Prenditi dei minuti (con le immagini)

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Passi
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Avvertimento

Congratulazioni, sei appena stato eletto o nominato segretario del consiglio! Sai come funziona la verbalizzazione durante una riunione e come elaborare e presentare la verbalizzazione?? Di seguito è riportata una spiegazione passo passo di come redigere verbali sia di riunioni informali che di riunioni più formali, per le quali potresti anche voler leggere il manuale di riunioni e conferenze ampiamente utilizzato negli Stati Uniti Le regole dell`ordine di Robert (letteralmente: Le Regole di Robert) voglio consultare.

Passi

Parte 1 di 4: Preparazione

1. Assicurati di conoscere le regole di riunione dell`organizzazione. Se la segreteria dovrebbe prendere i verbali ufficiali, chiedi se è necessario seguire le regole di Robert o un`altra guida. Se le regole sono meno ufficiali, chiedi cosa esattamente dovrebbe essere incluso nel verbale e come verrà utilizzato.

Come prenditore di appunti non devi conoscere tutte le regole di Robert a memoria. Tuttavia, può essere una buona idea acquistare il libro (o prenderlo in prestito dal presidente), poiché contiene molte informazioni utili e specifiche.
Assicurati di sapere qual è il tuo ruolo. È possibile che il segretario o il segretario non partecipi all`assemblea, ma è anche possibile che partecipi alla discussione e contestualmente metta a verbale. In ogni caso, il ruolo del segretario è sempre più modesto ed è meno prominente del presidente dell`organizzazione o di chi guida l`assemblea.

2. Preparare un modello in anticipo. I verbali delle riunioni spesso contengono molte delle stesse informazioni. Pertanto, crea un modello con un formato standard in cui includi già parti ricorrenti. In ogni caso riserva spazio alle seguenti informazioni:

Nome dell`organizzazione.

Tipo di riunione. È una riunione settimanale o annuale regolare, la riunione di un comitato più piccolo o la riunione è convocata per un motivo speciale?

Data, ora e luogo. Lascia spazio agli orari di inizio e fine (apertura e chiusura).

Il nome del presidente o di chi presiede la riunione e il nome del segretario (o di chi ne fa le veci).

Elenco delle scuse di "assistenti" e "assenti". Questo è un nome di fantasia per l`elenco delle presenze. Prendere nota della presenza del quorum (il numero minimo di persone necessario per votare su una proposta).

Spazio per la tua firma. Come prenditore di appunti devi sempre firmare il tuo lavoro. Se è necessario approvare il verbale, potrebbe essere necessaria una firma aggiuntiva. Questo dipende dalla politica dell`organizzazione.

Un ordine del giorno, se ce n`è uno. Se il presidente o la persona che guida la riunione non vi ha chiesto di preparare un ordine del giorno, l`ordine del giorno dovrebbe essere disponibile su richiesta. Un`agenda è un buon strumento per scrivere i verbali delle riunioni.

3. Assicurati di avere un blocco note o un laptop con te. Qualunque cosa porti, assicurati che sia qualcosa con cui ti senti a tuo agio a lavorare. Se hai intenzione di dedicare minuti più spesso, acquista un blocco note speciale o crea una cartella per esso sul tuo computer.

Se hai preso il verbale di una riunione precedente e non è stato ancora sottoposto all`approvazione, porta anche quel verbale alla riunione.

È possibile facoltativamente registrare la riunione utilizzando un registratore vocale. Questo può essere utile quando si elaborano i minuti, ma dovresti sempre anche prendere appunti. Se stai registrando la riunione, chiedi se tutti sono d`accordo e assicurati che il verbale non sia una trascrizione letterale della registrazione.

Puoi prendere appunti più velocemente con l`aiuto della stenografia o della stenografia, ma non devi annotare ogni parola quando prendi minuti. È anche meglio di no.

Se l`intenzione è che tutti possano seguirti mentre ti prendi dei minuti, puoi utilizzare una lavagna luminosa o un supporto per presentazioni. Assicurati di poter portare con te i tuoi appunti in modo ordinato e senza macchie o grinze dopo la riunione per elaborare ulteriormente i verbali.

Parte 2 di 4: Prendere appunti

1. Passa un elenco di presenze. Non appena tutti sono presenti, passa un foglio di carta (o nei grandi incontri con molte persone, più fogli) con spazio per il nome di tutti e le informazioni di contatto. Puoi usarlo dopo la riunione per completare la sezione "partecipazioni" del tuo modello, ma puoi anche allegare l`elenco completo dei nomi direttamente al verbale.

Se ci sono tante persone che non conosci (bene), può essere utile disegnare una mappa di tutti i posti e compilarla chiedendo a tutti i presenti uno per uno di presentarsi. Tieni questa mappa a portata di mano mentre dedichi minuti in modo da poter chiamare le persone per nome, se appropriato (vedi sotto).

2. Compila il maggior numero possibile di parti del modello. In attesa dell`inizio della riunione, puoi già annotare il nome dell`organizzazione, la data e il luogo della riunione e il tipo di riunione (ad esempio: riunione settimanale del consiglio, riunione di un comitato speciale, ecc.). All`inizio della riunione, prendere nota dell`orario di apertura.

Se non hai un modello, annota queste informazioni all`inizio delle tue note.

Se l`assemblea è stata convocata per un motivo speciale o in un momento speciale, conservare la convocazione inviata ai soci. Aggiungere l`ufficiale di convocazione come appendice al verbale dettagliato.

3. Nota il risultato della prima proposta. Una riunione ufficiale di solito inizia con una proposta (formalmente: una mozione) per approvare l`ordine del giorno, quindi lo usiamo come esempio qui. Se la riunione inizia con una proposta diversa, annotare almeno le stesse informazioni rilevanti:

Ufficialmente, quando si fa una proposta (o si presenta una mozione), qualcuno dice "I propongo" (in inglese: "I move"). Quindi si dice `Propongo di approvare l`ordine del giorno.`

Il nome della persona che presenta la mozione (ovvero la persona che presenta la proposta).

Il risultato della votazione. Se il voto è favorevole scrivi `proposta adottata`.` Se il voto è contrario, scrivi `proposta rifiutata`.`

Se una proposta è troppo lunga per essere scritta parola per parola, chiedi se la mozione può essere presentata per iscritto. Se ciò accade più spesso, puoi chiedere al di fuori delle riunioni se questa non può diventare politica ufficiale per mozioni o proposte da un certo numero di parole.

Se hai redatto l`ordine del giorno, è anche possibile che tu sia contemporaneamente redattore dei verbali e soggetto che presenta questa mozione. Non c`è problema. Finché rimani imparziale, puoi registrare le tue azioni nei minuti senza alcun problema.

4. Prendere nota delle altre proposte durante l`incontro. Ascolta attentamente tutte le discussioni, ma (se non diversamente specificato!) non scriverli. Quando viene presentata una nuova proposta, annotare solo le informazioni pertinenti.

Per ogni nuova proposta, non dimenticare di annotare l`esatta formulazione della mozione, il nome di chi presenta la mozione e l`esito della votazione.

Per alcune mozioni la proposta deve essere supportata per un secondo prima di poter essere votata. Ad esempio, se qualcuno dice "Appoggio la mozione" o "Appoggio la proposta", scrivi il nome di quella persona come secondo.

Se desideri che la mozione venga ripetuta ma non conosci il nome della persona che presenta la mozione, interrompi educatamente la riunione e chiedi alla persona il suo nome. Annotare esattamente le informazioni giuste è abbastanza importante da giustificare una breve interruzione.

Quando una proposta viene modificata, riscrivi semplicemente la proposta nelle tue note. A meno che non tutti siano d`accordo con la modifica e generi molte discussioni, non è necessario notare che è stata apportata una modifica (ufficialmente: emendamento).

5. Ascolta attentamente tutti i rapporti ei rapporti e chiedine una copia. Ogni volta che qualcuno legge ad alta voce un rapporto, un notiziario o simili, scrivi il nome di quella persona (o il nome della sottocommissione che ha redatto la prima bozza). Se si tratta di una mozione, scrivila allo stesso modo di tutte le altre proposte.

È molto utile assicurarsi di averne una copia alla fine della riunione. Si noti che al termine della riunione, è necessario chiedere al lettore o alla persona che conduce la riunione (il presidente dell`organizzazione o della riunione) una copia. Dopo aver scritto il verbale, aggiungere una copia di ogni rapporto o rapporto come allegato.

Se non sono disponibili copie, annotare dove è conservato l`originale o richiederlo dopo la riunione, se necessario.

Quando un membro della riunione riferisce qualcosa verbalmente, invece di leggere il testo scritto, scrivi un breve e obiettivo riassunto di tale relazione. Evita dettagli specifici e non citare l`oratore alla lettera.

6. Registra tutte le azioni intraprese e le attività assegnate. Ciò include quanto detto in merito allo svolgimento dei compiti assegnati nella riunione precedente nonché eventuali compiti e azioni da intraprendere di nuova assegnazione. Qualcuno è incaricato di scrivere una lettera? Quindi annota il nome di quella persona e le istruzioni fornite.

A seconda della formalità dell`incontro, molte di queste azioni rientreranno nella voce "mozioni" (o "proposte"). Durante una riunione più informale, tieni le orecchie aperte per qualsiasi decisione formulata in modo meno chiaro.

Indicare brevemente, se indicato, il motivo per cui è stata presa una decisione particolare.

7. Prendere nota di tutti i punti dell`ordine. Quando viene presentata un`obiezione a una particolare procedura, annotare l`obiezione per intero, il motivo e la decisione completa formulata dal presidente.

Non dimenticare di includere nel verbale qualsiasi riferimento alle Regole dell`Ordine di Robert, allo statuto dell`organizzazione o al protocollo aziendale.

8. Registra i riepiloghi delle discussioni solo quando richiesto. Ufficialmente, il verbale dovrebbe essere una registrazione di cosa fatto è, e non di ciò che è disse è. In ogni caso, in primo luogo, seguire sempre il più scrupolosamente possibile i regolamenti dell`organizzazione.

Quando prendi nota delle discussioni, sii il più obiettivo e imparziale possibile. Includi punti concreti, non opinioni, e usa il minor numero possibile di avverbi o aggettivi. Cerca di scrivere il più asciutto, fattuale e noioso possibile!

Non fare nomi nel riepilogo della discussione. Ciò è particolarmente importante nelle discussioni accese che potrebbero offendere determinate persone.

9. Assicurare una buona conclusione alla fine della riunione. Nota a che ora è chiusa la riunione. Non dimenticare di portare copie di eventuali rapporti o di chiedere a qualcuno di inviarteli via email.

Leggi sempre i tuoi minuti per vedere se manca qualcosa e se è necessario fornire spiegazioni aggiuntive ovunque. Se hai bisogno di chiedere qualcosa a qualcuno, fallo prima che tutti gli altri se ne siano andati.

Parte 3 di 4: Elaborazione dei minuti

1. Inizialo il prima possibile. È meglio scrivere il verbale ufficiale subito dopo l`incontro, quando tutto è ancora fresco nella tua memoria.

2. Digitare il verbale della riunione su un computer. Se hai utilizzato un laptop durante la riunione, l`hai già fatto. Salva le tue note e apri un nuovo documento per i verbali in modo che alla fine tu possa affiancare le tue note e i verbali per confrontarli.

3. Organizza le tue note in paragrafi chiari. Inizia un nuovo paragrafo per ogni mozione, decisione e mozione d`ordine. Quando si prepara il verbale, tenere presente quanto segue:

Evita errori di ortografia e grammatica. Usa il controllo ortografico se necessario.

Scrivi l`intero testo con lo stesso tempo verbale. Usa il passato o il presente, ma non confonderli all`interno dello stesso documento.

Il verbale dovrebbe essere il più obiettivo e imparziale possibile. La tua opinione non dovrebbe mai apparire nei minuti. Dovresti scrivere un rapporto obiettivo e imparziale che può essere utilizzato da chiunque.

Usa un linguaggio semplice e preciso. Riscrivi tutto ciò che suona vago in termini più precisi e rimuovi descrizioni eccessivamente colorate o linguaggio lanoso.

Includere solo le azioni intraprese, non le discussioni. A meno che non ti sia stato chiesto di annotare tutte le discussioni, concentrati solo su cosa fatto è, e non su tutto ciò che è disse è.

Numera le pagine per un facile riferimento in seguito.

4. Inviare a tutti coloro che hanno partecipato alla riunione una prima bozza del verbale. Puoi utilizzare le informazioni di contatto sull`elenco delle presenze o, se non lo hai, chiedere al presidente della riunione come raggiungere tutti.

5. Ottieni l`approvazione del verbale. Potrebbe esserti chiesto di leggere il verbale ad alta voce nella prossima riunione e di sottoporlo all`approvazione. Se la proposta è accolta, indicare nel verbale che è stata approvata.

Se il verbale viene rettificato prima dell`approvazione, modificare il documento e indicare alla fine che il verbale è stato corretto. Non è necessario fornire descrizioni di correzioni specifiche.

Se, dopo l`approvazione del verbale, qualcuno presenta una mozione di rettifica, riportare l`esatta formulazione di tale mozione nel relativo verbale e annotare se la proposta è stata accolta o meno.

Parte 4 di 4: Utilizzo dei modelli di riunione

1. Visita un sito Web per i modelli dei verbali delle riunioni. Con questi modelli predefiniti risparmierai tempo nell`impostazione dei tuoi minuti ed eviterai errori.

2. Prendetevi il tempo per navigare tra i siti. Usa le funzioni di ricerca e sfoglia le opzioni per trovare quella più adatta a te.

Se hai bisogno di un tipo specifico di modello, ad esempio uno standard particolare, sfoglia i siti per le tue esigenze specifiche e scaricane uno facendo clic sui pulsanti "scarica" o "usa modello". Assicurati di tenerlo in un posto facile da trovare in modo che non si perda.

3. Apri il file. Ora che lo hai scaricato, estrai il file e aprilo in Microsoft Word o Excel. Usa l`ultima versione di Microsoft Word per la migliore qualità e facilità d`uso. Rimanere aggiornati semplifica il lavoro e consente di sfruttare le nuove funzionalità.

4. Aggiungi il logo della tua azienda e il segno del copyright nell`intestazione. Rimuovi l`altro logo di esempio, ma assicurati di leggere prima i termini di utilizzo del sito da cui hai ottenuto il modello. In questo modo eviti inutili problemi legali.

5. Cambia il titolo. Nell`area del titolo, evidenziare le parole "Riunione/Gruppo" e digitare il titolo del verbale della riunione.

6. Cambia il tema (facoltativo). Per rendere il tuo modello di riunione più bello e professionale, valuta la possibilità di cambiare i colori o di scegliere un tema già creato. È semplice: trova la scheda "Layout di pagina" e seguila fino alla sezione "Colori e temi". Lì puoi personalizzare l`aspetto del tuo modello. Puoi anche abbinarlo ai colori del logo della tua azienda.

7. Assegna un nome alle sezioni del modello. Il modello deve contenere più nomi di campo. Forse hai bisogno di più, forse di meno, o forse non ti piace il modo in cui sono etichettati. Adattali alle esigenze delle tue riunioni.

8. Salva il modello sul tuo laptop in modo da poterlo portare alle riunioni e dedicare minuti. Se continui a utilizzare Microsoft Office, sarà facile e veloce e dovresti essere in grado di tenere il passo con la riunione in modo ancora più organizzato e preciso di prima. Puoi anche stampare il tuo modello per scrivere a mano le tue note, ma assicurati di mantenere l`altezza del campo per assicurarti di poter inserire tutte le informazioni di cui hai bisogno.

9. Correggi il tuo modello. Congratulazioni! Il modello del verbale della riunione è completo. La tua produttività e precisione nelle riunioni dovrebbero aumentare in modo esponenziale ora che hai un modello per guidarti e organizzare i tuoi pensieri. Come con qualsiasi progetto, sfoglia i dettagli del tuo modello per vedere se qualcosa manca o non è chiaro. Una volta che sei sicuro che tutto sia in ordine, il tuo modello sarà pronto per l`uso e sarai pronto per le tue prossime riunioni.

Consigli

Digitare il verbale subito dopo la riunione. Funziona meglio quando tutto è ancora fresco nella tua memoria. È quindi importante che i presenti ricevano al più presto una copia in cui sono scritti gli incarichi assegnati.

Siediti il più vicino possibile al presidente della riunione in modo da poter capire tutto chiaramente e chiedere spiegazioni in modo discreto.

Chiedi alle persone di scrivere le loro proposte in modo da non doverlo fare sul posto.

Conserva i minuti in un luogo sicuro.

Puoi interrompere la riunione in qualsiasi momento e chiedere spiegazioni.

I minuti sono molto importanti. Sono conservati in un archivio e talvolta consultati anni dopo. Soprattutto quando si tratta di una questione legale, la reputazione di qualcuno può dipendere da questo.

Leggi alcuni estratti Le regole dell`ordine di Robert, soprattutto la parte su come diventare una brava segretaria.

Elenca le cose nell`ordine in cui accadono. Se un argomento particolare viene menzionato due volte, annotalo anche due volte e non riassumerlo sotto un denominatore.

Avvertimento

Non rendere i verbali troppo dettagliati. Anche se ti viene chiesto di visualizzare le discussioni, fallo nel modo più succinto possibile. Limitati a mostrare i punti principali, altrimenti diventerà presto troppo e perderai il conto e rischierai di cogliere ogni tipo di dettaglio irrilevante.
I verbali non dovrebbero mai riflettere l`opinione personale oi sentimenti di chi prende la nota!
Se parte della riunione è soggetta al segreto professionale tra, ad esempio, un avvocato e il suo cliente, non dovresti prendere appunti su quella parte. Si noti invece che "il consiglio ha informato che la conversazione era soggetta al segreto professionale tra avvocato e cliente". Non è stato redatto alcun verbale della riunione.
Quando si redige il verbale di una riunione riservata come sopra descritto, redigere verbali separati e non conservarli insieme ai verbali delle riunioni ordinarie. Dichiara chiaramente che si tratta di informazioni riservate e assicurati che sia chiaro chi ha accesso ad esse.