi ottenere baguette extra all`ultimo minuto, se necessario. Assicurati di conoscere la posizione e le immediate vicinanze come il palmo della tua mano.
Parte 3 di 4: Punteggiare la i con un giorno di anticipo
1. Stai calmo. Puoi farlo. È incredibilmente importante mantenere la calma e non rimbalzare. Hai avuto mesi di preparazione; tutto è sistemato. Andrà tutto bene. Più sei calmo, più calma sarà la tua squadra e più agevole sarà l`evento.
- Davvero puoi farlo. Hai organizzato tutto. Hai mappato tutti i possibili problemi e se qualcosa va storto sai cosa fare.
2. Fai un controllo finale con la tua squadra. Assicurati che tutti i membri del tuo team sappiano come raggiungere il luogo, quale ingresso prendere e a che ora essere lì. Non vuoi ricevere chiamate dai membri del team persi cinque minuti prima dell`inizio.
3. Controlla tutti gli inviti e le risposte a loro. Assicurati che la tua lista degli invitati sia completa; elaborare gli ultimi accessi e disconnessioni. Si prega di notare che non tutti coloro che si registrano parteciperanno effettivamente. A seconda del tipo di evento, potrebbe essere solo che il 30% di coloro che si sono registrati annulli comunque.
4. Vai alla posizione e controlla se tutto è a posto. Gli spazi sono puliti e disponibili?? Tutte le apparecchiature sono collegate e funzionanti?
5. Preparare le borse dei visitatori. Se hai intenzione di consegnare a tutti una borsa all`arrivo, assicurati di averla riempita in anticipo. Ad esempio con una bottiglia d`acqua, un blocco note, una penna, un volantino e le informazioni di cui i visitatori hanno bisogno come l`orario delle diverse attività. Puoi anche mettere un piccolo ricordo nelle borse. Questo dimostra che si tratta di un evento ben congegnato e organizzato. Con un tale regalo, i visitatori si sentono apprezzati.
6. Stampa la sceneggiatura. Lo script sul tuo telefono è utile, ma uno script cartaceo ti aiuta a mantenere una visione d`insieme migliore, soprattutto se ci sono molte pagine. Lo script contiene tutte le informazioni necessarie. Di minuto in minuto viene registrato come sta andando il tuo evento.
7. Fai una lista di cose da portare in sede. L`elenco di controllo include almeno il tuo telefono, l`elenco dei dettagli di contatto e lo scenario. Crea una lista di controllo, controlla la lista, controlla di nuovo la lista e porta con te tutto ciò di cui hai bisogno.
Parte 4 di 4: Fare in modo che l`evento si svolga senza intoppi durante la giornata
1. Sii lì in tempo. Verificare che tutti siano presenti e che tutte le apparecchiature funzionino. Qualcuno ha ancora domande? Se hai tempo, fai il giro del caffè e fai un discorso di incoraggiamento. La tua squadra può farlo. Puoi farlo.
- Assicurati che i membri del tuo team siano riconoscibili, ad esempio attraverso un badge colorato. I visitatori sanno quindi chi contattare in caso di domande.
2. Prepara l`abito. Dentro e fuori. Vuoi palloncini sulla cassetta delle lettere? Lanterne nella toilette? Poster alle porte e nei corridoi? Se hai più stanze, assicurati di avere una buona segnaletica.
3. Assicurati che il tuo team sappia cosa sta succedendo. Se un oratore è in ritardo, assicurati che il responsabile di quell`attività organizzi qualcosa in modo che i visitatori non si sentano persi. Se una pausa richiede più tempo del previsto, assicurati che il tuo team sappia che il programma deve essere modificato. Succedono sempre cose che ti fanno deviare dal tuo programma. Assicurati di comunicarlo con il tuo team in modo che tutti sappiano che le cose saranno diverse e come verranno risolte.
4. fare foto. Ovviamente vuoi anche avere qualcosa con cui ricordare questo fantastico giorno. Inoltre, alla maggior parte delle persone piace farsi fotografare. Scatta anche belle foto degli striscioni degli sponsor, dell`ingresso e delle foto panoramiche con gruppi di persone. Chissà, puoi usare quelle foto come materiale promozionale per il tuo prossimo evento.
5. Fai un regalo d`addio ai tuoi visitatori. Quando i partecipanti tornano a casa dopo un evento di successo, regala loro un ricordo se non l`hai già fatto all`arrivo. È anche utile distribuire un volantino che annuncia un prossimo evento.
6. pulito. Anche se la posizione è responsabile della pulizia, assicurati di lasciarla in ordine. Rimuovi anche tutti i poster, palloncini e altre decorazioni. Dividi il lavoro tra i membri del tuo team; Più mani rendono il lavoro più leggero.
7. Gestisci tutte le cose che devono essere fatte dopo l`evento. A seconda del tipo di evento, potrebbe non essere nulla o una lunga lista di ringraziamenti consegnati e ricevute da elaborare. Ecco alcune idee per iniziare:
8. Raccogli feedback da visitatori, volontari e relatori. Cosa pensavano fosse andato bene, cosa meno bene? Cosa può essere ancora meglio la prossima volta? Cosa avresti fatto di diverso? Cosa ha funzionato bene e cosa no? Organizzeresti di nuovo un evento del genere? Cos`hai imparato?
Consigli
- Le diverse attività coinvolte nell`organizzazione di un evento sono proprio come le diverse funzioni in un`azienda. Fare la contabilità è il dipartimento finanziario, la pubblicità è il dipartimento di marketing, scrivere comunicati stampa e avvicinarsi ai media locali è il dipartimento di pubbliche relazioni e così via.
- Documenti e attrezzatura di cui hai bisogno per essere preparato:
- Bilancio
- Orario (pianificazione di ogni attività durante l`evento)
- Inviti
- Elenco degli invitati
- sceneggiatura
- Discorso
- Elenco dei relatori
- Panoramica dei dettagli di contatto
- Lista di controllo delle cose da portare
- Lista di controllo delle cose da fare
- comunicato stampa
Avvertenze
- Niente panico. Hai tutto ben organizzato e preparato. Qualcosa non va? Mantieni la calma e risolvilo.
- Durante l`evento, le cose possono diventare disordinate e possono aumentare le tensioni tra i membri del tuo team. Mantieni la calma, mantieni una visione d`insieme e assicurati che i membri del tuo team si prendano delle pause in tempo.
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