Scrivi una nota di ringraziamento aziendale

Nel mondo degli affari, efficienza non significa sacrificare cortesia e educazione. In effetti (e il più delle volte) le buone maniere coincidono con il fare affari con saggezza. Il classico biglietto di ringraziamento è un perfetto esempio di un caso del genere, in cui un bel gesto è anche un buon modo per rafforzare le relazioni reciproche, distinguersi e ricordare qualcosa in un contesto aziendale competitivo. Ma trovare il giusto equilibrio tra cortesia e professionalità non è sempre facile. I passaggi seguenti offrono un approccio semplificato a questo compito a volte scoraggiante (ma di solito gratificante).

Passi

Metodo 1 di 1: scrivere una nota di ringraziamento

Immagine titolata Scrivi una nota di ringraziamento per affari Passaggio 1
1. Non ritardare! In un contesto aziendale, il principale vantaggio dell`invio di una nota di ringraziamento è che lascia un`impressione positiva e duratura sul partner commerciale, sul potenziale datore di lavoro, sul cliente o sul donatore. Maggiore è il tempo che intercorre tra il colloquio, l`affare o i servizi forniti e la ricezione di una nota di ringraziamento, meno efficace sarà questo gesto.
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2. Scegli una forma adatta. Nella maggior parte dei casi è meglio optare per la vera carta rispetto a un`e-mail. Se rappresenti un`azienda, digitare la nota su carta intestata dell`azienda è la scelta più professionale. Un biglietto scritto a mano, tuttavia, aggiunge un tocco più personale e potrebbe essere più appropriato in alcune circostanze, ad esempio se sei una piccola impresa o come ringraziamento per donazioni significative. Le note scritte a mano sono anche una buona scelta per ringraziare un potenziale datore di lavoro dopo aver intervistato. Se scegli di scrivere a mano la tua nota di ringraziamento, procedi come segue:
  • Scegli una carta semplice e sofisticata. Una carta crema o bianca con un "Grazie" in rilievo sul davanti è generalmente una scommessa sicura. Evita le carte con messaggi all`interno e disegni eccessivamente decorati, "carini" o disordinati.
  • Pensa alla tua capacità di scrivere in modo ordinato. Se non sei sicuro della qualità o della chiarezza della tua calligrafia, mostra un campione a un amico o collega fidato. Se non sei un vero maestro della scrittura corsiva leggibile e pulita, scrivi alcuni esempi prima di scrivere effettivamente il testo sul biglietto che vuoi inviare. Se non funziona, chiedi a qualcun altro di scrivere la nota (ma assicurati di firmarla tu stesso).
  • Se per qualsiasi motivo l`indirizzo postale del destinatario non è disponibile, l`e-mail potrebbe essere l`unica opzione. A volte è anche un formato più appropriato, ad esempio, se l`e-mail è la principale forma di corrispondenza tra te e le persone che vuoi ringraziare. Lo svantaggio principale di una nota di ringraziamento via e-mail è che è più probabile che vengano persi o ignorati e meno probabilità che si distinguano dagli altri messaggi. Ricorda che alcune persone (soprattutto i leader aziendali) possono ricevere centinaia di email al giorno. Tenendo presente questo avvertimento, potresti essere tentato di compensare rendendo la tua e-mail più appariscente o inviando una carta elettronica tramite un sito Web. Non farlo però: questo renderà ancora più probabile che il tuo indirizzo email venga visualizzato come pubblicità, aumentando le possibilità che venga ignorato o scartato. Invece, mantienilo breve, semplice, sofisticato e, di nuovo, tempestivo. Puoi modificare la riga dell`oggetto per includere informazioni specifiche sulla tua relazione d`affari o per ciò per cui stai ringraziando, ad esempio "Grazie per aver preso in considerazione la mia domanda".
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    3. Scegli un saluto adatto. Se c`è una persona in particolare a cui sei debitore, indirizzale la nota indicando il titolo e il cognome, ad esempio "Gentile signor Koolhaas". Quando ti rivolgi a più di una persona, includi il nome e il titolo di tutti nella riga di saluto. Evita saluti impersonali, come "A chiunque possa essere interessato". Inoltre, la natura formale del tuo tono dovrebbe essere adattata al livello di familiarità con i destinatari e alla natura dell`attività.
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    4. Nella frase di apertura esprimi la tua gratitudine, insieme a una chiara descrizione di ciò per cui vuoi ringraziare il destinatario. Non c`è bisogno di giustificare la tua introduzione -- evita di aprire frasi come "Voglio scrivere questo per ringraziarti" ...` o `Voglio esprimere la mia gratitudine per ...,` ma invece optare per il presente semplice e diretto: ad esempio, `Grazie per aver sostenuto il nostro progetto di servizio alla comunità.`
  • Sebbene sia importante dichiarare per cosa sei grato, dovresti evitare di menzionare direttamente il denaro quando si tratta di una donazione. Sostituisci specifiche designazioni di denaro con eufemismi come "la tua generosità", "la tua gentilezza" o "la tua generosa donazione".`
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    5. Indica quale impatto positivo diretto ha avuto o il significato di ciò per cui sei grato.
  • Quando scrivi a un donatore, indichi cosa la tua azienda vuole ottenere con la donazione.
  • Quando scrivi a un potenziale datore di lavoro dopo un colloquio, se lo desideri, puoi indicare ancora una volta il tuo interesse per la posizione per la quale ti stai candidando. Tuttavia, non usare la nota di ringraziamento come scusa per ribadire il motivo per cui pensi di essere "perfetto per il lavoro".Invece, adotta un approccio discreto, ad esempio: "Ho davvero apprezzato di averti incontrato e sono molto entusiasta della posizione".`
  • Quando scrivi a un partner d`affari o a un consulente, dì qualcosa come "È stato un piacere lavorare con te" o "I tuoi consigli si sono rivelati inestimabili nel perseguire gli obiettivi annuali del mio dipartimento" di una relazione positiva e implica un interesse per la continuazione di quella relazione.
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    6. Complimenti al destinatario, ma senza lusinghe. Questa è forse la parte più complicata della nota di ringraziamento e non è sempre giustificata o necessaria. Prendi in considerazione un`espressione generale di lode relativa al destinatario o all`azienda che rappresenta, ad esempio "Il tuo lavoro è eccezionale" o "La tua esperienza nella gestione dell`account non è seconda a nessuno.`
    Immagine titolata Scrivi un biglietto di ringraziamento per affari Step 7
    7. Dare un suggerimento sul futuro. Qui puoi esprimere esplicitamente il tuo desiderio di continuare a fare affari o di costruire una relazione a lungo termine con il destinatario. Quando ti rivolgi a un potenziale datore di lavoro, questa è una buona opportunità per esprimere la tua fiducia nella sua decisione. Questo può essere ottenuto semplicemente dicendo `Spero di sentirti.`
    Immagine titolata Scrivi una nota di ringraziamento per affari Step 8
    8. Ripeti il ​​tuo ringraziamento. Tutto questo richiede una semplice frase, ripetendo la tua apertura grazie (ma con parole diverse). `Grazie ancora per ...`dovrebbe bastare.
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    9. Completalo con un saluto e firma con il tuo nome. Nella maggior parte dei casi, è opportuno chiudere la nota con una variazione di "Cordiali saluti", "Cordiali saluti" o "Cordiali saluti". Anche se la tua lettera è digitata, dovresti sempre firmare il tuo nome a penna. Se necessario, indica il tuo titolo o posizione e la società che rappresenti sotto il tuo nome.
    Immagine titolata Scrivi un biglietto di ringraziamento per affari Passaggio 10
    10. Rileggi e visualizza la tua nota di ringraziamento. A seconda delle circostanze, il prodotto finito dovrebbe essere breve e relativamente semplice (circa la metà di una pagina dattiloscritta al massimo). Se sembra troppo lungo, controlla le ripetizioni non necessarie -- con l`eccezione della nota di ringraziamento stessa, ogni punto dovrebbe essere menzionato solo una volta. Controlla anche se il tuo tono rimane coerente. Potrebbe essere una buona idea chiedere a una o due altre persone di correggere le bozze per errori di ortografia o grammatica, poiché anche errori minori possono lasciare un`impressione negativa sul destinatario.
    Immagine titolata Scrivi una nota di ringraziamento per affari Step 11
    11. Se sei soddisfatto della tua nota di ringraziamento, invia immediatamente il messaggio. Ancora una volta, il tempo è essenziale: più sei diretto, più memorabile sarà la tua impressione generale.

    Consigli

    • Cosa non includere: informazioni personali o notizie sulla tua vita lavorativa. Ricorda: lo scopo di un biglietto di ringraziamento è esprimere apprezzamento e gratitudine al destinatario, non lodare i tuoi risultati personali. Inoltre, non utilizzare la nota di ringraziamento come un`opportunità per promuovere te stesso o la tua attività in modo diverso da ciò che è direttamente rilevante per lo scopo del tuo ringraziamento. Se scrivi qualcosa del tipo "Se ti è piaciuta la nostra X, potresti essere interessato anche alle nostre Y e Z (che ora sono in vendita)!)`, probabilmente pregiudicherà la sincerità del tuo ringraziamento.
    • Puoi includere un biglietto da visita con la tua nota di ringraziamento, ma non serve se conosci già bene il destinatario o gli hai già regalato un biglietto da visita in passato. A volte può avere senso quando si scrive a un potenziale datore di lavoro, ma si può anche correre il rischio di apparire un po` pretenziosi. Se non sei sicuro, salta questo: il tuo nome, titolo di lavoro e informazioni di contatto dovrebbero essere già disponibili. Se la tua nota è stata digitata, puoi anche aggiungere queste informazioni come intestazione alla lettera (in alto a sinistra della pagina), due righe sotto seguite dal nome e dall`indirizzo del destinatario.

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